グループウェアおすすめ15選比較。4タイプ別の選び方と費用相場を解説

「予定はGoogleカレンダー、資料はメール添付、申請はまだ紙のまま…」

「社内のお知らせを流しても、誰が読んだのか分からない」

「Microsoft 365は入れたけれど、稟議や施設予約までは手が回っていない」

社員が増えるほど、情報があちこちに散らばり、確認のための電話やチャットが増えていきます。こうした「社内の情報共有の詰まり」をまとめて解消するのがグループウェアです。

ただし、グループウェアには数多くの製品があり、Google WorkspaceやMicrosoft 365のようなオフィスツール一体型から、稟議・施設予約まで1画面で完結する国産型、無料で始められるものまで性格がまったく異なります。

本記事では、主要なグループウェアから15サービスを厳選し、4つのタイプに分類して紹介します。代表的な製品とシェア、費用相場、比較ポイント、自社に合うタイプが分かる診断ツールまでまとめているので、選定の土台としてご活用ください。

グループウェアとは？代表例とシェア

グループウェアとは、社内の情報共有と共同作業を1つの仕組みにまとめるためのツールです。スケジュール共有、掲示板、ファイル共有、ワークフロー（申請・承認）、施設予約などを1つのIDで使えるようにし、メール・Excel・紙に散らばっていた情報を集約します。

ここでは、主な機能と代表的な製品、ビジネスチャットとの違いを整理します。

グループウェアの主な機能

機能	説明
スケジュール共有	社員・部署の予定を一覧表示。空き時間の確認や会議の設定が可能。
掲示板・お知らせ	全社・部署単位の周知。既読確認やコメントに対応する製品も多数。
ファイル共有・文書管理	資料をフォルダ単位で保管・共有。アクセス権限の設定も可能。
ワークフロー	稟議・経費・休暇などの申請と承認を電子化。承認経路の設定も可能。
施設・備品予約	会議室や社用車、備品の予約状況を一元管理。
メッセージ・チャット	社内の連絡を1対1やグループでやり取り。
アドレス帳・ToDo	社内外の連絡先やタスクを共有。

代表的なグループウェアと企業規模別のシェア

グループウェアの代表例は、Microsoft 365、サイボウズ Office、Google Workspaceの3つです。

PIGNUSが2023年11月に業務用ソフトの利用者3,558人を対象に行った調査では、利用シェアの上位は「Microsoftシリーズ」25.21%、「サイボウズ Office」14.67%、「Google Workspace」9.0%でした。BOXILが2025年6月にグループウェアの導入担当者1,704人を対象に行った調査でも、Microsoft 365（14.72%）、サイボウズ Office（12.86%）、Google Workspace（7.21%）が上位を占めています。

注目したいのは、企業規模によって選ばれる製品がはっきり分かれる点です。

企業規模	平均より選ばれている製品	背景
1〜99人	Google Workspace（32.2%）	メール・カレンダー・ドキュメントを一式で、低コストに揃えたい
100〜999人	サイボウズ Office（43.5%）	稟議・掲示板・施設予約まで、誰でも使える画面で一元化したい
1,000人以上	Microsoftシリーズ（57.3%）	既存のOffice環境・ID管理との統合を優先したい

つまり、「どれが一番人気か」ではなく「自社の規模と今の環境に合うか」で選ぶのが、グループウェア選びの基本です。

ビジネスチャットとの違い

「チャットツールがあれば十分では？」と考える方も多いですが、ビジネスチャットとグループウェアは役割が異なります。

項目	ビジネスチャット	グループウェア
得意なこと	即時のやり取り・相談	予定・申請・お知らせ・資料 の蓄積と共有
情報の残り方	時系列で流れていく	機能ごとに整理されて残る
苦手なこと	申請の承認経路、施設予約、 全社周知の既読管理	気軽な雑談やスピード重視 のやり取り
向いている場面	プロジェクト内の連絡	全社・部署をまたぐ 情報共有と定型業務

