ワークフローシステム比較14選。移行方法と社内基盤別の選び方

「紙の稟議書が、いまどこで止まっているのかわからない…」

「Excelの申請書をメールで回していて、差し戻しのたびに版がバラバラになる…」

「出張中の部長の承認待ちで、決裁が1週間止まってしまった…」

こうした悩みを抱える総務・経理・情報システム部門の担当者は少なくありません。ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認・決裁までをオンラインで完結でき、どこで止まっているかも一目でわかるようになります。

一方で、ワークフローシステムは製品数が多く、「どれも同じに見える」「結局どれが自社に合うのかわからない」という声も多く聞かれます。実際には、今の申請書をどう移行したいのか、普段どのツールで仕事をしているのか、承認ルートがどれだけ複雑かによって、選ぶべきシステムは大きく変わります。

本記事では、主要なワークフローシステムから厳選し、4つのタイプに分類して紹介します。あわせて、Excel・グループウェアのワークフロー機能との違い、従業員規模別の費用シミュレーション、比較ポイント、自社に合うタイプがわかる診断ツールも用意しました。

ワークフローシステムとは？Excel・グループウェアとの違い

ワークフローシステムとは、稟議書・購買申請・休暇届など、社内の申請から承認・決裁までの流れを電子化するシステムです。申請書のフォームと承認ルートをあらかじめ設定しておくことで、申請者は画面に入力するだけで、決められた順番どおりに承認者へ回覧されます。

検討を始めると、「Excelとメールでも回せているのでは？」「グループウェアにもワークフロー機能があるのでは？」という疑問が出てきます。まずはこの3つの違いを整理します。

Excel＋メール／グループウェアの標準機能／ワークフローシステムの違い

	Excel＋メール	グループウェアの標準機能	ワークフローシステム
主な目的	書類の作成と送付	社内の情報共有・ スケジュール管理	申請〜決裁の流れ そのものの管理
承認ルートの設定	手動でメール宛先を指定	簡易的な分岐まで	金額・部署・役職による分岐、 組織変更への追随
進捗の見える化	担当者に聞くしかない	製品により一部可能	誰の手元で止まっているか を常に表示
証跡・検索	メールとファイルが散在	掲示板・ファイル単位 で保存	申請データとして 一元保存・検索
向いている企業	申請が月に数件程度 の少人数組織	申請の種類が少なく、 ルートも単純な企業	申請の種類や承認ルートが多く、 内部統制も求められる企業

申請件数が少なく承認ルートも単純であれば、Excelやグループウェアの標準機能で十分な場合もあります。申請書の種類や承認者が増え、「どこで止まっているかを追いかける作業」が発生し始めたら、ワークフローシステムを検討するタイミングです。

ワークフローシステムの得意なこと・苦手なこと

導入前に、ワークフローシステムで解決できることと、解決できないことを分けておくと、製品選びで迷いにくくなります。

得意なこと

承認ルートの自動化	金額・部署・役職に応じて、決まった承認者へ自動で回付。宛先の指定ミスや回し忘れを防止。
進捗の見える化	申請が誰の手元にあるかを一覧で把握。滞留している申請へのリマインドも可能。
証跡の保存と検索	誰がいつ承認したかを記録。過去の稟議を条件検索でき、監査対応の負担を軽減。

苦手なこと

業務プロセスそのものの見直し	承認ルートが多すぎる・不要な申請があるといった課題は、システム導入前に整理が必要。
契約の締結や精算の計算	取引先との契約締結は電子契約システム、交通費や立替金の計算は経費精算システムの領域。
社外を巻き込む案件の進行	社内の申請・承認に特化した設計のため、クライアントとのやりとりを含む業務の進行管理には不向き。

ワークフローシステムは、あくまで「決まった流れを、決まったとおりに回すための仕組み」です。承認ルートの棚卸しなど業務の整理を済ませてから導入すると、効果が出やすくなります。

なお、契約書の締結までを電子化したい場合は、ワークフローシステムと電子契約システムを連携させるのが一般的です。電子契約システムの選び方は以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：電子契約システムおすすめ16選比較。契約量別の費用感からタイプ別の選び方まで解説

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムの機能は製品によって細かく異なりますが、多くの製品に共通する基本機能は以下のとおりです。

