総務アウトソーシングおすすめ15選。料金相場・メリット・デメリットを解説

「総務の担当者が辞めてから、備品の発注も郵便の仕分けも止まっている…」

こんな状況に心当たりはありませんか。

総務の仕事は、備品の補充、郵便物の受け取り、来客対応、入退社の手続き、健康診断の手配と、とにかく種類が多いのが特徴です。ひとつひとつは小さな作業でも、担当者が1人しかいない「ひとり総務」の会社では、その人が休んだだけで社内のあちこちが止まってしまいます。

かといって総務の経験者を採用しようにも、すぐに見つかるとは限りません。結果として、経営者や他部署の社員が総務の仕事を少しずつ巻き取り、本来の業務の時間が削られていきます。

そんなときの選択肢が「総務アウトソーシング」です。月10時間からオンラインで頼めるサービスもあれば、総務部門の業務を棚卸しから任せられる大手BPO、受付やメール室にスタッフを常駐させるサービスもあり、頼み方の幅は大きく広がっています。

本記事では、総務アウトソーシング15社を「頼み方」の違いで3つのタイプに分けて紹介します。あわせて、依頼できる業務（リモートで頼めるか、出社が必要か）、料金相場、メリット・デメリット、比較すべき4つのポイントも解説します。自社に合うタイプがわかる診断ツールもご用意しました。

総務アウトソーシングとは？

総務アウトソーシングとは、備品管理・郵便対応・受付・社内手続きといった総務部門の業務を、外部の専門会社に業務単位で委託するサービスです。「総務代行」「総務BPO」と呼ばれることもあります。

委託先のスタッフが業務を担当し、スタッフへの指示や教育、品質管理も委託先が行います。自社は「どの業務を、どの品質で、いつまでに」を取り決めるだけでよく、人の採用や育成の手間から切り離せる点が大きな特徴です。

近年はオンラインアシスタントの普及によって、月10時間程度の小さな単位から総務業務を切り出せるようになりました。大企業だけのサービスではなく、従業員数十名の中小企業でも使いやすくなっています。

人材派遣・オンライン秘書との違い

総務の人手不足を補う方法には、アウトソーシングのほかに人材派遣やオンライン秘書もあります。似ているようで、誰が指示を出すか、何を約束するかが異なります。

比較項目	総務アウトソーシング（BPO・常駐型）	オンラインアシスタント	人材派遣
契約形態	業務委託（請負・準委任）	業務委託（時間単位）	労働者派遣契約
指示を出す人	委託先の責任者	自社の担当者がチャット等で依頼	自社の社員
約束するもの	業務の遂行と品質	稼働時間内の作業	人の労働力
業務設計・マニュアル化	委託先が担うことが多い	サービスにより異なる	自社で行う
欠員時の対応	委託先が代わりの人員を手配	チーム制なら他のメンバーが対応	派遣会社に交代を依頼
向いている企業	業務量が多く、部門ごと任せたい企業	少量の作業から手軽に任せたい企業	自社で指示を出しながら人手を増やしたい企業

派遣は「人を借りる」契約なので、業務の手順を決めて指示を出すのは自社です。一方、総務アウトソーシングは「業務を任せる」契約なので、手順づくりから委託先に任せられます。担当者が辞めて手順がわからなくなった会社ほど、アウトソーシングが向いています。

総務だけでなく、経理や人事を含めたバックオフィス全体をまとめて外注したい場合は、以下の記事で委託範囲の考え方を解説しています。

関連記事：バックオフィス代行会社13社比較。業務シミュレーションから選び方まで解説

総務アウトソーシングに依頼できる業務

総務アウトソーシングで依頼できる業務は幅広く、大きく6つに分けられます。ポイントは、同じ総務業務でも「リモートで頼めるもの」と「オフィスに人がいないとできないもの」があることです。どちらが多いかで、選ぶべきサービスのタイプが変わります。

業務分類	主な業務内容	リモートでの依頼
庶務・備品管理	消耗品・備品の在庫管理と発注、名刺の発注、社員証の発行	◯（発注・管理は可。補充作業は出社が必要）
郵便・文書管理	郵便物・宅配便の受け取りと仕分け、発送、契約書・文書のファイリング	△（郵便物の現物対応は出社またはセンター経由）
受付・電話対応	来訪者の受付、会議室の案内、代表電話の一次対応	△（電話は可。来客対応は出社が必要）
社内手続き	入退社の手続き、社員名簿の管理、慶弔対応、健康診断・ストレスチェックの手配	◯
手配・事務局	出張・会食の手配、社内イベントや研修の運営、会議資料の作成	◯（当日の運営は出社が必要）
ファシリティ管理	オフィス設備の点検・不具合対応、レイアウト変更、オフィス移転の準備、社用車の管理	△（業者手配は可。現場の立ち会いは出社が必要）

表の「◯」が多い会社は、オンラインで頼めるサービスだけで総務の大半を任せられます。反対に、受付や郵便、備品の補充など「△」の業務が中心の会社は、スタッフが出社・常駐するサービスを選ぶ必要があります。

オンラインでは任せにくい業務

オンラインアシスタントの多くは、現物を扱う業務を苦手とします。郵便物の開封・仕分け、来客へのお茶出し、備品棚への補充、宅配便の受け取りなどは、オフィスに人がいなければできません。

ただし最近は、郵便物を委託先のセンターに転送してスキャン・仕分けしてもらう方法や、電話を委託先の窓口に転送する方法も広がっています。「出社しないとできない」と思っていた業務も、やり方を変えればリモートで任せられる場合があるので、見積もりの段階で相談してみてください。