チャットは「流れる情報」、グループウェアは「残す情報」の置き場所です。両方を併用する企業も多く、グループウェアにチャット機能が付いている製品もあります。

チャットツール単体の導入を検討している方は、以下の比較記事もあわせて確認しておくと、役割分担を決めやすくなります。

関連記事：ビジネスチャットツールおすすめ15選比較。タイプ別の選び方を診断付きで解説

グループウェアで解決できる課題

よくある課題	導入で得られる効果
相手の予定が分からず、確認の電話やチャットが多い	スケジュールが見えるため、確認の手間がなくなる
稟議や休暇の申請が紙で、承認が止まりやすい	申請・承認が電子化され、外出先からでも承認できる
お知らせがメールに埋もれて読まれない	掲示板で周知し、既読状況まで確認できる
最新の資料がどれか分からない	ファイルの置き場所が1つになり、版の混乱が減る
会議室の予約がダブルブッキングする	施設予約で空き状況がひと目で分かる

稟議や経費の申請だけを電子化したい場合は、グループウェアではなくワークフローシステム単体で足りるケースもあります。

関連記事：ワークフローシステム比較14選。移行方法と社内基盤別の選び方

グループウェアの費用相場

グループウェアの費用は、提供形態と料金体系で大きく変わります。ここでは、提供形態の違い、料金体系のパターン、利用人数別の年間費用、月額以外にかかるコストの順に整理します。

クラウド型とオンプレミス型の違い

項目	クラウド型	オンプレミス型（パッケージ版）
初期費用	無料〜数万円程度	ライセンス購入費＋サーバー構築費
月額費用	1ユーザーあたりの月額課金が中心	原則なし（保守費用は別途）
導入までの期間	申し込み後すぐ〜数営業日	サーバー準備を含め数週間〜
運用・保守	ベンダー側でアップデート	自社でサーバー管理・更新
社外からのアクセス	標準で対応	VPN等の環境整備が必要
向いている企業	中小企業・テレワーク中心の企業	独自のセキュリティ要件・カスタマイズが必要な企業

現在の主流はクラウド型です。本記事で紹介する15サービスもクラウド版を中心に扱います。

料金体系の3つのパターン

料金体系	特徴	本記事での例
ユーザー課金型	1ユーザーあたり月額300〜1,000円前後。 人数に比例して費用が増える	サイボウズ Office、desknet’s NEO、 Google Workspace
定額型	一定人数まで月額固定。 人数が多いほど1人あたりが安くなる	J-MOTTOグループウェア、 HotBiz8、Colorkrew Intra
無料版・無料プラン	人数や機能に上限あり。 有料版へ移行する前提の製品が多い	LINE WORKS、Lark、GroupSession

利用人数別の年間費用シミュレーション

ユーザー課金型と定額型では、人数が増えたときの費用の伸び方が大きく異なります。1ユーザー月額600円のユーザー課金型と、J-MOTTOグループウェア（20ユーザーまで月額4,000円、以降10ユーザーごとに月額1,500円）の定額型で比べると以下のとおりです（いずれも税抜）。

利用人数	ユーザー課金型（月額600円/人）	定額型（J-MOTTOグループウェアの場合）
10名	月額6,000円／年間72,000円	月額4,000円／年間48,000円
50名	月額30,000円／年間360,000円	月額8,500円／年間102,000円
300名	月額180,000円／年間2,160,000円	月額46,000円／年間552,000円

人数が多いほど定額型の割安感は大きくなります。ただし、定額型は機能やディスク容量が絞られている場合もあるため、金額だけでなく「必要な機能がそろうか」とあわせて判断することが大切です。

月額料金以外にかかるコスト

料金表に出てこない費用が、導入後の満足度を左右します。

1. データ移行の費用

既存のグループウェアやファイルサーバーから乗り換える場合、スケジュールや掲示板、ファイルのデータ移行が必要です。移行サービスを有償で用意している製品もあり、作業量によっては数十万円規模になることもあります。