申請フォーム作成	稟議書・購買申請・休暇届などの入力フォームを作成。Excelや紙の帳票を取り込める製品も。
承認ルート設定	申請内容や金額、部署に応じた承認経路を設定。合議・並列承認・条件分岐にも対応。
代理承認・差し戻し	不在時の代理承認や、修正依頼のための差し戻し・引き戻しが可能。
通知・スマホ承認	メールやチャットツールへの承認依頼通知、スマートフォンからの承認に対応。
検索・保存	決裁済みの申請を条件検索。電子帳簿保存法に対応した保存機能を備える製品も。
外部システム連携	会計・経費精算・人事システム、グループウェア、電子契約サービスなどとデータ連携。

見積書や請求書など、取引に関する書類を承認後にそのまま保存したい場合は、電子帳簿保存法への対応状況も確認しておく必要があります。保存要件に対応したシステムの比較は、以下の記事が参考になります。

関連記事：電子帳簿保存法対応システムおすすめ14選比較。要件・JIIMA認証・費用相場まで解説

ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムの費用は、提供形態と料金体系、そして利用人数によって大きく変わります。ここでは3つの段階に分けて相場を整理します。

クラウド型とパッケージ型の違い

	クラウド型	パッケージ型（オンプレミス）
初期費用	0円〜数万円程度が中心	数十万〜数百万円程度
月額費用	1ユーザーあたり数百円〜1,000円程度	保守費用が年単位で発生
費用の決まり方	ユーザー数×月額単価が基本	ライセンス購入費＋保守費用
導入までの期間	最短で即日〜数週間	数か月かかることも
カスタマイズ性	標準機能の範囲内で設定	自社要件に合わせた開発が可能
向いている企業	中小〜中堅企業、 早く・安く始めたい企業	基幹システムとの深い連携や 独自のセキュリティ要件がある大企業

現在の主流はクラウド型です。サーバーの用意が不要で、法改正への対応や機能追加もベンダー側で行われるため、運用負担を抑えられます。

料金体系の3つのパターン

料金体系	特徴	注意点
ユーザー課金型	1ユーザーごとの月額単価×利用人数。 少人数から始めやすい	人数が増えると比例して費用が増える。 最低契約人数や最低月額が設定されていることが多い
ユーザーパック型	10ユーザー単位など、 まとまった人数ごとに料金が決まる	端数の人数でもパック単位で契約するため、 割高になる場合がある
基本料金＋従量型	月額の基本料金に、 ユーザー数に応じた料金が加わる	少人数だと基本料金の比重が大きく、 1人あたりの単価が割高になりやすい

同じ「1ユーザー500円」でも、最低契約人数や基本料金の有無によって実際の支払額は変わります。見積もりを比較する際は、単価だけでなく「最低いくらから払うことになるか」まで確認しておくと安心です。

従業員規模別の年間費用シミュレーション

前提条件：クラウド型・ユーザー課金型・月額500円/人・初期費用0円・オプションなし

利用人数	月額費用	年間費用
30名	15,000円	180,000円
100名	50,000円	600,000円
300名	150,000円	1,800,000円
1,000名	500,000円	6,000,000円

30名規模であれば年間20万円弱で全社の申請・承認を電子化できます。一方で、300名を超えるあたりから、ユーザー単価のわずかな差が年間で数十万円の差になります。大規模になるほど、同時ログイン数で課金する製品や、環境単位で料金が決まる製品と比較する価値が出てきます。

また、経費精算やチャットツールとの連携オプションを追加すると、1ユーザーあたり月額100〜200円程度が上乗せされるケースもあります。必要な連携を先に洗い出し、オプション込みの総額で比較することが重要です。

ワークフローシステムを選ぶ際に確認すべき4つの比較ポイント

ワークフローシステムは、どの製品も「申請・承認を電子化できる」という点では共通しています。差が出るのは、導入時の移行のしやすさと、導入後に社内で使われ続けるかどうかです。ここでは、製品選定で必ず確認したい4つのポイントを解説します。

1. 申請フォームの作りやすさ
2. 承認ルートの柔軟性
3. 既存ツールとの連携
4. 申請者・承認者の使いやすさ

1. 申請フォームの作りやすさ

最初に確認したいのは、今使っている申請書をどのようにシステムへ移せるかです。紙やExcelの申請書が数十種類ある企業では、フォームを一から作り直すだけで数か月かかることもあります。

製品によって、Excelの申請書をそのまま取り込めるもの、ドラッグ＆ドロップで新しく作るもの、AIが入力項目を提案してくれるものなど、作り方が大きく異なります。「今の見た目を変えたくないのか」「この機会に申請書を整理し直したいのか」を先に決めておくと、製品を絞り込みやすくなります。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 既存のExcel・紙の申請書をそのまま取り込めるか
• 情シス以外の担当者でもフォームを作成・修正できるか
• 金額などの自動計算や入力チェックを設定できるか