代表電話の一次対応だけを切り出して任せたい場合は、電話代行サービスを使う方法もあります。

関連記事：電話代行サービスおすすめ15選比較。目的別の選び方を診断付きで解説

総務アウトソーシングの料金相場

総務アウトソーシングの料金は、料金形態によって決まり方が大きく異なります。まずは3つの料金形態と、それぞれの相場を把握しておきましょう。

料金形態	費用の目安	概要	主なサービスのタイプ
時間課金型	月3.8万円〜12万円程度（月10〜30時間）	毎月の稼働時間を決めて、時間枠の中で依頼する	オンラインアシスタント型
業務単位型・従量型	個別見積もり	業務ごとの固定額や、処理件数に応じた単価で支払う	総務BPO・業務設計型
常駐・人工型	個別見積もり	常駐するスタッフの人数（人工）と稼働日数で支払う	常駐・ファシリティ型

時間課金型の目安は、本記事で紹介するオンラインアシスタント型5社の公式サイトに掲載されている最安プランをもとにしています。一方、総務BPO型と常駐型は、本記事で紹介する10社すべてが公式サイトに料金を掲載しておらず、業務の量と内容を聞いたうえで見積もる方式です。

月の稼働時間ごとの費用目安

オンラインアシスタント型は、依頼する時間数で費用がほぼ決まります。各社の最安プランを1時間あたりに換算すると、おおむね2,700円〜4,000円です。自社の総務業務が月に何時間あるかを当てはめると、費用を見積もりやすくなります。

月の依頼時間	費用の目安	想定できる業務量
月10時間	約3.8万円〜（タクシタ総務・12ヶ月プラン）	備品の発注、健康診断の手配など、定型業務を数種類
月20時間	約6.2万円〜（フジ子さん・税抜）	上記に加え、入退社手続きや社内の問い合わせ対応
月30時間	約8.1万円〜12万円（i-STAFF・HELP YOU・CASTER BIZ assistant、いずれも税抜）	総務の定型業務を一通り。週2日程度の総務担当者に相当

※ 各社の公式サイトの掲載価格をもとに編集部で作成。契約期間が長いほど月額が下がるプランが多く、上記は最安条件での金額です。

月30時間は、週に2日ほど総務担当者が働く量に相当します。これ以上の業務量がある場合や、受付・郵便など出社が必要な業務が多い場合は、総務BPO型や常駐型で見積もりを取ったほうが、結果的に割安になることがあります。

費用が変動する4つの要因

1. 稼働時間と契約期間

時間課金型は、月の稼働時間が多いほど、また契約期間が長いほど1時間あたりの単価が下がります。たとえば同じサービスでも、3ヶ月契約と12ヶ月契約で月額に数千円〜数万円の差が出ます。まずは短い期間で試し、業務量が固まってから長期契約に切り替えるのが安全です。

2. 出社・常駐の有無

スタッフがオフィスに出社・常駐する場合は、移動や拘束時間の分だけ費用が上がります。常駐型は「2人工以上」「庶務担当者3名以上の規模」といった最低人数を設けている会社もあり、少人数の会社には割高になりやすい点に注意が必要です。

3. 業務設計・マニュアル作成の有無

業務の棚卸しやマニュアル作成を委託先に頼む場合は、運用開始前に初期費用がかかることがあります。ただ、手順が属人化したまま丸投げすると、委託先の作業時間が膨らみ、毎月の費用がかえって高くなります。初期費用の有無だけで比べないようにしましょう。

4. 対応時間帯と緊急対応

代表電話の24時間受付や、土日・夜間の対応、急な欠員時のバックアップ体制などを求めると、その分費用は上がります。自社にとって本当に必要な時間帯を決めてから見積もりを依頼すると、不要なオプションを省けます。

見積もりを比べるときは、各社に「月の業務時間の目安」「出社が必要な業務の有無」「マニュアルの有無」の3点を同じ条件で伝えることが大切です。条件がそろっていないと、安く見えた会社が実は対応範囲の狭いプランだった、ということが起こります。

総務アウトソーシングのメリット・デメリット

総務アウトソーシングには大きなメリットがある一方で、注意しておきたいデメリットもあります。導入する前に両方を理解しておきましょう。

メリット

メリット	内容
本来の業務に集中できる	経営者や他部署の社員が巻き取っていた総務業務を手放し、売上につながる仕事に時間を回せる
属人化を解消できる	委託先が手順を標準化・マニュアル化するため、担当者の退職や休職で業務が止まらなくなる
人件費を変動費にできる	採用・教育のコストがかからず、業務量に合わせて稼働時間を増減できる
業務の品質が安定する	総務業務に慣れたスタッフが対応し、チーム制なら欠員時もカバーできる

特に効果が大きいのが、属人化の解消です。総務業務は担当者の頭の中にしか手順がないことが多く、アウトソーシングを機に手順を文書化できるだけでも、会社にとって大きな財産になります。

デメリット

デメリット	内容	対策
社内にノウハウが残りにくい	業務を任せきりにすると、社内に総務業務をわかる人がいなくなる	社内に窓口役を1人残し、定期報告を受ける
情報漏えいのリスク	社員情報や契約書など、機密性の高い情報を外部に渡すことになる	Pマーク・ISMSの取得状況と、情報の取り扱いルールを確認する
イレギュラーな対応が遅れる	契約範囲外の業務や急な依頼に、すぐ対応してもらえないことがある	範囲外の業務の扱いを契約前に決めておく
かえって費用が増えることがある	業務を整理せずに委託すると、作業時間が膨らむ	委託前に業務を棚卸しし、任せる業務を絞る

