読み手を動かす資料作成のたった5つのコツ！思考とデザインに分けて解説
- 相手を説得できるわかりやすい資料を作りたい。。
- センスが無いから見やすい資料を作れない。。
と思っていませんか？
資料作成にセンスは必要ありません。たった5つのコツを押さえるだけで、相手を説得できるわかりやすい資料が作れるようになります。
この記事では、読み手を動かす資料作成の5つのコツを解説していきますので、わかりやすい資料を作りたい方は参考にしてください。
本メディア運営元の資料作成代行サービス「c-slide」では、デザイン面だけでなく成果の上がる構成の作成などビジネス面から資料作成を支援しています。（c-slideサービスサイト）
なぜ資料作成が難しいと感じるのか？
資料作成には、以下３つの業務が存在しています。これらを混同してしまうと、資料作成が難しい、複雑と感じるようになります。
- 思考業務
- デザイン業務
- ソフトの操作
まずは、この３つの業務を個別に分解し、理解しましょう。
思考業務
思考業務とは、主に構成の組み立てのことを指します。
資料の目的や用途、成し遂げたいゴールを基に構成組みを行うと思いますが、資料作成業務は時間がかかるため、パワーポイントを触りながら構成を組み立てる方が非常に多いです。
そのため、思考業務とデザイン業務がごっちゃになってしまい、難しく感じてしまいます。
デザイン業務
デザイン業務とは、ページデザインのことを指します。
パワーポイントを触りながら構成組みとともにデザインを考えると思いますが、資料作成の経験が浅いとアイデアが思い浮かばず、デザインにほとんどの時間を費やす、、なんてこともあり得ます。
資料作成業務の中で一番時間のかかる業務になりがちです。
ソフトの操作
ソフトの操作とは、パワーポイントの操作のことです。
パワーポイントは慣れれば非常に簡単に使いこなすことが可能ですが、慣れていない間は、どこに何の機能があるのかがわからず、ネットで操作方法を調べながら資料作成を行うことが多いのではないでしょうか。
資料作成が上達する５つのコツ
資料作成の各業務を同時に行うから、難しいと感じることが分かりました。
そこで、以下のように「思考業務」と「デザイン業務」を切り離して、作業することで、簡単に資料作成を行えるようになります。
- 【思考】ゴールと構成を決める
- 【思考】入れ込む情報を決める
- 【デザイン】3色以内に抑える
- 【デザイン】余白を統一する
- 【デザイン】アイコンを挿入する
コツ１：ゴールと構成を決める
資料は必ず、何かの目的を果たすために存在します。
提案資料なら「案件を受注するため」、社内向けの企画書であれば「予算を獲得するため」のように目的が存在しています。
しかし、資料には必ず読み手が存在するため、目的を決めるだけでは不十分です。
提案資料の場合だと、
- 取引先が「これなら感じている課題を解決することができそう！」と感じ、その場で依頼を決定している状態
社内向けの企画書だと、
- 役員陣が「このプロジェクトだと売上を拡大できそう！」と感じ、プロジェクト予算をその場で決定している状態
のように誰が、どんな状態になっているか、のゴールを設定する必要があります。
ゴールを設定し、成功イメージを鮮明に想像できるようになると、ゴール達成のための構成案を考えることができます。
まずはゴールを設計し、ゴール達成のための構成を組み立てていきましょう。
コツ２：入れ込む情報を決める
構成が決まれば、ページ内に入れ込む情報の整理を行います。
耳にしたことがある方は多いと思いますが、資料作成の鉄則は「ワンスライドワンメッセージ」と言われています。
人間は、瞬時にインプットできる情報量に限界があるため、以下のように一番伝えたい情報のみを挿入しましょう。
コツ３：３色以内に抑える
ゴールと構成、入れ込む情報が決まればデザイン業務に入っていきます。
デザイン業務に取り掛かる際に一番重要なのが「カラーは3色以内に抑える」ことです。
カラフルな資料にすると、どの情報を一番伝えたいのかがブレてしまうためわかりにくい資料になってしまいます。
メインカラー、サブカラー、アクセントカラーの3色を決めてからデザイン業務に取り掛かりましょう。
| ジャンル | 内容 | カラー選定 | 使用比率 |
|---|---|---|---|
| メインカラー | 資料全体を通してメインとなるカラー | コーポレートカラー or サービスカラー | 75%程度 |
| サブカラー | メインカラーの次によく使うカラー | 黒 or グレーがほとんど | 20%程度 |
| アクセントカラー | 強調したい部分に使うカラー | メインカラーと正反対のカラー | 5%程度 |
コツ４：余白を統一する
デザインにおいて、余白は重要な要素です。
ページ間で余白がバラバラだと脳に無駄な刺激が与えられ、ストレスを感じてしまいます。
以下のように、ページ間の余白を統一しましょう。
余白をきれいに設定する方法は以下の記事で解説していますので、参考にしてください。
コツ５：アイコンを挿入する
デザインが寂しい。。と感じたときに重宝するのがアイコンです。
イラストを入れたほうがおしゃれに感じると思いますが、イラストのカラーは3色以上の場合が多いため、資料全体のトンマナを崩してしまいます。
アイコンは1色のみで活用できるため、資料のカラーに合わせて挿入することができます。
無料で商用可能なアイコンをダウンロードできるサイトを以下の記事でまとめていますので、アイコン挿入にご活用ください。
まとめ
読み手を動かす資料作成の5つのコツを解説しました。
一見、資料作成はデザインが重要に思えますが、一番重要なのはゴール設計と構成です。
デザイン性が高くても、構成がわかりにくければ読み手を動かすことはできません。
デザイン業務に割く時間が多くなってしまいがちな資料作成ですが、取り掛かる際は「思考業務」に重きを置いて、まずは納得のいくゴール設計と構成の組み立てを行い、読み手を動かすことのできる資料を作りましょう！
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