2. 承認ルートの柔軟性

ワークフローシステムの導入後に最も手間がかかるのが、承認ルートのメンテナンスです。特に、人事異動や組織変更のたびに承認ルートを手作業で修正していると、設定漏れによって「承認者が存在しない申請」が発生しかねません。

金額や部署による条件分岐ができるかに加えて、組織変更に合わせて承認ルートが自動で切り替わるか、異動日より前に新しい組織を登録しておけるかを確認しておくと、運用の負担を大きく減らせます。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 金額・部署・申請内容による条件分岐ができるか
• 人事異動や組織変更を承認ルートに自動で反映できるか
• 代理承認・合議・並列承認に対応しているか

3. 既存ツールとの連携

ワークフローシステムを単体で導入すると、承認済みのデータを会計システムや人事システムへ転記する作業が残ってしまいます。転記作業が残ると、承認のスピードは上がっても、業務全体の効率化にはつながりません。

普段使っているグループウェア（Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズなど）や、チャットツール（Slack、Teams、Chatworkなど）、会計・経費精算・電子契約サービスと連携できるかを確認しましょう。特に、グループウェアの組織情報やアカウントと連動できる製品は、ユーザー管理の手間も減らせます。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 普段使っているグループウェアのアカウント・組織情報と連動できるか
• チャットツールに承認依頼を通知できるか
• 会計・経費精算・電子契約サービスへデータを渡せるか

4. 申請者・承認者の使いやすさ

どれだけ高機能なワークフローシステムでも、申請者と承認者に使われなければ意味がありません。導入の失敗例としてよく挙がるのが、「高機能すぎて現場が使いこなせず、結局紙に戻った」というケースです。

申請者が迷わず入力できるか、承認者が外出先からスマートフォンで承認できるかは、導入後の定着を左右します。紙とハンコに慣れた社員が多い企業であれば、紙の申請書に近い見た目や、電子印鑑で押印できる製品のほうが受け入れられやすい傾向があります。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 申請者が入力方法に迷わない画面になっているか
• 承認者がスマートフォンやチャットから承認できるか
• 導入時の設定支援や問い合わせ窓口が用意されているか

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは、機能の多さではなく、「今の申請書をどう移したいか」「どこで仕事をしているか」「組織がどれだけ複雑か」で選ぶのが近道です。ここでは、ワークフローシステムを4つのタイプに分類し、それぞれの特徴と向いている企業を紹介します。

1. スモールスタート型 ｜ 紙・メールの稟議を、まず安く手早く電子化したい場合
2. 帳票そのまま移行型 ｜ Excel・紙の申請書の見た目を変えずに移行したい場合
3. グループウェア連携型 ｜ Google Workspace・Microsoft 365・グループウェア上で回したい場合
4. 大企業・複雑フロー型 ｜ 承認ルートが複雑で組織変更も多く、内部統制を強めたい場合

1. スモールスタート型 ｜ 紙・メールの稟議を、まず安く手早く電子化したい場合

スモールスタート型は、申請・承認の電子化に必要な機能をコンパクトにまとめたタイプです。初期費用がかからず、管理画面もシンプルなため、情報システム部門がない企業でも総務や経理の担当者だけで設定を進められます。

このタイプが向いているのは、「まずは稟議と休暇申請だけでも電子化したい」という段階の企業です。経費精算や人事労務など、同じシリーズの他製品と組み合わせて段階的に範囲を広げられる製品が多いのも特徴です。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 従業員数が100名未満で、情報システム部門がない
• 承認ルートが「上長→決裁者」程度とシンプル
• 初期費用をかけず、低コストで始めたい

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2. 帳票そのまま移行型 ｜ Excel・紙の申請書の見た目を変えずに移行したい場合

帳票そのまま移行型は、ExcelやPDF、紙の申請書のレイアウトをほぼそのままWebフォームにできるタイプです。申請書の見た目が変わらないため、社員が新しい画面に戸惑いにくく、導入後の定着がスムーズに進みます。

申請書の種類が多い企業ほど、フォームを一から作り直す手間は大きくなります。このタイプであれば、既存の帳票を取り込んで入力欄を設定するだけで移行できるため、導入までの期間を短縮できます。電子印鑑で「押印する感覚」を残せる製品もあります。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• Excelや紙の申請書が数十種類あり、作り直す余裕がない
• 紙の書類とハンコでの承認に慣れた社員が多い
• 申請書の見た目を変えると現場の反発が予想される

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3. グループウェア連携型 ｜ Google Workspace・Microsoft 365・グループウェア上で回したい場合

