無料で使えるワークフローシステム16選。無料プランの制限とタイプ別の選び方

「稟議や申請を電子化したいけれど、まずは費用をかけずに始めたい」「無料プランはどこまで使えるのか、何名を超えたら有料になるのか知りたい」

ワークフローシステムには、人数や機能の上限内でずっと0円で使える「無料プラン」と、有料版を期間限定で試せる「無料トライアル」、ソフト自体が無料で公開されている「オープンソース」の3種類の“無料”があります。ここを区別せずに選ぶと、「無料だと思って使い始めたら30日で課金が必要になった」「人数の上限を超えて結局乗り換えた」といったミスマッチが起こりがちです。

本記事では、無料で使えるワークフローシステムを4つのタイプに分類し、無料で使える範囲（人数・期間・機能）と有料に切り替える分岐点、おすすめサービスを紹介します。自社に合うタイプがわかる診断ツールも用意しているので、ぜひ最後までご覧ください。

ワークフローシステムとは？Excel・Googleフォームとの違い

ワークフローシステムとは、稟議書や経費・休暇・備品購入などの申請から承認までを、オンライン上で完結させる仕組みです。申請フォームの作成、承認ルートの設定、承認状況の確認、過去の申請の検索・保存までを1つのシステムで管理できます。

ただし、申請・承認の電子化はExcelやGoogleフォーム、チャットツールでもある程度は実現できます。まずは「専用システムが本当に必要か」を整理しておきましょう。

Excel・Googleフォーム・チャットの承認で足りるケース

	Excel・メール	Googleフォーム ・チャット承認	ワークフローシステム
承認ルート	手作業でメール転送	1〜2段階の単純な承認のみ	金額・部署による分岐や 多段階承認に対応
進捗の把握	誰で止まっているか不明	スレッドを遡って確認	申請ごとに現在の承認者 を一覧表示
証跡・検索	ファイルが散在	回答シートに蓄積	申請日・承認者・内容で検索、 操作ログも保存
向いている企業	申請が月数件程度	申請種類が少なく承認者が固定	申請種類・承認者が多く、 監査対応も必要

承認者が上長1名で、申請が月に数件程度であれば、Googleフォームやチャットの承認機能で十分に回せます。一方で、申請の種類が増えて「金額によって承認者が変わる」「部署をまたいで承認が必要」といったルールが生まれた段階で、専用のワークフローシステムに切り替えるのが効率的です。

Googleフォームなど汎用フォームとの違いをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：フォーム作成ツール11選比較。Googleフォームとの違いから用途別の選び方まで

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムは「申請を電子化する」だけのツールではありません。承認の遅れを防ぎ、記録を残すための機能がそろっています。代表的な機能は以下のとおりです。

申請フォーム作成	稟議・経費・休暇などの申請書をテンプレートやExcelから作成。入力必須項目の設定も可能。
承認ルート設定	金額・部署・役職による分岐、多段階承認、並列承認を設定。
差し戻し・代理承認	不備のある申請の差し戻しや、不在時の代理承認に対応。
通知・リマインド	承認待ちをメールやチャットで通知し、承認漏れを防止。
スマホ申請・承認	外出先や在宅勤務中でもスマホから申請・承認。
検索・証跡管理	過去の申請を検索し、「誰が・いつ・何を」承認したかを記録。
他システム連携	会計・人事・グループウェア・チャットツールとデータを連携。

無料プランでは、このうち「通知」「スマホアプリ」「他システム連携」が制限されていることが多くあります。自社に欠かせない機能が無料の範囲に含まれているかを、導入前に必ず確認しましょう。

無料プランと無料トライアルの違い

ワークフローシステムの“無料”には、大きく3つの形があります。それぞれ「いつまで」「何が」無料なのかが異なるため、最初に違いを押さえておきましょう。

無料の形態	無料の期間	主な制限	費用が発生するもの	主な対象
無料プラン	無期限	・ユーザー数 ・フォーム数 ・保存期間	上限を超えたときの 有料プラン	少人数・特定業務で 使いたい企業
無料トライアル	30日間前後	期間のみ （機能は有料版と同等）	トライアル終了後の 利用料	全社導入の前に使い勝手を 試したい企業
オープンソース	無期限	原則なし	サーバー代・構築や 保守の人件費	社内にサーバー管理の 担当者がいる企業

無料プラン：人数や機能の上限内でずっと0円

無料プランは、ユーザー数やフォーム数などの上限内であれば期間の制限なく使い続けられるプランです。今回紹介するサービスでは「20名まで」「30名まで」といった人数制限や、「データ保存は直近6ヶ月まで」といった保存期間の制限が設けられています。

少人数の部署や、休暇申請・備品購入申請など特定の申請だけを電子化したい場合に向いています。ただし、上限を超えた時点で有料プランへの移行が必要になるため、1〜2年後の利用人数も見越して選ぶことが大切です。