2. 初期設定と定着支援の工数

組織図・承認経路・アクセス権限の設定は、社内の担当者が行うのが一般的です。社員向けの操作説明会やマニュアル作成も含めると、数十時間単位の工数がかかります。導入支援や操作研修を提供しているベンダーを選ぶと、この負担を減らせます。

3. オプション費用

ディスク容量の追加、スマホでのセキュアアクセス、ワークフローや勤怠管理の追加機能は、別料金になっている製品が多くあります。必要なオプションを含めた総額で比較しましょう。

グループウェアを選ぶ際に確認すべき4つの比較ポイント

グループウェアは、どれも似た機能を備えているように見えます。しかし実際には「今使っているツールとつながるか」「何人まで快適に使えるか」で、向き不向きがはっきり分かれます。ここでは、選定時に確認したい4つのポイントを解説します。

1. 既存ツールとの連携
2. 搭載機能の範囲
3. 対応できる組織規模
4. 使いやすさ・定着支援

1. 既存ツールとの連携

最初に確認したいのは、すでに社内で使っているツールとの関係です。多くの企業では、メールやカレンダーにGoogle WorkspaceかMicrosoft 365を使っています。その上にグループウェアを追加するのか、グループウェアに一本化するのかで、選ぶべき製品が変わります。

予定を二重に入力する状態になると、どちらかが使われなくなり、定着に失敗します。

確認すべきポイントは次の3つです。

• 今使っているカレンダー・メールと同期できるか
• シングルサインオンでログインを1回にまとめられるか
• 勤怠・経費・チャットなど周辺ツールとつながるか

2. 搭載機能の範囲

次に、どこまでの業務を1つのツールで済ませたいかを決めます。スケジュールと掲示板だけで十分な企業もあれば、稟議・施設予約・勤怠まで1画面にまとめたい企業もあります。

機能が多いほど便利になる一方で、使わない機能が画面に並ぶと社員が迷う原因にもなります。「今すぐ必要な機能」と「1〜2年以内に必要になりそうな機能」を分けて整理しておくと、過不足なく選べます。

• 今すぐ必要な機能がすべて標準機能でそろうか
• ワークフローや勤怠管理などをオプションで追加できるか
• 自社独自の業務をアプリとして作れるか

3. 対応できる組織規模

グループウェアには、それぞれ想定している利用人数があります。少人数向けの製品を数百名規模で使うと、権限設定や組織変更のたびに管理者の負担が大きくなります。逆に、大企業向けの製品を少人数で使うと、最低契約数や基本料金が割高になりがちです。

• 最低契約人数と推奨される上限人数はどれくらいか
• 部署・役職ごとのアクセス権限を細かく設定できるか
• 多拠点・多言語での利用に対応しているか

4. 使いやすさ・定着支援

どれだけ高機能でも、社員に使われなければ意味がありません。特に、PCに不慣れな社員や現場で働く社員が多い企業では、操作の分かりやすさとスマホでの使いやすさが定着を大きく左右します。

導入時に操作説明や設定代行を受けられるか、問い合わせ窓口がどこまで対応してくれるかも、定着までのスピードに直結します。

• 無料トライアルで、実際に使う社員が操作を試せるか
• スマホアプリで予定確認や承認ができるか
• 導入支援・操作研修・電話サポートを受けられるか

グループウェアの選び方

グループウェアは「どれが一番高機能か」ではなく、「今の自社の規模と環境に合うか」で選ぶのが正解です。ここでは、グループウェアを4つのタイプに分類し、それぞれの特徴と向いている企業を紹介します。