「アウトソーシングはよくない」と言われる理由の多くは、このデメリットを対策しないまま導入したことにあります。いずれも契約前の準備で防げるものなので、後半の「失敗しないための3つの準備」もあわせて確認してください。

総務アウトソーシングを選ぶ際に確認すべき4つの比較ポイント

総務アウトソーシングは、会社によって得意な業務も頼み方もまったく異なります。料金だけで選ぶと「頼みたかった業務が対象外だった」ということになりかねません。以下の4つのポイントで比較しましょう。

1. 対応できる総務業務の範囲
2. 提供形態（リモート・センター・常駐）
3. 業務設計・マニュアル化の支援
4. 体制とセキュリティ

1. 対応できる総務業務の範囲

最初に確認したいのは、自社が任せたい業務にその会社が対応しているかです。総務アウトソーシングと一口にいっても、庶務や社内手続きが中心の会社もあれば、受付やメール室の運営に強い会社、経理や労務までまとめて頼める会社もあります。

任せたい業務を書き出し、見積もり依頼のときに一覧で渡すと確認がスムーズです。確認すべきポイントは次の3つです。

• 任せたい業務がすべて対応範囲に入っているか
• 将来増やしたい業務（経理・労務など）も同じ会社で頼めるか
• 範囲外の業務を頼んだときの料金はどうなるか

2. 提供形態（リモート・センター・常駐）

提供形態は、スタッフがどこで働くかの違いです。自社の総務業務に出社が必要な作業がどれだけあるかで、選ぶべき提供形態が決まります。

リモート型はチャットで依頼し、スタッフは在宅で作業します。センター型は委託先の拠点に業務を集約し、郵便物や書類の現物もセンターで扱います。常駐型はスタッフが自社のオフィスに出社し、受付や備品補充など現場の業務を担当します。前半の「依頼できる業務」の表で「△」が多かった会社は、センター型か常駐型が候補になります。

• 出社が必要な業務の割合はどのくらいか
• 郵便物や書類の現物をどう受け渡すか
• 常駐の場合、最低人数や対応エリアの条件はあるか

3. 業務設計・マニュアル化の支援

総務業務は手順が決まっていないことが多く、そのまま任せると委託先も対応に迷います。業務の棚卸しやマニュアル作成まで支援してくれるかどうかで、立ち上げのスムーズさと、その後の品質が大きく変わります。

特に、担当者が辞めてしまい手順がわからなくなっている会社は、この支援が欠かせません。反対に、手順がある程度決まっていて「作業だけ任せたい」会社であれば、マニュアル化の支援はなくても問題ありません。

• 業務の棚卸しやヒアリングから対応してくれるか
• マニュアルを誰が作り、誰が管理するか
• 定期的な改善提案や報告会があるか

4. 体制とセキュリティ

総務業務では、社員の個人情報や契約書、取引先の情報など機密性の高い情報を扱います。委託先のセキュリティ体制と、スタッフが休んだときの体制は必ず確認しましょう。

1人の専属スタッフが担当する体制は、やり取りがスムーズな反面、そのスタッフが休むと業務が止まります。複数人のチームで担当する体制や、本部のバックアップ要員がいる体制であれば、欠員時も業務を継続できます。

• プライバシーマーク（Pマーク）やISMSを取得しているか
• 担当はチーム制か、専属か
• 担当者が休んだときに誰がカバーするか

総務アウトソーシングの選び方

総務アウトソーシングは、企業規模よりも「どう頼みたいか」で選ぶのがおすすめです。従業員100名の会社でも、受付の品質を重視するなら常駐型が合いますし、300名の会社でも一部の定型業務だけならオンライン型で十分な場合があります。ここでは総務アウトソーシングを3つのタイプに分けて、特徴と向いている企業を紹介します。

• オンラインアシスタント型 ｜ 月10〜30時間の総務作業を、リモートで少しずつ任せたい場合
• 総務BPO・業務設計型 ｜ 属人化した総務業務を棚卸しから整理し、部門単位で任せたい場合
• 常駐・ファシリティ型 ｜ 受付・メール室・備品管理など、オフィスでしかできない業務を任せたい場合

オンラインアシスタント型（月10〜30時間の総務作業をリモートで任せたい場合）

オンラインアシスタント型は、チャットで依頼した総務業務を、在宅のスタッフがリモートで対応するタイプです。月10時間や20時間といった小さな単位から契約でき、料金も公式サイトに明記されていることが多いため、最も手軽に始められます。

備品の発注、健康診断の手配、入退社の手続き、出張の手配など、パソコンで完結する業務が得意です。契約から数日で稼働を始められるサービスもあり、「担当者が急に辞めた」という緊急時にも向いています。一方で、来客対応や郵便物の仕分けなど、現物を扱う業務は対応が限られます。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• ひとり総務・兼任総務で、担当者の負担をすぐに減らしたい
• 任せたい業務の量が月30時間以内に収まる
• 出社が必要な総務業務がほとんどない

このタイプの総務アウトソーシングを見る⇩

総務BPO・業務設計型（属人化した総務業務を部門単位で任せたい場合）

総務BPO・業務設計型は、総務業務の棚卸し・標準化から始めて、総務部門の業務をまとめて委託できるタイプです。大手のBPO会社が多く、業務コンサルタントが現状をヒアリングして業務の一覧表やフロー図を作り、どの業務をどこで処理するかを設計してから運用に入ります。