無料トライアル：有料版の全機能を期間限定で試せる

無料トライアルは、有料版の機能を一定期間無料で試せる仕組みです。今回紹介するサービスの多くは30日間（1ヶ月）のトライアルを用意しています。

トライアル期間中に、自社の申請書を実際に作成し、承認ルートを設定して、承認者に操作してもらうところまで試すのがおすすめです。期間が過ぎると利用料が発生するため、「無料で使い続けたい」という目的には向きません。

オープンソース：ソフトは無料、サーバーと保守は自社負担

オープンソースのワークフローシステムは、ソフトウェア自体が無料で公開されており、ユーザー数の制限もありません。その代わり、自社でサーバーを用意し、インストール・バックアップ・セキュリティ対策を行う必要があります。

ライセンス費用はかかりませんが、サーバー代と管理者の工数は発生します。「完全に0円」ではなく「ソフト代が0円」と理解しておきましょう。

無料のまま使い続ける前に知っておきたい4つの注意点

無料プランは手軽に始められる反面、有料プランにはない制約があります。運用が軌道に乗ってから困らないよう、次の4点を事前に確認しておきましょう。

1. データの保存期間・申請件数に上限がある
2. サポートが問い合わせフォームのみになりやすい
3. 電子帳簿保存法への対応状況は個別に確認が必要
4. オープンソースはセキュリティ・保守が自社責任になる

1. データの保存期間・申請件数に上限がある

無料プランでは、申請データの保存期間や作成できるフォーム数に上限が設けられていることがあります。たとえば保存期間が「直近6ヶ月」の場合、1年前の稟議を確認したいときに参照できません。

稟議書は後から「誰がいつ承認したか」を確認する場面が多い書類です。長期間の保存が必要な申請は、保存期間に制限のないプランやシステムで管理するのが安全です。

2. サポートが問い合わせフォームのみになりやすい

無料プランでは、電話サポートや導入支援が対象外になり、問い合わせフォームやFAQサイトのみの対応になるケースが一般的です。設定に詰まったときに自力で解決する必要があります。

社内にITに詳しい担当者がいない場合は、トライアル期間中にサポートの手厚い有料サービスを試し、設定を固めてから運用を始める方法も検討しましょう。

3. 電子帳簿保存法への対応状況は個別に確認が必要

ワークフローに請求書や領収書などのデータを添付して保存する場合、電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。無料プランでは、検索機能やタイムスタンプなどの対応範囲が有料版と異なることがあります。

経費精算や支払申請までワークフローで回す予定がある場合は、電子帳簿保存法への対応状況を公式サイトで確認するか、経費精算システムとの併用を検討しましょう。

関連記事：経費精算システムおすすめ15選比較。フェーズや企業規模別の選び方と費用相場

4. オープンソースはセキュリティ・保守が自社責任になる

オープンソースのシステムは、脆弱性への対応やバージョンアップ、障害時の復旧をすべて自社で行う必要があります。サーバー管理の担当者が退職すると、運用が止まってしまうリスクもあります。

ソフト代が無料でも、担当者の工数を人件費に換算すると、クラウド型の有料プランより高くつくことがあります。社内の体制とあわせて判断しましょう。

ワークフローシステムの費用相場

無料プランの上限を超えた場合や、トライアル後に有料プランへ移行する場合の費用感を押さえておきましょう。まずは提供形態別の相場です。

提供形態	初期費用	月額費用の目安	主な対象
無料プラン	0円	0円 （人数・機能の上限あり）	少人数・特定業務での利用
クラウド特化型	0円が中心	1ユーザーあたり 300〜500円程度	ワークフローだけを 全社で使いたい企業
グループウェア ・既存ツール連携型	0円が中心	1ユーザーあたり 500〜1,000円程度	スケジュール・掲示板などと まとめて導入したい企業
オープンソース	0円（構築費は別）	ソフト代0円 ＋サーバー代・保守工数	社内で運用・改修できる企業

クラウド型の多くは「1ユーザーあたりの月額×利用人数」で料金が決まります。ただし「最低5ユーザーから」「最低月額5,000円」のように、最低契約数や最低料金が設定されているサービスもあるため、少人数で導入する場合は注意が必要です。

人数別の月額シミュレーション

クラウド特化型の相場である「1ユーザーあたり月額300円〜500円」をもとに、利用人数ごとの月額費用を試算しました。初期費用0円・オプションなしの前提です。

利用人数	月額300円/人の場合	月額500円/人の場合	年間の費用目安
10名	3,000円	5,000円	36,000〜60,000円
30名	9,000円	15,000円	108,000〜180,000円
100名	30,000円	50,000円	360,000〜600,000円

10名規模であれば、最低料金の設定によって実際の月額が試算より高くなる場合があります。30名を超えると無料プランの人数上限に届くサービスが多く、100名規模になると、通知やスマホアプリ、他システム連携などの機能差が業務効率に大きく効いてきます。