グループウェア連携型は、Google Workspace・Microsoft 365や、サイボウズなどのグループウェアと一体で使うことを前提にしたタイプです。普段使っているアカウントでそのままログインでき、組織情報も連動するため、ユーザー管理の手間がほとんどかかりません。

スケジュールや掲示板と同じ画面で申請・承認ができるため、新しいツールを開く必要がなく、社員にとっての心理的なハードルも低くなります。申請だけでなく、社内の情報共有もあわせて整えたい企業に向いています。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• Google Workspace・Microsoft 365・グループウェアが業務の中心になっている
• アカウントや組織情報を二重管理したくない
• チャットやスマホでの承認に慣れた社員が多い

このタイプのワークフローシステムを見る⇩

4. 大企業・複雑フロー型 ｜ 承認ルートが複雑で組織変更も多く、内部統制を強めたい場合

大企業・複雑フロー型は、数百〜数万名規模の組織で、複雑な承認ルートを安定して運用するためのタイプです。組織図の履歴管理や、異動日前の先付けメンテナンスに対応し、組織変更のたびにルートが崩れることを防ぎます。

部署・金額・申請内容によって何段階にも分岐する稟議や、グループ会社をまたぐ承認にも対応できます。承認の証跡や権限管理も細かく設定できるため、上場準備や内部統制の強化を進める企業にも適しています。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 従業員数が数百名以上で、承認ルートが部署・金額で複雑に分岐する
• 人事異動や組織変更が頻繁にあり、ルートの修正に手間がかかっている
• 内部統制や監査対応のために、承認の証跡を厳密に管理したい

このタイプのワークフローシステムを見る⇩

従業員数が1,000名を超える企業や、グループ会社をまたいで承認ルートを統一したい企業は、大企業向けの製品だけを比べた以下の記事もあわせて確認してください。基幹システム連携や人事異動のメンテナンスコストまで踏み込んで比較しています。

関連記事：大企業向けワークフローシステム14選比較。人事異動に強い製品と費用相場

申請フォームの作成だけでなく、社内のさまざまな業務をアプリとしてまとめて管理したい場合は、ノーコードツールを使ってワークフローを自作する方法もあります。自社で仕組みを作る選択肢も比較しておきたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：ノーコードツール比較17選。費用相場とタイプ別の選び方

ワークフローシステム一覧比較表

以下は、本記事で紹介するワークフローシステムの一覧比較表です。

上記で自社に合うタイプのサービスを絞り込みたい方は、以下の診断ツールで自社に合うタイプを確認してみてください。

【スモールスタート型】でおすすめのワークフローシステム

スモールスタート型のワークフローシステムを紹介します。紙・メールの稟議を、まず安く手早く電子化したい企業に向いています。

ジョブカンワークフロー（株式会社DONUTS）

社内のあらゆる申請書を、低コストでクラウド化できるワークフローシステムです。汎用的な申請書の作成から承認までを1ユーザー月額300円（税抜）から利用でき、初期費用やサポート費用はかかりません。

細かな承認経路や分岐の設定、申請情報のフリーワード検索にも対応しています。同じジョブカンシリーズの経費精算とセットで使えば、稟議と経費・支払依頼の申請をまとめて電子化できます。

登録後すぐに30日間の無料お試しが可能なため、実際の申請書で操作感を確かめてから導入を判断できます。

申請フォームの作りやすさ	社内のあらゆる申請書を作成可能。汎用的な申請書のテンプレートから作成
承認ルートの柔軟性	細かな承認経路・分岐設定に対応
既存ツールとの連携	ジョブカン経費精算をはじめ、ジョブカンシリーズとのセット利用が可能
申請者・承認者の使いやすさ	申請情報のフリーワード検索に対応。30日間の無料お試しで操作感を確認可能
料金	300円 / ユーザー / 月（税抜）、経費精算とのセットは600円 / ユーザー / 月

バクラク申請（株式会社LayerX）

AIが申請書の作成を支援し、申請者の入力負担を減らすワークフローシステムです。稟議・各種申請に加えて、請求書の支払申請や経費精算にも対応しており、バックオフィスの申請業務をひとつにまとめられます。

承認経路の分岐設定や、稟議と支払申請の紐付け・事前稟議の消化率管理など、経理目線で使いやすい機能がそろっています。Slackとの連携にも対応しており、チャット上で承認依頼を受け取れます。