リモート・センター・常駐を組み合わせて運用できるため、業務量が多い企業や複数拠点を持つ企業でも対応できます。運用開始までに数ヶ月かかることが多い反面、総務業務の属人化を根本から解消し、コスト構造そのものを見直せるのが強みです。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 総務業務が属人化していて、全体像を把握できていない
• 総務の業務量が多く、部門単位でまとめて任せたい
• 総務のコストや運営体制を中長期で見直したい

このタイプの総務アウトソーシングを見る⇩

常駐・ファシリティ型（オフィスでしかできない業務を任せたい場合）

常駐・ファシリティ型は、委託先のスタッフが自社のオフィスに常駐し、受付・メール室・備品管理など現場の総務業務を担当するタイプです。オフィスビルの管理会社や、オフィス家具メーカーのグループ会社、受付・接遇に強い会社などが提供しています。

来訪者への対応や郵便物の仕分け、会議室の準備、設備の不具合対応など、オフィスに人がいなければできない業務をまとめて任せられます。スタッフが休んだときも本部の要員が代わりに入る体制を持つ会社が多く、現場の業務を止めずに運用できます。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 受付・郵便・備品補充など、出社が必要な総務業務が多い
• 来訪者対応や代表電話の品質を「会社の顔」として重視したい
• オフィスの移転やレイアウト変更も含めて任せたい

このタイプの総務アウトソーシングを見る⇩

総務アウトソーシングおすすめ15選一覧比較表

以下は、本記事で紹介する総務アウトソーシングの一覧比較表です。

本記事へご掲載をご希望の総務アウトソーシング会社は以下からお問い合わせくださいませ。
→掲載のお問い合わせはこちら：https://cone-c-slide.com/liblog/lp/

上記で自社に合うタイプの会社・サービスを絞り込みたい方は、以下の診断ツールで自社に合うタイプを確認してみてください。

【オンラインアシスタント型】の総務アウトソーシング

オンラインアシスタント型の総務アウトソーシングは次の5社です。いずれも公式サイトに料金が掲載されており、月10〜30時間から始められます。

HELP YOU（株式会社ニット）

総務専用のプランを持ち、代表電話から郵便・備品の現物対応までまとめて任せられるオンラインアシスタントです。総務のページでは、代表電話の一次対応、郵便・物流管理、備品・消耗品管理、施設管理、文書・資産管理、慶弔・贈答、IT機器のキッティングまで対応業務として挙げています。

代表電話は24時間365日の一次受付に対応し、定型の問い合わせには音声IVRが自動で応答します。郵便物や備品、IT機器といった現物は、入退室管理のあるセキュリティルームを備えたBPOセンターで扱うため、オンライン型でありながら「現物が扱えない」という弱点を補えるのが特徴です。

業務の棚卸しからマニュアル整備まで対応しており、平均5人のチームで担当する体制です。累計1,000社以上の利用実績があり、平均継続利用率は98%と公表しています。

対応できる総務業務の範囲	代表電話、郵便・物流、備品・消耗品、施設・ファシリティ、文書・資産管理、慶弔・贈答、IT機器のキッティング
提供形態	リモート＋BPOセンター（郵便・備品・IT機器の現物対応）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務の棚卸しからマニュアル整備まで対応
体制とセキュリティ	平均5人のチーム制。プライバシーマーク取得、セキュリティルーム完備
料金目安	総務オンラインサポートプラン：月30時間100,000円（税抜）、月45時間150,000円（税抜） 総務まるっとサポートプラン：月250,000円（税抜・特別料金） いずれも6ヶ月契約

タクシタ総務（株式会社kubellパートナー）

月10時間から依頼でき、余った時間を翌月に繰り越せるオンライン型の総務代行です。社内手続き、庶務、文書作成・管理、安全衛生管理、クラウドツールの導入支援などに対応しており、社員からの問い合わせ対応、在庫管理、会議資料の作成、健康診断の手配といった業務を任せられます。

チケット制を採用しているため、複数の業務を組み合わせて依頼でき、月によって業務量に波がある会社でも無駄が出にくい料金設計です。最短5日で導入でき、厳しい採用基準を通過したスタッフが業務を担当します。

複数人のチームで担当する体制で、属人化を防ぎます。情報セキュリティの国際規格であるISO/IEC 27001（ISMS）を取得しており、累計導入社数は2,000社以上、継続率は95%と公表しています。

対応できる総務業務の範囲	社内手続き、庶務、文書作成・管理、安全衛生管理（健康診断・ストレスチェック）、クラウド導入支援
提供形態	リモート
業務設計・マニュアル化の支援	要問い合わせ
体制とセキュリティ	チーム制。ISO/IEC 27001（ISMS）、ISO/IEC 27701を取得
料金目安	3ヶ月プラン：月額45,000円〜 6ヶ月プラン：月額40,000円〜 12ヶ月プラン：月額38,000円〜（いずれも月10時間〜）

CASTER BIZ assistant（株式会社キャスター）

採用倍率1/100の選考を通過したアシスタントが、チームで事務・総務業務に対応するオンラインアシスタントです。データ入力や書類作成、受電代行といった事務業務に加え、郵送やオフィス訪問など、オフラインでの対応にも応じています。

最短3営業日で稼働を始められるため、担当者の退職や休職で急に人手が足りなくなった場合にも頼りやすいサービスです。複数のアシスタントがチームで担当するので、特定の人が休んでも業務が止まりにくい体制になっています。