無料プランから有料へ切り替えるべき分岐点

「無料プランのまま使うか、有料プランに切り替えるか」は、利用人数と保存期間で判断するのが基本です。利用人数が無料プランの上限（20〜30名程度）に収まり、承認ルートもシンプルであれば、無料プランのままで十分に運用できます。

一方で、利用人数が上限を超えそう、過去の申請を1年以上保存したい、会計ソフトやチャットツールと連携したい、といった条件が1つでも当てはまれば、有料プランへの切り替えを検討するタイミングです。その場合も、まずは無料トライアルで自社の申請フローを再現してから契約すると失敗がありません。

無料のワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント

無料で使えるワークフローシステムといっても、無料の範囲や得意な使い方はサービスによって大きく異なります。選定時に確認すべきポイントは次の4つです。

1. 無料利用の範囲
2. 承認ルートの柔軟性
3. 他ツールとの連携
4. 運用・サポート体制

1. 無料利用の範囲

まず確認したいのが「何名まで・いつまで・どの機能を」無料で使えるかです。同じ“無料”でも、30名まで期間無制限のプランもあれば、30日間だけのトライアルもあります。

無料プランの場合は、ユーザー数の上限に加え、フォーム数やデータ保存期間の上限も確認しましょう。トライアルの場合は、期間と、終了後に自動で課金されるかどうかもチェックが必要です。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 利用予定人数が無料の上限に収まるか
• データ保存期間・フォーム数に制限がないか
• 無料期間の終了後に自動課金されないか

2. 承認ルートの柔軟性

ワークフローシステムの使いやすさを左右するのが、承認ルートをどこまで細かく設定できるかです。「10万円以上は部長、100万円以上は役員」のような金額による分岐や、部署をまたぐ合議を設定できないと、結局メールでのやりとりが残ってしまいます。

現在の稟議規程や決裁権限表を手元に用意し、その通りの承認ルートを設定できるかをトライアルや無料プランで試してみましょう。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 金額・部署・役職による分岐を設定できるか
• 差し戻し・代理承認・合議に対応しているか
• 組織変更時に承認ルートをまとめて変更できるか

3. 他ツールとの連携

ワークフローシステムは、単体で使うよりも、既存のツールと連携させたほうが効果を発揮します。承認通知がチャットツールに届けば承認が早まり、会計ソフトと連携すれば支払申請の転記作業がなくなります。

すでにグループウェアやkintone、Google Workspace、Microsoft 365を全社で使っている場合は、その環境と連携できる、またはその中で動くワークフローを選ぶと、社員が新しいツールに慣れる手間を減らせます。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 普段使っているチャットツールに承認通知が届くか
• グループウェアやGoogle Workspaceなどと連携できるか
• 会計・人事システムへデータを連携できるか

4. 運用・サポート体制

見落とされがちなのが、「導入後に誰が設定を変え、トラブル時に誰が対応するか」という運用面です。機能が十分でも、設定変更のたびに詰まってしまうと定着しません。

クラウド型であればサーバー管理は不要ですが、無料プランではサポートが限定されることがあります。オープンソース型はサポートがない代わりに自由に改修できますが、保守はすべて自社の責任です。社内の担当者のスキルと工数に合った運用形態を選びましょう。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 社内にサーバー管理やシステム設定の担当者がいるか
• 電話・メールなど、問い合わせ窓口が用意されているか
• 導入時の設定支援やマニュアルが充実しているか

無料のワークフローシステムの選び方

無料で使えるワークフローシステムは、「無料の形態」と「既存ツールとの関係」によって大きく4つのタイプに分けられます。ここでは各タイプの特徴と向いている企業を紹介します。

1. 永年無料プラン型 ｜ 少人数の申請・稟議を0円のまま電子化したい場合
2. クラウド特化型 ｜ トライアルで試してから全社で本格運用したい場合
3. グループウェア・既存ツール連携型 ｜ 社内ポータルやkintone等と一体で使いたい場合
4. オープンソース・自社サーバー型 ｜ 情シスがいて、自社で自由にカスタマイズしたい場合

① 永年無料プラン型 ｜ 少人数の申請・稟議を0円のまま電子化したい場合

人数やフォーム数などの上限内であれば、期間の制限なく無料で使い続けられるタイプです。クラウドで提供されるため、サーバーの用意やインストールは不要で、申し込み後すぐに使い始められます。

上限は「20名まで」「30名まで」など人数で区切られることが多く、少人数の企業や、特定の部署だけで申請を電子化したい場合に向いています。Excelの申請書をそのまま使えるサービスや、社外とのやりとりを含む定型業務をステップ式で進められるサービスもあり、目的に応じて選べます。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 利用人数が20〜30名以内に収まる
• まずは0円で紙の稟議・申請をなくしたい
• 承認ルートが上長1〜2名のシンプルな形

このタイプのワークフローシステムを見る⇩

② クラウド特化型 ｜ トライアルで試してから全社で本格運用したい場合

ワークフロー機能に特化したクラウドサービスで、30日間前後の無料トライアルを用意しているタイプです。無料プランはありませんが、1ユーザーあたり月額300〜500円程度から利用でき、承認ルートの分岐や通知、スマホアプリなどの機能が充実しています。