同じバクラクシリーズの請求書受取・経費精算・電子帳簿保存と組み合わせることで、申請から支払・保存までをつなげることも可能です。

申請フォームの作りやすさ	AIによる申請書の自動作成機能を搭載
承認ルートの柔軟性	承認経路の分岐設定、稟議との紐付け・事前稟議の消化率管理に対応
既存ツールとの連携	Slack連携、外部連携・API連携に対応。バクラクシリーズとの連携が可能
申請者・承認者の使いやすさ	チャット機能・コメント機能でやりとりしながら承認可能
料金	要問い合わせ

ジンジャーワークフロー（jinjer株式会社）

申請・承認の内容が人事データベースに自動で反映されるワークフローシステムです。入社・異動・従業員情報の変更といった人事関連の申請を承認すると、その内容がそのまま人事データに反映されるため、別システムへの転記作業が不要になります。

申請フォームは記入内容に応じた回答分岐や、説明文・添付資料の掲載など、運用に合わせて柔軟にカスタマイズできます。役職や組織などの人事情報をもとに、複数の申請で共通の承認ルートを設定できるため、異動時のルート変更も最小限で済みます。

勤怠・給与・人事などジンジャーシリーズとあわせて導入すると、人事労務まわりのデータを一元化できます。

申請フォームの作りやすさ	申請フォームのカスタマイズ、記入内容に応じた回答分岐に対応
承認ルートの柔軟性	人事情報をもとに、複数の申請を横断した共通の承認ルートを設定可能
既存ツールとの連携	申請内容がジンジャーの人事データベースに自動反映
申請者・承認者の使いやすさ	説明文の記載や資料の添付で、申請者の記入漏れ・ミスを防止
料金	要問い合わせ

【帳票そのまま移行型】でおすすめのワークフローシステム

帳票そのまま移行型のワークフローシステムを紹介します。Excel・紙の申請書の見た目を変えずに移行したい企業に向いています。

X-point Cloud（株式会社エイトレッド）

紙やExcelの申請書を、そのままの見た目で電子化できるクラウド型ワークフローシステムです。ノーコードでフォーム作成や承認ルートの設定ができ、ITが得意でない担当者でも構築・運用を進められます。

desknet’s NEO、Google Workspace、SharePoint、サイボウズ Office、Garoonといったグループウェアとの連携サービスを用意しています。WebhookやREST APIを使えば、外部システムとの書類情報のやりとりも自動化できます。

すべての入力項目を対象にした絞り込み検索や集計機能も備えており、電子帳簿保存法に対応した書類管理も可能です。

申請フォームの作りやすさ	紙やExcelの申請書をそのままの見た目で電子化。ノーコードで作成可能
承認ルートの柔軟性	ノーコードで承認ルートを設定可能
既存ツールとの連携	主要グループウェアとの連携サービス、Webhook・REST APIに対応
申請者・承認者の使いやすさ	スマホでの承認、ビジネスチャットへの通知に対応
料金	基本サービス月額20,000円＋500円 / ユーザー / 月（税抜）、初期費用0円

コラボフロー（株式会社コラボスタイル）

Excelで作った既存の申請書を、見た目そのままでWebフォーム化できるワークフローシステムです。Excelの帳票をもとにフォームを作れるため、社員は今までと同じ見た目の申請書に入力するだけで済みます。

決裁済みの申請データはExcel・PDF形式で出力でき、添付したExcelファイルのデータを申請フォームに取り込むことも可能です。標準機能で足りない部分も、プラグインを使えばノーコードでカスタマイズできます。

kintone、Microsoft Teams、LINE WORKS、クラウドサインなど、連携できるサービスが幅広い点も特徴です。

申請フォームの作りやすさ	Excelの既存フォームを見た目そのままでWebフォーム化。HTMLフォームでの作成も可能
承認ルートの柔軟性	プラグインでノーコードのカスタマイズが可能
既存ツールとの連携	kintone・Teams・LINE WORKS・クラウドサイン・Boxなどと連携（一部オプション）
申請者・承認者の使いやすさ	モバイルアプリに対応（スタンダードプランはオプション）
料金	スタンダード500円 / ユーザー / 月、プレミアム800円 / ユーザー / 月（税抜）

Create!Webフロー（インフォテック株式会社）

Excel・Word・PDFの既存帳票を取り込んで、入力フォームを自動生成できるワークフローシステムです。クラウド版では、Excelで申請書のレイアウトを作ってアップロードするだけでフォームを作成できる「Liteフォーム」も利用できます。