累計6,000社以上の利用実績（アカウント累計件数、2025年11月末時点）があり、オンラインアシスタントの中でも規模の大きいサービスです。プライバシーマークを取得しています。

対応できる総務業務の範囲	データ入力、書類作成、受電代行、郵送など事務・総務業務全般
提供形態	リモート（オフィス訪問・郵送の依頼にも対応）
業務設計・マニュアル化の支援	要問い合わせ
体制とセキュリティ	チーム制。プライバシーマーク取得
料金目安	BASIC（月30時間）：12ヶ月契約で月額120,000円（税抜）、6ヶ月契約で月額132,000円（税抜）

フジ子さん（BPOテクノロジー株式会社）

1ヶ月単位で契約でき、1週間の無料トライアルで相性を確かめてから始められるオンラインアシスタントです。備品の購入代行、資料作成、リサーチ、人事労務の事務などに対応しており、オフライン作業の依頼にも応じています。

契約前にヒアリングを行い、その内容をもとにマニュアルを作成して業務を引き継ぐため、手順が文書化されていない会社でも依頼しやすいのが特徴です。1ユーザーに複数のアシスタントがつくチーム制で対応します。

長期契約の縛りがなく、月20時間のプランから利用できるため、「まずは少しだけ任せてみたい」という会社の最初の1社に向いています。なお、プランの時間を超えた分は、時間単価の1.5倍で請求されます。

対応できる総務業務の範囲	備品の購入代行、資料作成、リサーチ、人事労務の事務、オフライン作業
提供形態	リモート（オフライン作業にも対応）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。ヒアリングをもとにマニュアルを作成して引き継ぎ
体制とセキュリティ	チーム制。プライバシーマーク・ISMSを取得
料金目安	PLAN20（月20時間）：月額62,400円（税抜） 1ヶ月契約（自動更新）、1週間の無料トライアルあり

i-STAFF（株式会社ビープラスト）

採用率1%の選考を通過した専属アシスタントが担当する、秘書・総務業務に強いオンラインアシスタントです。出張や会食の手配、冠婚葬祭に関する事務（挨拶状や贈答品の手配）、電話受付、郵送された書類の整理・ファイリング、ハガキや請求書の発送などに対応しています。

専属のアシスタントがつくため、毎回同じ人にやり取りでき、社内の事情や細かな好みを覚えてもらいやすい点が特徴です。経営者や役員の秘書的な業務と、総務の定型業務をあわせて任せたい会社に向いています。

導入企業は530社以上、継続率は96%以上と公表しています。月30時間からのプランで、契約期間が長いほど月額が下がる料金体系です。

対応できる総務業務の範囲	出張・会食の手配、冠婚葬祭の事務、電話受付、書類の整理・ファイリング、郵便物の発送
提供形態	リモート（書類は郵送で受け渡し）
業務設計・マニュアル化の支援	要問い合わせ
体制とセキュリティ	専属アシスタント制。NDAを締結
料金目安	プレミアム（12ヶ月契約）：月額81,000円（税抜） ライト（3ヶ月契約）：月額114,000円（税抜） いずれも月30時間〜

【総務BPO・業務設計型】の総務アウトソーシング

総務BPO・業務設計型の総務アウトソーシングは次の5社です。いずれも業務の内容と量を聞いたうえで見積もる方式のため、料金は公式サイトに掲載されていません。

総務BPOサービス（株式会社パソナ日本総務部）

パソナグループの人材活用ノウハウと、パナソニックの30年以上にわたる総務業務のノウハウをあわせ持つ総務BPOです。総務庶務、総務コンシェルジュデスク、郵便業務、車両管理、什器・備品管理、寮・社宅管理、リスクマネジメント、購買・資産管理まで、総務部門の業務を幅広く任せられます。

導入は「業務の見える化」「BPO検討・実施体制の構築」「運用」の3つのフェーズで進みます。最初に現状の業務を可視化してから委託の範囲と体制を決めるため、属人化した業務もそのまま引き継がずに整理できます。

導入までの期間は、おおむね3〜6ヶ月程度が一般的とされています。スタッフへの継続的な教育研修も行い、単なる作業代行ではなく「戦略総務」への転換を支援する点を打ち出しています。

対応できる総務業務の範囲	総務庶務、コンシェルジュデスク、郵便、車両管理、什器・備品管理、寮・社宅管理、リスクマネジメント、購買・資産管理
提供形態	要問い合わせ（業務に応じて体制を設計）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。「業務の見える化フェーズ」から着手
体制とセキュリティ	スタッフへの継続的な教育研修を実施。導入期間はおおむね3〜6ヶ月
料金目安	要問い合わせ

総務BPOサービス（パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社）

社内に置くカウンター窓口と、全国のオフサイトセンターを組み合わせて総務業務を設計できる総務BPOです。コンシェルジュ窓口、秘書業務、郵便・宅配、消耗品の在庫管理と発注、設備管理、名刺発注やカード発行などの庶務業務に対応しています。

「誰に聞くべきかわからない」「担当者の不在や異動で処理が止まる」といった状態を防ぐため、社内の問い合わせをワンストップの窓口に集約できるのが特徴です。業務をカテゴリに分けたうえで、オンサイトで処理するものとオフサイトで処理するものを振り分けて設計します。

導入はヒアリング、現状把握・分析、運用体制の提案、運用準備、運用開始の5段階で進みます。料金は業務ごとの費用を積み上げて算出し、一式の固定額か、処理件数に応じた従量単価で請求するケースが多いと公表しています。