人数の上限を気にせず全社で使えるため、無料プランの上限を超える規模の企業や、複雑な承認ルートを電子化したい企業に向いています。トライアル期間中に、自社の稟議規程どおりにルートを組めるかを確認してから契約できます。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 利用人数が30名を超える、または今後増える予定がある
• 金額や部署による承認ルートの分岐が多い
• 会計ソフトやチャットツールと連携させたい

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③ グループウェア・既存ツール連携型 ｜ 社内ポータルやkintone等と一体で使いたい場合

スケジュール・掲示板などを備えたグループウェアや、kintone、Google Workspace、Microsoft 365の中でワークフローを使えるタイプです。多くのサービスが30日間の無料トライアルを用意しています。

社員が毎日開くツールの中で申請・承認が完結するため、新しいシステムの操作を覚える負担が小さく、定着しやすいのが特徴です。ワークフロー以外の情報共有もまとめて見直したい企業にとっては、ツールを1つに集約できるメリットもあります。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• グループウェアやGoogle Workspace・Microsoft 365を全社で使っている
• 申請・承認以外の社内の情報共有もまとめて整えたい
• 社員に新しいツールを覚えさせる負担を減らしたい

このタイプのワークフローシステムを見る⇩

④ オープンソース・自社サーバー型 ｜ 情シスがいて、自社で自由にカスタマイズしたい場合

ソフトウェアが無料で公開されており、自社のサーバーにインストールして使うタイプです。ユーザー数の制限がなく、何名で使ってもライセンス費用はかかりません。

ソースコードが公開されているため、自社の業務に合わせて画面や機能を改修することも可能です。その一方で、サーバーの構築・バックアップ・セキュリティ対策はすべて自社で行う必要があるため、社内にシステム管理の担当者がいることが前提になります。

このタイプへの依頼に向いている企業は以下になります。

• 社内にサーバーを管理できる情報システム担当者がいる
• 利用人数が多く、ユーザー課金を避けたい
• データを社内サーバーで管理したい、自由に改修したい

このタイプのワークフローシステムを見る⇩

無料で使えるワークフローシステム一覧比較表

以下は、本記事で紹介するワークフローシステムの一覧比較表です。

上記で自社に合うタイプのサービスを絞り込みたい方は、以下の診断ツールで自社に合うタイプを確認してみてください。

【永年無料プラン型】でおすすめのワークフローシステム

人数やフォーム数の上限内であれば、期間の制限なく0円で使い続けられるワークフローシステムを紹介します。

HRMOS稟議（株式会社ビズリーチ）

30名までなら初期費用・月額費用ともに0円で使える、稟議特化のワークフローシステムです。人事・労務領域のクラウドサービス「HRMOS」シリーズの1つで、契約申請・物品購入申請・交通費申請など、社内のさまざまな稟議書をペーパーレス化できます。

無料プランでもワークフロー（稟議の申請・承認）と稟議履歴（証跡管理）の両方を利用でき、「どの稟議を・誰が・いつ」申請・承認したかの記録が残ります。スマホアプリにも対応しているため、外出先や自宅からでも承認が可能です。

31名以上で使う場合も1人あたり月額100円（税抜）からと低価格です。

無料利用の範囲	30名まで初期費用・月額費用0円。ワークフローと稟議履歴を利用可能
承認ルートの柔軟性	契約・購買・交通費など各種稟議の申請・承認に対応
他ツールとの連携	HRMOSシリーズの勤怠管理と同じサービス基盤
運用・サポート体制	クラウド型でサーバー管理不要。会員登録後すぐに利用開始
料金	無料（30名まで）／31名以上は1人あたり月額100円〜（税抜）

AppRemo（株式会社システムエグゼ）

今使っているExcelの申請書をそのまま使える、20ユーザーまでずっと無料のワークフローシステムです。Excelで作った申請書の雛形を登録するだけで申請フォームを作れるため、社員は見慣れた書式のまま申請できます。

クラウド版のFreeプランは、20ユーザーまで、同時に有効化できる申請フォームは10フォームまで利用可能です。部内で完結する稟議申請や休暇申請、備品購入申請など、限られた申請・承認業務での活用が想定されています。

有料のクラウド版では、申請書データの抽出やモバイル承認、API連携など機能が拡張されます。オンプレミスで使えるパッケージ版も用意されており、将来的に運用形態を選べる点も安心材料です。

無料利用の範囲	20ユーザーまで無料。有効化可能フォーム数10、ディスク容量2GB
承認ルートの柔軟性	Excel雛形をもとにフォームを作成。部内の稟議・休暇・備品申請などに対応
他ツールとの連携	有料版でAPI連携・文書管理システム（SVF Archiver）連携に対応
運用・サポート体制	Web申込から5営業日前後で利用開始。有料版は問合せサポート・FAQサイトあり
料金	無料（20ユーザーまで）／有料のCloud Basicは1ユーザー月額250円（税抜・30ユーザー〜、年額契約）