入力項目には必須入力や入力規制、数値・日付のフォーマット指定、計算式などを設定でき、紙の申請書では防げなかった記入ミスを減らせます。

Microsoft Teams、kintone、クラウドサインなどとの連携オプションも用意されており、クラウド版とパッケージ版から提供形態を選べます。

申請フォームの作りやすさ	Excel・Word・PDFの帳票を取り込んでフォームを自動生成。Excelだけで作れるLiteフォームも
承認ルートの柔軟性	入力値や承認者の種別に応じたフィールドの表示・入力制御が可能
既存ツールとの連携	Teams・kintone・クラウドサイン・データベース連携などに対応（一部オプション）
申請者・承認者の使いやすさ	必須入力・入力規制・自動計算で記入ミスを防止
料金	500円 / ユーザー / 月、初期費用0円。最低10ユーザーから

Shachihata Cloud（シヤチハタ株式会社）

承認フローと電子印鑑を一体化し、紙と同じ感覚で承認できる電子決裁サービスです。押印位置の指定やふせん機能など、紙の回覧に近い操作感を再現しているため、ハンコ文化が根強い職場でも導入直後から活用しやすい設計です。

契約書・請求書・稟議書など業務書類ごとにテンプレートと承認ルートを設定でき、合議・差し戻し・追加承認といった複雑なフローにも対応しています。取引先を招待して社外と回覧することも可能です。

Advanceプランでは電子帳簿保存法に対応した文書管理まで含まれ、承認から長期保存までをクラウド上で完結できます。

申請フォームの作りやすさ	書類ごとのテンプレートを作成可能。紙の帳票のまま電子化できる
承認ルートの柔軟性	合議・差し戻し・追加承認、代理承認に対応
既存ツールとの連携	クラウドストレージ連携に対応。グループウェア・文書管理はオプション
申請者・承認者の使いやすさ	電子印鑑で押印する感覚のまま承認できる。15日間の無料トライアルあり
料金	Lite：1,200円〜 / 10ユーザー / 月 Standard：3,200円〜 / 10ユーザー / 月 Advance：4,000円〜 / 10ユーザー / 月（税抜・10ユーザー単位の契約）

【グループウェア連携型】でおすすめのワークフローシステム

グループウェア連携型のワークフローシステムを紹介します。Google Workspace・Microsoft 365・グループウェアを業務の中心にしている企業に向いています。

rakumo ワークフロー（rakumo株式会社）

Google Workspace・Microsoft 365を拡張して使えるワークフローシステムです。普段使っているアカウントのまま申請・承認ができ、Googleドライブ・OneDriveとの連携機能も備えています。

上長の自動表示や異動時の経路設定、マスタ参照など、組織の変化に合わせた承認ルートのメンテナンスを支える機能がそろっています。入力項目間の連動設定や自動計算機能により、申請フォームも柔軟に作り込めます。

モバイル対応やコメント・ディスカッション機能もあり、承認者が外出先から内容を確認して承認することも可能です。

申請フォームの作りやすさ	入力項目の柔軟な設定、項目間の連動設定、自動計算機能に対応
承認ルートの柔軟性	分岐設定、上長の自動表示、異動時の経路設定に対応
既存ツールとの連携	Google Workspace・Microsoft 365に対応。Googleドライブ・OneDrive連携、API連携も可能
申請者・承認者の使いやすさ	モバイル対応、コメント・ディスカッション機能、代理承認に対応
料金	500円 / ユーザー / 月（税抜）、初期費用不要。12か月単位の契約

Gluegent Flow（サイオステクノロジー株式会社）

Google Workspace・Microsoft 365の組織情報と連動した承認経路を組めるクラウドワークフローです。グループウェアのアカウントだけでなく組織情報まで紐づけられるため、組織変更があっても承認ルートを手作業で直す手間を減らせます。

社員が使い慣れたグループウェアの環境から申請・承認ができるため、新しいツールの操作を覚える負担が少なく、定着しやすい点が強みです。中堅・大企業での導入実績も豊富です。

料金はベーシック・ビジネス・プレミアムの3プランで、初期費用はかかりません。

申請フォームの作りやすさ	クラウド上で申請フォームを作成
承認ルートの柔軟性	グループウェアの組織情報と連動する承認経路を設定可能
既存ツールとの連携	Google Workspace・Microsoft 365とアカウント・組織情報を同期
申請者・承認者の使いやすさ	使い慣れたグループウェアの環境から利用可能
料金	400円 / 500円 / 1,200円（ユーザー / 月）の3プラン

Garoon（サイボウズ株式会社）

スケジュールや掲示板と同じ画面で申請・承認ができる、中堅・大企業向けのグループウェアです。ワークフロー機能を標準で備えており、社内の情報共有と申請業務をひとつのツールでまとめられます。