対応できる総務業務の範囲	コンシェルジュ窓口、秘書、郵便・宅配、消耗品の在庫管理・発注、設備管理、庶務
提供形態	オンサイト（社内カウンター窓口）＋オフサイトセンター
業務設計・マニュアル化の支援	あり。現状把握・分析から業務の仕分け、マニュアル化まで対応
体制とセキュリティ	プライバシーマーク、ISO/IEC 27001を取得
料金目安	要問い合わせ（一式の固定額または従量単価。初期費用が発生する場合あり）

FOC総務アウトソーシング（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）

30年・1,000社以上の実績を持ち、業務コンサルタントによる棚卸しから総務業務をまるごと引き受けるアウトソーシング会社です。文書管理・メール室・受付・電話対応などの庶務から、入退社や勤怠管理などの労務、通信費や光熱費のコスト削減、ファシリティマネジメント、IT関連業務まで対応しています。

導入時は業務コンサルタントが各担当者にヒアリングし、業務一覧表、業務フロー図、仕様書を作成して業務を棚卸しします。「何をどこまで任せればよいかわからない」状態から相談できるのが強みです。

提供形態は常駐型とリモート型があり、常駐の場合は庶務担当者が3名以上の規模を推奨しています。サービスの提供エリアは現在、東京都・神奈川県・埼玉県・千葉県の一都三県です。継続率は95.9%と公表しています。

対応できる総務業務の範囲	庶務（文書管理・メール室・受付・電話）、労務管理、コスト削減、ファシリティマネジメント、IT関連業務
提供形態	常駐型（庶務担当者3名以上の規模を推奨）、リモート総務
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務一覧表・業務フロー図・仕様書を作成
体制とセキュリティ	プライバシーマークを取得。対応エリアは一都三県
料金目安	要問い合わせ

総務アウトソーシング（株式会社JTB）

業務を代行するだけでなく、プロジェクトの成果を最大化させる「伴走型ビジネスアウトソーシング」を掲げる総務BPOです。コンシェルジュ・秘書・メール業務・在庫や設備の管理といった総務業務に加え、総合受付や来客・会議室の管理、見積書・契約書の作成、受発注、請求・支払代行まで対応しています。

総務と受付だけでなく、営業事務や経理に近い請求・支払業務まで一つの窓口で任せられるため、バックオフィスの複数業務をまとめて委託したい会社に向いています。業務設計から効果の分析、改善案の実行までを一貫して支援します。

年間およそ35,000社との取引で培ったネットワークや、世界35か国・約160拠点を持つ運営力を強みとして挙げています。イベントや研修の事務局など、総務が担う社内行事の運営もあわせて相談できます。

対応できる総務業務の範囲	総務（コンシェルジュ・秘書・メール・在庫・設備・庶務）、受付、営業事務、受発注、請求・支払代行
提供形態	要問い合わせ
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務設計から効果分析・改善案の実行まで対応
体制とセキュリティ	要問い合わせ
料金目安	要問い合わせ

アウトソーシングサービス（株式会社BOD）

常駐・センター・リモートの3つの形態を組み合わせ、総務を含むバックオフィス業務を最適化するアウトソーシング会社です。社員証などの管理、文書管理、メール室対応、社用車の管理、経費処理といった総務業務に加え、給与計算や勤怠管理、記帳入力など、経理・労務の業務もまとめて任せられます。

BPO領域で10年以上の経験を持つコンサルタントが、業務の整理から委託の設計まで一貫して支援します。業務フローの可視化とマニュアル化を行ったうえで、自社のオフィスで処理する業務と、宮城・大阪・香川・高知などのセンターで処理する業務を振り分けます。

多くのサービスで月単位の契約ができ、最低契約期間を設けていないとよくある質問で明記しています。最短1ヶ月から対応できるため、大手BPOの中では立ち上げが早い部類です。

対応できる総務業務の範囲	社員証等の管理、文書管理、メール室、社用車管理、経費処理、給与・勤怠、記帳入力
提供形態	常駐型、センター型、リモート
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務フローの可視化・マニュアル化から支援
体制とセキュリティ	プライバシーマーク、ISO/IEC 27001（ISMS）を取得
料金目安	要問い合わせ（基本料＋従量単価など柔軟に設定）

【常駐・ファシリティ型】の総務アウトソーシング

常駐・ファシリティ型の総務アウトソーシングは次の5社です。スタッフがオフィスに常駐するため、人数や稼働日数に応じた個別見積もりとなり、料金は公式サイトに掲載されていません。

オフィスサービス（コクヨ＆パートナーズ株式会社）

オフィス家具・空間づくりのコクヨグループが、オフィス運用のノウハウを生かして受付・メール室・総務庶務を担う常駐型サービスです。来訪者対応、代表電話、会議室の案内、郵便・宅配便の受け取り、郵便物のデジタル化、消耗品の在庫管理、文書保管、請求書処理、什器の不具合対応まで、オフィスの現場業務を幅広くカバーします。

専任のビジネスコンシェルジュが業務を担当し、社内からの問い合わせを一元的に受け付けます。集まった問い合わせの内容はBPOコンサルタントが分析し、運用の改善に生かす仕組みです。

テレワークやABW（場所を選ばない働き方）を取り入れたオフィスの運用にも対応しており、社内イベントの企画などコミュニティづくりまで支援します。なお、1名での常駐サービスは行っていないため、複数名体制での委託が前提です。

対応できる総務業務の範囲	総務・庶務、メール室、受付・代表電話、FMサポート（設備・備品・セキュリティ）、コンシェルジュデスク、社内イベント
提供形態	常駐（複数名体制。1名での常駐は不可）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。BPOコンサルタントが問い合わせを分析して運用を改善
体制とセキュリティ	専任のビジネスコンシェルジュが担当
料金目安	要問い合わせ