ワークフローEX（株式会社ナルボ）

ユーザー数・フォーム数ともに無制限で使える無料プランを持つ、ExcelやWordの稟議文書をそのまま回付できるワークフローシステムです。今使っているExcel・Wordの稟議書に記入し、申請ボタンを押すだけで、設定済みの決裁ルートに沿って書類が回ります。

無料プランでは、通知機能とオプション機能以外を利用できます。データの保存期間は申請日ベースで直近6ヶ月間となるため、長期保存が必要な稟議は別途保管するなどの工夫が必要です。また、最終利用日から1ヶ月以上使われなかった場合はサイトが停止します。

分岐する複雑な決裁ルートや、特定の個人・部署を承認者にする設定にも対応しています。クラウドサービスのほかオンプレミス版も提供されています。

無料利用の範囲	ユーザー数・フォーム数無制限。通知・オプション機能は対象外、保存は直近6ヶ月
承認ルートの柔軟性	分岐する決裁ルート、個人・部署単位での承認者設定に対応
他ツールとの連携	ExcelやWordの稟議文書をそのまま申請・回付
運用・サポート体制	申込から環境構築まで5営業日程度。クラウドとオンプレミスを選択可能
料金	無料プランあり／有料プランは要問い合わせ

formwork（株式会社Cone）

フォームに回答するだけで次の担当者に仕事が渡り、進捗も自動で更新される、ステップフォーム式のワークフローツールです。いつも同じ手順で行っている業務をステップ式のフォームとして組み立てると、各ステップの担当者に「いま何をするか」が案内付きで届きます。稟議の承認だけでなく、問い合わせ対応やクライアントワークなど、社外の人も関わる定型業務の進行に強いのが特徴です。

担当者がフォームに回答すると、カンバン上のカードが自動で次の列に進みます。ステップごとに期日を設定すれば、期日に合わせてリマインドが自動で届くため、「まだですか？」と催促する手間もかかりません。通知はアプリ内・メールのほか、SlackやChatworkにも送れます。

無料プランは期間の制限なく0円で利用でき、ワークフロー1個・メンバー3名・プロジェクト月10件まで使えます。料金はユーザー数ではなくワークフローとプロジェクトの数で決まり、スタンダードプラン以上はメンバー数無制限です。

無料利用の範囲	ワークフロー1個・メンバー3名・プロジェクト月10件・ストレージ1GB・データ保存3ヶ月
承認ルートの柔軟性	ステップごとに担当者・期日を設定。定期実行やフォーム送信から自動で開始
他ツールとの連携	通知をアプリ内・メール・Slack・Chatwork・プッシュ通知に配信
運用・サポート体制	AIが業務内容からステップ構成を提案。有料プランは14日間の無料トライアルあり
料金	無料（メンバー3名まで）／ライトプラン月額3,000円（税抜）〜

【クラウド特化型】でおすすめのワークフローシステム

無料トライアルで使い勝手を試してから、全社で本格的に運用できるワークフロー特化型のクラウドサービスを紹介します。

ジョブカンワークフロー（株式会社DONUTS）

1ユーザーあたり月額300円（税抜）から使える、シンプルな画面設計のクラウドワークフローシステムです。勤怠管理や経費精算などを展開するジョブカンシリーズの1つで、シリーズ累計の導入実績は30万社以上にのぼります。

契約・取引・経費・人事・労務・勤怠関連など、さまざまな申請書のテンプレートが用意されており、細かな承認経路や分岐も設定できます。承認が必要な申請はメールやチャットで通知され、専用のiOS/Androidアプリからスマホで申請・承認が可能です。

ジョブカン経費精算とのセットプランも用意されており、汎用的な稟議と経費精算をまとめて電子化したい企業に適しています。メールアドレスと基本情報を登録すれば、すぐに30日間の無料お試しを始められます。

無料利用の範囲	30日間の無料お試し
承認ルートの柔軟性	細かな承認経路・分岐設定に対応。豊富な申請書テンプレート
他ツールとの連携	ジョブカン経費精算とのセット利用が可能。メール・チャットで承認通知
運用・サポート体制	導入（初期設定）サポートプランあり。専用スマホアプリ対応
料金	1ユーザーあたり月額300円（税抜・最低利用料金は月額5,000円）

X-point Cloud（株式会社エイトレッド）

紙の申請書のイメージをそのまま再現して電子化できる、クラウド型のワークフローシステムです。普段使っている帳票と同じ見た目のフォームで申請できるため、紙から移行しても社員が戸惑いにくいのが特徴です。

desknet’s NEO、Google Workspace、SharePoint、サイボウズ Office、サイボウズ Garoonとの連携サービスが用意されており、既存のグループウェアからシングルサインオンで利用できます。基本容量は1TBで、添付ファイルの多い申請にも対応しやすい設計です。