同じサイボウズのkintoneと組み合わせれば、ワークフローだけでは対応しにくい業務アプリも作成できます。Garoonのスケジュール情報とkintone・Microsoft 365の主要サービスをノーコードで連携できる連携コネクタも用意されています。

クラウド版は初期費用0円、1か月単位で契約できるため、短期間の試験導入から始めることも可能です。

申請フォームの作りやすさ	グループウェアの標準機能として申請フォームを作成
承認ルートの柔軟性	グループウェアの組織情報をもとに承認ルートを設定
既存ツールとの連携	kintoneと併用可能。連携コネクタでkintone・Microsoft 365と連携
申請者・承認者の使いやすさ	スケジュール・掲示板と同じ画面で申請・承認が完結
料金	900円 / ユーザー / 月（税抜・1,000ユーザーまで）

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

グループウェアとノーコードツールをひとつにまとめて導入できるグループウェアです。ワークフローを含むグループウェア機能に加え、スタンダードプラン以上ではノーコードの業務アプリ作成ツールも使えるため、申請以外の業務のデジタル化も同時に進められます。

Microsoft 365との連携や、スマホアプリ・タブレットにも対応しており、外出先からの申請・承認も可能です。

最低利用期間は1か月で、5ユーザーから1ユーザー単位で契約できます。

申請フォームの作りやすさ	グループウェアの標準機能で作成。スタンダード以上はノーコードツールでアプリ作成も可能
承認ルートの柔軟性	グループウェアの組織情報をもとに承認ルートを設定
既存ツールとの連携	Microsoft 365連携。スタンダード以上はAPI利用が可能
申請者・承認者の使いやすさ	スマホアプリ・タブレット、PCクライアント通知ツールに対応
料金	ライト600円 / ユーザー / 月、スタンダード800円、プレミアム1,000円（税抜）

【大企業・複雑フロー型】でおすすめのワークフローシステム

大企業・複雑フロー型のワークフローシステムを紹介します。承認ルートが複雑で組織変更も多く、内部統制を強めたい企業に向いています。

AgileWorks（株式会社エイトレッド）

組織改編や業務変更に強い、大企業向けのワークフローシステムです。人事システムを考慮した履歴構造を持ち、未来の組織を先付けで登録しておけるため、異動日に合わせて承認ルートを切り替えられます。

版管理にも対応しており、起案時の組織体制で回付したり、過去の申請内容を当時の申請項目のまま確認したりできます。役職の管理や書類の引き継ぎ、権限の譲渡にも柔軟に対応でき、内部統制の強化に適しています。

ログイン中の利用者だけをカウントする「同時ログインユーザーライセンス」を採用しているため、従業員数が多い企業でもライセンス数を抑えやすい料金体系です。

申請フォームの作りやすさ	複雑なワークフローもノーコードで設定可能。フォーム作成ソフトは制限なし
承認ルートの柔軟性	未来組織の先付けメンテナンス、版管理、権限の譲渡に対応
既存ツールとの連携	SAML認証・外部認証・Web APIなどのオプションを標準搭載（クラウド版）
申請者・承認者の使いやすさ	モバイルオプションを標準搭載（クラウド版）
料金	クラウド版：基本サービス月額300,000円（税抜・同時ユーザー50ライセンスを含む）

楽々WorkflowII（住友電工情報システム株式会社）

部門利用から全社・グループ会社横断まで、規模に合わせて伸縮できるワークフローシステムです。稟議など複数部門にまたがる複雑なワークフローも設定でき、グループ会社をまたいだ承認にも対応しています。

稟議・文書管理といった個別の業務から、人事・総務・経費精算などの全社業務まで、ばらばらだったワークフローを統一する基盤として使えます。1,000社以上での利用実績があります。

オンプレミス版と、規模に応じた3つのクラウド版プランから選べるため、数十名の部門導入から数万名規模の全社導入まで対応できます。

申請フォームの作りやすさ	標準機能に加え、プラグイン開発による機能拡張が可能（一部プラン）
承認ルートの柔軟性	複数部門・グループ会社をまたぐ承認ルートを設定可能
既存ツールとの連携	CSV・Webhook・WebAPIで連携（一部オプション）。クラウドサインとの連携にも対応
申請者・承認者の使いやすさ	部門単位の小規模導入から段階的に全社へ展開可能
料金	クラウド版（数十〜数百名向け）：基本料金10,000円＋500円 / ユーザー / 月、 初年度費用50,000円。大規模向けプラン・オンプレミス版もあり

