各事業の資料フォーマットを統一化することで、業務効率の向上に繋がりました。

2019年にユーザーベースグループとなり、新規事業創出支援を行う株式会社アルファドライブ。

株式会社ニューズピックスの法人向け事業との統合事業、AlphaDrive/NewsPicksを展開する株式会社アルファドライブですが、数あるサービスの紹介資料はすべてのフォーマットがバラバラ。

提案の際は、事業ごとに参考資料を引っ張ってきて、担当者自身がフォーマットに合わせてリデザインを行っていました。

業務効率を向上させるため、フォーマットを統一化したいと資料作成の外注を検討することに。

クリエイティブディレクターである担当の村木様に、利用の経緯と納品資料の効果についてお伺いしました。

• 課題
  • 事業ごとに作成者が異なるため、資料の体裁がバラバラ
  • 各事業の資料を使い回すことができず、生産性が下がっている
• 解決策
  • AlphaDrive/NewsPicksのサービス紹介資料をマスタとして作成
  • 事業部ごとの各資料をマスタのフォーマットに合わせて制作
• 効果
  • 資料を組み合わせるだけで提案資料が作れるように
  • リデザインの手間もなく、資料作成の時間を削減・生産性が向上

資料作成時間を削減し、コア業務に集中できる環境を作りたかった。

• 社内の資料を統一化しようと思った背景をお聞かせください。

村木さん

私の所属する株式会社アルファドライブはAlphaDrive/NewsPicks事業として、様々なソリューションサービスを提供しています。

お客様のニーズに合わせてサービスを提案するので、提案資料は都度作成していたのですが、とても時間がかかってしました。

というのも、各事業部のメンバーが各々に資料を作っていたので、デザインやフォーマットが事業ごとにバラバラになっていました。

ページをコピーして提案資料の中に入れ込んでも、リデザインする必要が出ていたんです。

大事なのはデザインのブラッシュアップではなく、提案内容のブラッシュアップなので、ここの提案資料作成の時間を削減できないかと思い、資料フォーマットを統一化しようと考え始めました。

• 社内で対応することは考えませんでしたか？

村木さん

社内にデザイナー部隊がいるので少し考えましたが、資料のボリュームが多いのと、今後のことを考えると、信頼できる外注先を見つけて定常的に依頼するほうがよいと思い、外注を検討しました。

あとは、ぼくの考え方ですが「見た目だけをきれいにする」のがデザインだと思っていないので、社内でもデザイン業務を行うときは上流から関わらせてもらっているんですよね。

毎回その関わり方をするとキリがないから。。というのも正直ありますね。（笑）

表層を整えるだけがデザインではない。そこを理解してくださっていると感じました。

• 他社を検討されていたと思いますが、弊社を決めて頂いた決め手は何でしたか？

村木さん

1つは、コミュニケーションのスムーズさですね。

役割上、いろんな外部の企業と連携してプロジェクトを進めることが多いのですが、コミュニケーションも制作も「時間がかかるなぁ。。」と思う企業様もやはりいらっしゃいます。

コミュニケーションに時間を割いてしまって、他業務がおざなりになってしまうと良いクリエイティブができないですし、本末転倒です。

だからこそ、コミュニケーションも制作もスピーディに対応してくれる企業さんを探していました。

複数社話を聞きましたが、理解が早く、その場で提案をもらえたのはc-slideさんだけだったのでその場で依頼をすることに決めていました。（笑）

• その場で決めて頂けていたんですね。（笑）他にはありましたか？

村木さん

もう一つは、構造的なデザインに徹底的にこだわっている点ですね。

先程もお話しましたが、デザインは表層を整える作業ではない。

見た目をきれいにすることが目的ではなくて、伝えたい想いや情報があって、その伝えたいことを読み手に伝えやすくするための手段としてデザインがあるだけなんです。

c-slideさんは初回の打ち合わせからデザインの話は一切せずに、構成や活用方法の提案をくださったので「求めていた企業さんだ！信頼できる！」と思いました。

複数のサービス紹介資料の組み合わせで提案資料を作成。デザインを整える必要がないので、業務効率が格段に上がっています。

• 納品資料はどのように活用できていますか？

村木さん

各事業のサービス紹介資料単体だと、営業資料として活用しています。

特にAlphaDrive/NewsPicksは事業特性上、サービスが多くて口頭だけの説明では伝わりづらいので、わかりやすく図解頂いたおかげで情報伝達が非常にスムーズになっています。

• 業務効率は上がりましたか？

村木さん

各事業のサービス紹介資料を組み合わせて提案資料として活用しているのですが、当初の狙い通り、業務効率の向上に繋がっていると感じています。

今まではフォーマットがバラバラだったので、資料を組み合わせた後にデザインを整えたり、微調整をしていたので時間がかかっていたのですが、フォーマットが同じだと調整する必要がない。

必要なページのコピー&ペーストだけで提案資料が完成するんです。

また、テキストを変更したかったり、レイアウトを調整したい場合も、シンプルなデザインにしてもらっているので崩れたりすることもなく、すぐに調整できています。

資料作成時間を削減することで、提案内容のブラッシュアップなどのコア業務に集中することができていますね。

提案機会が多い、かつ事業規模が大きい企業におすすめしたいですね。

• 最後に、どんな企業様におすすめだと思いますか？

村木さん

事業会社で、事業規模もサービス数も多い企業におすすめだと思います。

会社も事業もそうですが、規模が大きくなってくるとナレッジが溜まっていくのにも関わらず、なかなかそのナレッジをシェアできない、なんてことがあると思います。

提案業務が多いと、毎日資料を作成している。。ということもありえます。

社内資料をすべて同じフォーマットに統一し、社内で共有する仕組みを整えるだけで資料作成にかける時間は驚くほどに削減できると、今回実感したので、是非おすすめしたいですね。

自分たちで作れない資料はお願いすれば同じフォーマットで作成してもらえますし、上記に課題を感じている方にはおすすめしたいと思います。

• 村木さん、お話お聞かせいただいてありがとうございました！引き続き、たくさんの資料のご依頼お待ちしております。（笑）