「導入後の運用」まで見据えて30日間の無料トライアルが設けられており、トライアル中に運用や管理の実態を把握してから契約できます。

無料利用の範囲	30日間の無料トライアル
承認ルートの柔軟性	紙の帳票イメージのままフォーム化し、承認ルートを設定
他ツールとの連携	desknet’s NEO・Google Workspace・SharePoint・サイボウズ製品と連携（オプション）
運用・サポート体制	初期費用0円。基本容量1TB（最大10TBまで増設可能）
料金	基本サービス月額20,000円＋1ユーザーあたり月額500円（税抜）

コラボフロー（株式会社コラボスタイル）

Excelで作った申請書をそのままフォームにできる、数名から千人単位の組織まで使えるクラウドワークフローです。まずは数名のチーム単位で使い始め、徐々に利用人数を増やしていく運用にも対応しています。

kintone、LINE WORKS、Microsoft Teams、Box、クラウドサインなど、他サービスとの連携オプションが豊富です。プレミアムプランではプラグイン機能や帳票出力、モバイルアプリが標準で利用できます。

月額・年額の利用料には製品の運用・操作に関する質問を受け付けるサポートサービスが含まれており、プランに応じてお問い合わせ担当者を3〜10名登録できます。30日間の無料お試しが用意されています。

無料利用の範囲	30日間の無料お試し
承認ルートの柔軟性	Excelで申請フォームを作成。プレミアムプラン以上でプラグイン機能に対応
他ツールとの連携	kintone・LINE WORKS・Microsoft Teams・Box・クラウドサインなどと連携（オプション）
運用・サポート体制	利用料にサポートサービスを含む。最低5ユーザー・最低2か月から利用可能
料金	スタンダード1ユーザーあたり月額500円／プレミアム月額800円（税別）

ジンジャーワークフロー（jinjer株式会社）

申請・承認の内容が人事データベースに自動で反映される、人事労務と一体型のワークフローシステムです。入社・異動・従業員情報の変更などの申請を承認すると、その内容が人事データに反映されるため、システム間の転記作業を減らせます。

役職や組織などの人事情報をもとに、複数の申請を横断した共通の承認ルートを設定できるのが特徴です。入社・異動・退職などで組織が変わっても、承認ルートのメンテナンスを最小限に抑えられます。

申請フォームのカスタマイズや、記入内容に応じた回答分岐、説明文の記載・添付にも対応しています。1ヶ月の無料トライアルで、実際の操作感を確認できます。

無料利用の範囲	1ヶ月の無料トライアル
承認ルートの柔軟性	人事情報をもとに複数申請で共通の承認ルートを設定。回答分岐に対応
他ツールとの連携	ジンジャーの人事データベースへ申請内容を自動反映
運用・サポート体制	担当者による操作デモに対応
料金	要問い合わせ

Create!Webフロー（インフォテック株式会社）

クラウド版とパッケージ版から運用形態を選べる、1ユーザー月額500円のワークフローシステムです。店舗や工場からの申請、見積書・注文書の承認など、業種を問わずさまざまな申請業務の電子化に使われています。

クラウド版の標準機能はユーザー数に応じたシンプルな料金体系で、ディスク容量は「ユーザー数×5GB」を全ユーザーで共有できます。決裁されたデータを自動出力するオプションや、DocuWorksファイルへの自動変換オプションも用意されています。

クラウド版は1ヶ月間無料で試用でき、パッケージ版も評価版を1ヶ月間無料で試せます。自社のセキュリティ方針に合わせて、クラウドかオンプレミスかを選べる点が強みです。

無料利用の範囲	クラウド版を1ヶ月間無料で試用可能（パッケージ版も評価版あり）
承認ルートの柔軟性	店舗・工場からの申請や見積書・注文書など多様な申請に対応
他ツールとの連携	決裁データ出力・DocuWorks出力などの連携オプション
運用・サポート体制	クラウド版とパッケージ版を選択可能。初期費用0円
料金	1ユーザーあたり月額500円（10ユーザーから契約可能）

【グループウェア・既存ツール連携型】でおすすめのワークフローシステム

社員が毎日使うグループウェアやkintone、Google Workspace・Microsoft 365の中でワークフローを使えるサービスを紹介します。

自社に合った業務アプリを作り込みたい場合は、kintoneの導入支援を活用する方法もあります。

関連記事：kintone導入支援サービス16選比較。選び方から依頼前の準備事項まで解説

rakumo ワークフロー（rakumo株式会社）

Google Workspace・Microsoft 365を拡張して使える、電子決裁・承認システムです。普段使っているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365のアカウントでそのまま利用でき、新しいログイン情報を社員に配る必要がありません。

申請時の経路可視化や代理申請、差し戻し時のバージョン管理、回覧機能など、申請・承認まわりの機能がそろっています。管理者側では入力項目間の連動設定や分岐設定、異動時の経路設定に対応し、GoogleドライブやOneDriveとの連携も可能です。