総務庶務業務アウトソーシング（三井不動産ビルマネジメント株式会社）

オフィスビル管理のノウハウを持ち、常駐スタッフと巡回型のオフィスキーパーを使い分けられる総務庶務アウトソーシングです。事務用品の管理、代表電話の取り次ぎ、社員証の貸し出し、メール室での郵便物の受領・発送・仕分け、社内の問い合わせ窓口を一本化するコンシェルジュまで対応しています。

オフィスキーパーは巡回型で、オフィスの整理整頓や美化、備品の在庫補充を担当します。毎日常駐させるほどの業務量はないが、定期的にオフィスを整えてほしいという会社でも使いやすい形態です。

業務の棚卸しから「トータルオーダーメイドマニュアル」を作成して業務を定型化し、スタッフには厳正な採用試験と体系的な研修を行っています。急な欠勤が発生した場合は、マニュアルを熟知した本部社員が急行する体制です。

対応できる総務業務の範囲	総務庶務（事務用品・代表電話・社員証）、メール室、オフィスキーパー、コンシェルジュ
提供形態	常駐、巡回（オフィスキーパー）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務の棚卸しから「トータルオーダーメイドマニュアル」を作成
体制とセキュリティ	欠員時は本部社員が急行。採用試験と体系的な研修を実施
料金目安	要問い合わせ

総務アウトソーシングサービス（株式会社ゼロイン）

複数名でオフィスに常駐する形と、月30時間からのスポット対応を使い分けられる総務アウトソーシングです。代表電話・受付、郵便・宅配便、備品管理、会議室管理、オフィス管理のほか、入退社や健康診断、研修の事務局、オフィス移転に伴う総務業務まで対応しています。

業務を引き継ぐ際は、既存のマニュアルや手順書を確認し、ない場合はヒアリングを通して作成します。継続案件では定例会を開き、改善のサイクルを回しながら品質を高めていく進め方です。

常駐型は2人工以上から、スポット型は月30時間から依頼できます。オフィス移転の総務業務を専門に扱うサービスもあり、移転のタイミングで一時的に人手を増やしたい会社にも向いています。プライバシーマークを取得しています。

対応できる総務業務の範囲	代表電話・受付、郵便・宅配便、備品・会議室・オフィス管理、入退社、健康診断、研修事務局、移転総務
提供形態	常駐（2人工以上）、スポット（月30時間〜）、オフサイト
業務設計・マニュアル化の支援	あり。マニュアル・手順書を作成し、定例会で改善
体制とセキュリティ	プライバシーマークを取得
料金目安	要問い合わせ

メールルームアウトソーシング（株式会社日本カーゴエキスプレス）

郵便物・宅配便・社内文書の流れを専門に扱う、メール室運営に特化したアウトソーシングです。既存のメール室の一括委託だけでなく、新たにメール室を立ち上げる場合の構築から対応します。宅配便やバイク便の一括管理、出荷の梱包、株主向けの大量発送、備品の保管・発送、オフィス移転のサポートまで任せられます。

企業内のドキュメント管理を専門とする熟練スタッフが常駐し、輸送業者を自由に選べる形で物流を管理します。物流コストの削減やセキュリティ管理体制の構築についても提案を受けられます。

災害やテロなどの非常時に向けた緊急マニュアルの作成にも対応しており、定期的な協議で情報を更新しながら体制を整えます。郵便物や荷物の量が多く、メール室の運営そのものを見直したい会社に向いています。

対応できる総務業務の範囲	メール室の運営・構築、宅配便・バイク便の一括管理、梱包、大量発送、備品の保管・発送、移転サポート
提供形態	常駐（企業内のメール室を運営）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。業務コンサルティングとマニュアル作成、緊急時マニュアルの作成
体制とセキュリティ	熟練スタッフが常駐。セキュリティ管理体制の構築を提案
料金目安	要問い合わせ

受付業務委託（ANAビジネスソリューション株式会社）

客室乗務員や空港スタッフのOGを含む接客経験者がチームを組み、「企業の顔」である受付を担当する受付業務委託です。総合受付やVIPルームの受付に加え、施設見学のガイドやセミナー事務局など、来訪者をもてなす業務に対応しています。

スタッフには元客室乗務員による教育研修を行い、ANAグループの接客・接遇の基本を身につけたうえで配置します。企業ごとにカスタマイズしたマニュアルを作成し、導入後も定期報告会で改善提案を行います。

欠員時には経験者によるリカバリー体制でバックアップするため、受付が無人になる心配を減らせます。アウトソーシングのほか人材派遣・人材紹介の形態にも対応しており、自社で指示を出したい場合は派遣を選ぶこともできます。

対応できる総務業務の範囲	総合受付、VIPルーム受付、施設見学ガイド、セミナー事務局
提供形態	常駐（アウトソーシング・人材派遣・人材紹介から選択）
業務設計・マニュアル化の支援	あり。企業別のカスタマイズマニュアルを作成し、定期報告会で改善提案
体制とセキュリティ	接客経験者でチームを編成。欠員時は経験者がリカバリー。プライバシーマークを取得
料金目安	要問い合わせ