SmartDB（株式会社ドリーム・アーツ）

ワークフローとWebデータベースを一体化した、大企業向けの業務デジタル化クラウドです。申請・承認だけでなく、契約管理や社内規約管理など、データの蓄積を伴う業務までノーコードでデジタル化できます。

社外のステークホルダーとの連携も高いセキュリティのもとで行えるため、取引先とのやりとりを含む業務にも対応できます。大企業での導入実績が多く、全社で長期にわたって定着している事例も公開されています。

申請フォームの作りやすさ	ノーコードでワークフローとWebデータベースを構築
承認ルートの柔軟性	大企業の複雑な業務プロセスに対応
既存ツールとの連携	社外ステークホルダーとの連携に対応
申請者・承認者の使いやすさ	導入支援・活用ナビなど、全社定着までの支援制度を用意
料金	要問い合わせ

ワークフローシステムのよくある質問

ワークフローシステムの導入を検討する際によく寄せられる質問をまとめました。

Q1. 無料で使えるワークフローシステムはありますか？

本記事で紹介した製品の多くは有料ですが、導入前に試せる無料トライアルを用意している製品があります。たとえば、ジョブカンワークフローは30日間、Shachihata Cloudは15日間の無料トライアルを公式サイトで案内しています。ずっと無料で使えるプランを持つ製品は限られるため、まずは無料トライアルで実際の申請書を使って操作感を確かめるのがおすすめです。

無料プランや無料で使えるオープンソースの製品を比べたい方は、以下の記事を参考にしてください。

関連記事：無料で使えるワークフローシステム16選。無料プランの制限とタイプ別の選び方

Q2. 導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

クラウド型で申請書の種類が少なければ、最短で数日〜数週間で運用を始められます。申請書が数十種類ある場合や、組織が大きく承認ルートが複雑な場合は、移行計画を含めて数か月かかることもあります。導入期間を短くしたい場合は、既存の帳票を取り込める「帳票そのまま移行型」の製品を検討するとよいでしょう。

Q3. 電子帳簿保存法に対応できますか？

多くのワークフローシステムは、承認済みの書類を電子帳簿保存法の要件に沿って保存する機能を備えているか、文書管理オプションで対応しています。ただし、対応範囲は製品やプランによって異なるため、見積書・請求書などの取引書類を保存する予定がある場合は、導入前に対応状況を確認してください。

Q4. グループウェアのワークフロー機能だけで足りますか？

申請書の種類が少なく、承認ルートも「上長→決裁者」程度で済むのであれば、グループウェアの標準機能で十分な場合があります。金額や部署による複雑な分岐が必要な場合や、組織変更が多く承認ルートのメンテナンスに手間がかかっている場合は、専用のワークフローシステムのほうが運用の負担を抑えられます。

Q5. 経費精算システムと両方必要ですか？

ワークフローシステムは申請・承認の流れを管理するもので、交通費の計算や立替金の精算、会計ソフトへの仕訳連携は経費精算システムの領域です。稟議と経費精算の両方を電子化したい場合は、ジョブカンやバクラクのように同じシリーズで両方をそろえるか、連携できる組み合わせを選ぶと二重入力を防げます。

経費精算システムの選び方は、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：経費精算システムおすすめ15選比較。フェーズや企業規模別の選び方と費用相場

まとめ

ワークフローシステムは、機能の多さではなく、「今の申請書をどう移したいか」「どこで仕事をしているか」「組織がどれだけ複雑か」で選ぶのが失敗しないコツです。本記事で紹介した4つのタイプを改めて整理します。

タイプ	向いている企業
スモールスタート型	紙・メールの稟議を、まず安く手早く電子化したい企業に最適
帳票そのまま移行型	Excel・紙の申請書の見た目を変えずに、短期間で移行したい企業に有効
グループウェア連携型	Google Workspace・Microsoft 365・グループウェアを業務の中心にしている企業に最適
大企業・複雑フロー型	承認ルートが複雑で組織変更も多く、内部統制を強めたい企業に不可欠

どのタイプを選ぶ場合も、「申請フォームの作りやすさ」「承認ルートの柔軟性」「既存ツールとの連携」「申請者・承認者の使いやすさ」の4つを、無料トライアルやデモで実際に確かめてから判断することが大切です。

まずは、自社に合ったタイプを把握することが重要です。まだ診断ツールを試していない方は、ぜひ「ワークフローシステム一覧比較表」の下にある診断ツールから確認してみてください。

あわせて、承認済みの書類をどう保管・活用するかも検討しておくと、ペーパーレス化の効果がさらに高まります。社内文書の管理方法を見直したい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：文書管理システムおすすめ15選比較。3タイプ別の選び方と費用相場を解説