利用にはGoogle Workspace（有料版）またはMicrosoft 365が必要です。初期費用は不要で、30日間の無料トライアルが用意されています。

無料利用の範囲	30日間の無料トライアル
承認ルートの柔軟性	分岐設定・経路ステップ設定・異動時の経路設定に対応
他ツールとの連携	Google Workspace・Microsoft 365上で動作。Googleドライブ・OneDrive連携、API連携
運用・サポート体制	初期費用不要。マニュアルとサポート窓口（無料）で自社設定が可能
料金	1ユーザーあたり月額500円（税別・12ヶ月単位の契約）

サイボウズ Office（サイボウズ株式会社）

スケジュールや掲示板とあわせてワークフローを使える、中小企業向けのグループウェアです。社員が毎日開くグループウェアの中で申請・承認が完結するため、新しいツールの操作を覚える負担がほとんどありません。

クラウド版は初期費用無料で、1ヶ月から契約できます。スタンダードコースとプレミアムコースの違いはカスタムアプリ機能の有無のみで、ワークフローを含む標準機能はどちらのコースでも利用可能です。モバイル版アプリやリマインダーツールも無料で使えます。

推奨利用人数は300ユーザーまでとされており、中小規模の企業での利用を想定した設計です。30日間の無料お試しで、すべての機能を試せます。

無料利用の範囲	30日間の無料お試し（すべての機能を利用可能）
承認ルートの柔軟性	グループウェアの標準機能としてワークフローを搭載
他ツールとの連携	スケジュール・掲示板などと同じ画面で申請・承認
運用・サポート体制	利用料金にテクニカルサポートを含む。5ユーザー・1ヶ月から契約可能
料金	スタンダード1ユーザーあたり月額600円／プレミアム月額1,000円（税抜）

kintone（サイボウズ株式会社）

申請や案件管理の業務アプリをノーコードで作り、ワークフローも一体で回せる業務改善プラットフォームです。申請フォームとなるアプリをドラッグ＆ドロップで作成し、プロセス管理機能で承認の流れを設定できます。

スタンダードコース以上では、外部サービス連携やプラグインなどの拡張機能を利用でき、ワークフロー専用のプラグインや連携サービスを組み合わせて機能を広げられます。申請データをそのまま顧客管理や案件管理など他のアプリで活用できる点も、専用システムにはない強みです。

チームで30日間無料で試せるため、自社の申請フローをアプリとして再現できるかを事前に確認できます。

無料利用の範囲	チームで30日間無料
承認ルートの柔軟性	プロセス管理で承認の流れを設定。プラグインで機能拡張
他ツールとの連携	スタンダードコース以上で外部サービス連携・プラグインに対応
運用・サポート体制	ライトはチャット・メール、スタンダード以上は電話サポートにも対応
料金	ライト1ユーザーあたり月額1,000円／スタンダード月額1,800円（税抜・10ユーザーから）

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

グループウェアとノーコードツール、ビジネスチャットを組み合わせて使える統合型のグループウェアです。グループウェアの機能としてワークフローを利用でき、スケジュールや施設予約などと同じ画面で申請・承認を進められます。

スタンダードプラン以上ではノーコードでアプリを無制限に作成でき、API連携にも対応しています。Microsoft 365連携やスマホアプリ・タブレットにも全プランで対応しており、外出先からの承認もスムーズです。

初期費用は0円で、5ユーザーから1ユーザー単位で契約できます。全機能を専用環境で30日間体験できる無料お試しが用意されています。

無料利用の範囲	全機能を専用環境で30日間無料体験
承認ルートの柔軟性	グループウェアのワークフロー機能に加え、ノーコードでアプリを作成可能（スタンダード以上）
他ツールとの連携	Microsoft 365連携。スタンダード以上でAPI利用可能
運用・サポート体制	初期費用0円。5ユーザー・1ヶ月から契約可能
料金	ライト1ユーザーあたり月額600円／スタンダード月額800円（税抜）

【オープンソース・自社サーバー型】でおすすめのワークフローシステム

ソフトウェアが無料で公開されており、自社サーバーにインストールすればユーザー数の制限なく使えるサービスを紹介します。

ノーコードで業務アプリを作るツールを幅広く比較したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：ノーコードツール比較17選。費用相場とタイプ別の選び方

GroupSession（日本トータルシステム株式会社）

ユーザー数無制限・無料で使えるWeb型のグループウェアで、無料版でも稟議（ワークフロー）機能を利用できます。スケジュール・掲示板・ファイル共有・チャットなどの機能もそろっており、社内の情報共有をまとめて無料で整えられます。

無料版は、自社でサーバーを用意し、必要なソフトウェアとGroupSessionをインストールして使います。WindowsやRed Hat Enterprise Linux、AlmaLinuxなど幅広いOSで動作し、公式サイトのインストールガイドに沿って導入できます。

自社でのサーバー管理が難しい場合は、クラウド版（byCloud）も選べます。クラウド版のスマートプランは30日間の無料トライアルで試せるため、無料版と比較してから運用形態を決められます。