総務アウトソーシングで失敗しないための3つの準備

総務アウトソーシングの失敗は、委託先の選び方よりも、委託する前の準備不足で起こることがほとんどです。契約前に次の3つを済ませておきましょう。

1. 任せる業務を棚卸しして「判断が要らない作業」から切り出す

まずは総務業務をすべて書き出し、1件ごとに「月に何時間かかっているか」「出社が必要か」「判断が必要か」を記録します。1〜2週間ほど業務のたびにメモを取るだけでも、全体像はかなり見えてきます。

最初に委託するのは、備品の発注や健康診断の手配など、手順が決まっていて判断が要らない作業にしましょう。社内の調整や例外処理が多い業務は、委託先に慣れてもらってから少しずつ移すほうがうまくいきます。

2. 社内に窓口役を1人残す

業務をすべて任せきりにすると、社内に総務の仕事がわかる人がいなくなり、委託先を変えるときや契約を見直すときに困ります。社内に窓口役を1人決め、委託先からの報告を受けたり、依頼内容を取りまとめたりする役割を担ってもらいましょう。

窓口役は総務の専任者である必要はありません。経営者や管理部門の責任者が兼任し、月1回の報告を受けるだけでも、業務の状況を把握し続けられます。

3. 契約前に「範囲外の業務」の扱いを決めておく

総務には、急な来客対応やトラブル対応など、契約時に想定していなかった業務が必ず発生します。こうした業務を頼んだときに追加料金がかかるのか、どこまで対応してもらえるのかを、契約前に確認しておきましょう。

あわせて、契約期間中に業務量が増えたり減ったりしたときに、稼働時間や人数を変更できるかも確認しておくと安心です。時間課金型であれば、余った時間を翌月に繰り越せるサービスもあります。

担当者が辞めた直後など、手順が残っていない状態から立て直す場合は、事務代行サービスの記事で紹介している引き継ぎの進め方も参考になります。

関連記事：事務代行サービスおすすめ21選比較。料金相場と目的別の選び方を診断付きで解説

総務アウトソーシングのよくある質問

総務アウトソーシングを検討する際によく寄せられる質問をまとめました。

Q1. 総務アウトソーシングの料金はいくらですか？

オンラインアシスタント型であれば、月10時間で約3.8万円〜、月30時間で約8万〜12万円（税抜）が目安です。1時間あたりに換算すると、おおむね2,700円〜4,000円になります。総務BPO型や常駐型は業務の内容と量によって大きく変わるため、個別見積もりとなります。

Q2. ひとり総務の中小企業でも利用できますか？

利用できます。オンラインアシスタント型であれば月10〜20時間から契約できるため、ひとり総務の業務の一部を切り出して任せる使い方に向いています。担当者が休んだときのバックアップとして契約しておく会社もあります。

Q3. 人材派遣とどちらを選べばよいですか？

自社で手順を決めて指示を出せるなら人材派遣、手順づくりから任せたいなら総務アウトソーシングが向いています。派遣は「人を借りる」契約なので、業務の手順書や教育は自社で用意する必要があります。担当者が辞めて手順がわからなくなっている場合は、アウトソーシングを選んだほうが立ち上げがスムーズです。

Q4. 契約してから業務が始まるまで、どのくらいかかりますか？

オンラインアシスタント型は最短3〜5日程度で始められるサービスがあります。総務BPO型は業務の棚卸しや体制づくりを行うため、3〜6ヶ月程度かかることが一般的です。常駐型は人員の選定と研修が必要になるため、数週間〜数ヶ月を見込んでおきましょう。

Q5. 総務の業務と一緒に、給与計算や労務も任せられますか？

任せられる会社もあります。総務BPO型の中には、入退社手続き・勤怠管理・給与計算まで対応する会社があります。給与計算や社会保険の手続きを専門の会社にしっかり任せたい場合は、専門サービスとの併用も検討してみてください。

給与計算の委託を具体的に検討している方は、以下の記事で規模別の費用相場を確認できます。

関連記事：給与計算アウトソーシング20選比較。規模別費用相場から4タイプの選び方まで解説

社会保険の手続きや労務相談まで含めて外注したい場合は、労務代行の比較記事も参考にしてください。

関連記事：労務代行会社おすすめ17選比較。費用相場とタイプ別の選び方まで解説

Q6. 情報漏えいが心配です。何を確認すればよいですか？

プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（ISO/IEC 27001）を取得しているかを確認しましょう。あわせて、スタッフが在宅で作業する場合の端末やネットワークの管理方法、契約書や社員情報をどこに保管するかといった、情報の取り扱いルールも確認しておくと安心です。

まとめ

総務アウトソーシングは、企業規模ではなく「どう頼みたいか」で選ぶことが大切です。本記事で紹介した3つのタイプを、改めて整理します。

タイプ	こんな企業に最適
オンラインアシスタント型	月10〜30時間の総務作業を、すぐにリモートで任せたい企業
総務BPO・業務設計型	属人化した総務業務を棚卸しから整理し、部門単位で任せたい企業
常駐・ファシリティ型	受付・メール室・備品管理など、オフィスでしかできない業務が多い企業

どのタイプを選ぶ場合でも、委託の前に業務を棚卸しし、「月に何時間あるか」「出社が必要か」を把握しておくことで、見積もりの比較がしやすくなり、導入後の失敗も防げます。

まずは、自社に合ったタイプを把握することが重要です。まだ診断ツールを試していない方は、ぜひ「総務アウトソーシング15選一覧比較表」の下にある診断ツールから確認してみてください。

オンラインで頼めるアシスタントをさらに幅広く比べたい方は、総務以外の業務にも対応するサービスを紹介した以下の記事もご覧ください。

関連記事：オンラインアシスタントおすすめ13選比較。費用相場から選び方まで解説