無料利用の範囲	無料版はユーザー数無制限（自社サーバーにインストール）
承認ルートの柔軟性	稟議（ワークフロー）機能を搭載
他ツールとの連携	スケジュール・掲示板・ファイル共有・チャットと一体で利用
運用・サポート体制	無料版はサーバー構築・保守を自社で実施。クラウド版は30日間の無料トライアルあり
料金	無料版 0円／クラウド版・サポートは要問い合わせ

Exment（株式会社カジトリ）

ノーコードでデータベースを作り、電子申請・電子稟議の仕組みまで構築できるオープンソースのWebシステムです。自社で用意したサーバーにインストールすれば、完全無料で利用できます。

ワークフローのほか、シングルサインオン（SSO）などの機能も備えており、申請データを業務データベースとして管理できます。国内外の多くのレンタルサーバーや、AzureやAWSといったクラウドサービス上で動作します。

無料ライセンス（GPLライセンス）のほかに商用ライセンスも用意されています。自社の業務に合わせて画面やデータ構造を作り込みたい企業に向いています。

無料利用の範囲	自社サーバーへのインストールで完全無料（GPLライセンス）
承認ルートの柔軟性	ノーコードで申請データと承認フローを構築
他ツールとの連携	SSOに対応。レンタルサーバーやAzure・AWS上で動作
運用・サポート体制	インストール・保守は自社で実施。商用ライセンスあり
料金	無料（商用ライセンスは要問い合わせ）

シラサギ（株式会社ウェブチップス）

CMS・グループウェア・ウェブメールを備えた、すべての機能が無料のオープンソースソフトウェアです。グループウェアにはワークフロー機能が含まれ、経理処理や稟議書の申請を電子化し、PCやスマホ、タブレットから申請・承認できます。

全国の市町村や企業、大学、病院などで使われており、数千人規模の組織での運用にも対応しています。利用者数によって料金が上がることがないため、大規模な組織ほどコストメリットが大きくなります。

他システムとの連携やカスタマイズにも柔軟に対応でき、必要に応じて追加機能を有料で開発することも可能です。クラウドサービスや業務代行サービスも提供されています。

無料利用の範囲	オープンソースのため全機能無料。利用者数による料金変動なし
承認ルートの柔軟性	ワークフロー機能で経理処理・稟議書の申請を電子化
他ツールとの連携	他システムとの連携・カスタマイズに対応。設備予約・掲示板なども搭載
運用・サポート体制	インストールは自社で実施。クラウドサービス・業務代行サービスもあり
料金	無料（オープンソース）

無料のワークフローシステムに関するよくある質問

Q. 無料プランは法人でも使えますか？

今回紹介した無料プランは、いずれも法人での利用を前提としたものです。ただし、申し込み時に会社名や利用予定人数の入力が必要なサービスや、同業他社・個人からの申し込みを断る場合があると明記しているサービスもあります。申し込み前に利用条件を確認しておきましょう。

Q. 無料トライアルが終わると自動で課金されますか？

サービスによって異なります。クレジットカードの登録なしで始められるトライアルは、期間終了後に自動で課金されないケースが一般的です。一方、トライアル開始時に支払い情報を登録するサービスもあるため、申し込み画面で確認してください。

Q. 無料プランから有料プランへデータは引き継げますか？

同じサービス内で無料プランから有料プランへ切り替える場合は、データをそのまま引き継げることが多くあります。別のサービスに乗り換える場合は、申請データをCSVなどで出力できるかを事前に確認しておくと安心です。

Q. 契約書の締結まで無料で電子化できますか？

ワークフローシステムは社内の申請・承認を電子化するツールのため、取引先との契約締結には電子契約システムが必要です。稟議で承認された契約をそのまま電子契約で締結する流れをつくれば、契約業務全体のペーパーレス化が進みます。

関連記事：無料で使える電子契約システム12選比較。タイプ別のおすすめと注意点まで解説

まとめ

本記事では、無料で使えるワークフローシステムを4つのタイプに分けて、無料で使える範囲と選び方、おすすめの16サービスを紹介しました。“無料”には「無料プラン」「無料トライアル」「オープンソース」の3つの形があり、どれを選ぶかで使い続けられる期間と負担するコストが変わります。

永年無料プラン型	少人数の申請・稟議を0円のまま電子化したい場合
クラウド特化型	トライアルで試してから全社で本格運用したい場合
グループウェア・既存ツール連携型	社内ポータルやkintone等と一体で使いたい場合
オープンソース・自社サーバー型	情シスがいて、自社で自由にカスタマイズしたい場合

まずは、自社に合ったタイプを把握することが重要です。まだ診断ツールを試していない方は、ぜひ「無料で使えるワークフローシステム一覧比較表」の下にある診断ツールから確認してみてください。

承認済みの申請書や契約書を長く保管・検索したい場合は、文書管理システムとの併用も検討してみてください。

関連記事：文書管理システムおすすめ15選比較。3タイプ別の選び方と費用相場を解説