1. 国産オールインワン型 ｜ 中小企業で、ITに不慣れな社員も含めて全社の情報共有を整えたい場合
2. オフィスツール統合型 ｜ メール・文書作成・Web会議まで一式で揃えたい・拡張したい場合
3. 大規模・統制型 ｜ 数百名以上・多拠点で、権限や申請を厳格に管理したい場合
4. スモールスタート型 ｜ 少人数や現場中心で、無料・低コストから始めたい場合

①国産オールインワン型 ｜ 中小企業で、ITに不慣れな社員も含めて全社の情報共有を整えたい場合

スケジュール、掲示板、ワークフロー、施設予約、ファイル管理など、社内の情報共有に必要な機能が最初からそろっているのが国産オールインワン型です。日本企業の業務の進め方に合わせて作られており、稟議の承認経路や代理承認、掲示板の既読確認といった機能を標準で備えています。

画面がシンプルで、PCに不慣れな社員でも迷いにくいのも特徴です。100〜999人規模の企業で最も選ばれているのもこのタイプです。

このタイプのグループウェアに向いている企業は以下になります。

• 紙・Excel・メールでの情報共有から卒業したい
• 稟議・施設予約・掲示板まで1つの画面にまとめたい
• ITに詳しくない社員でもすぐに使える製品がよい

このタイプのグループウェアを見る⇩

②オフィスツール統合型 ｜ メール・文書作成・Web会議まで一式で揃えたい・拡張したい場合

メール、カレンダー、文書作成、表計算、Web会議、クラウドストレージまでを1つの契約で使えるのがオフィスツール統合型です。社外とのファイル共有やオンライン会議が多い企業、テレワーク中心の企業と相性が良いタイプです。

すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っている企業は、このタイプを土台にしたまま、不足しがちな稟議や施設予約、全社掲示板を拡張サービスで補う選択肢もあります。

このタイプのグループウェアに向いている企業は以下になります。

• メールや文書作成ツールもまとめて刷新したい
• 社外とのファイル共有やWeb会議が多い
• Google Workspace・Microsoft 365の不足機能だけを補いたい

このタイプのグループウェアを見る⇩

③大規模・統制型 ｜ 数百名以上・多拠点で、権限や申請を厳格に管理したい場合

数百名から数千名規模での利用を前提に、部署・役職ごとの細かな権限設定や、複雑な承認経路、多拠点・多言語での運用に対応しているのが大規模・統制型です。組織変更が多い企業や、内部統制の観点から申請・承認の記録を厳格に残したい企業に向いています。

社内ポータルとして全社の入口を1つにまとめ、情報の探しやすさを高める製品もこのタイプに含まれます。

このタイプのグループウェアに向いている企業は以下になります。

• 利用者が数百名以上、または複数の拠点・海外拠点がある
• 部署や役職ごとに閲覧・承認の権限を細かく分けたい
• 基幹システムやERPとの連携も視野に入れている

このタイプのグループウェアを見る⇩

④スモールスタート型 ｜ 少人数や現場中心で、無料・低コストから始めたい場合

無料版・無料プランがある、または1ユーザーあたりの料金が安いのがスモールスタート型です。まずは小さく始めて、社内に定着してから有料版や上位プランへ移行できます。

スマホで使いやすい製品が多く、店舗や現場で働く社員が多い企業にも向いています。人数が増えても定額で使える製品もあり、コストを読みやすいのも特徴です。

このタイプのグループウェアに向いている企業は以下になります。

• 数名〜数十名の組織で、まずは無料・低価格で試したい
• PCを持たない現場の社員にも使ってもらいたい
• 人数が増えても費用が大きく変わらない料金体系がよい

このタイプのグループウェアを見る⇩

グループウェアおすすめ一覧比較表

上記で自社に合うタイプのグループウェアを絞り込みたい方は、以下の診断ツールで自社に合うタイプを確認してみてください。

【国産オールインワン型】でおすすめのグループウェア

国産オールインワン型のグループウェアは次の4サービスです。

サイボウズ Office（サイボウズ株式会社）

中小企業向けグループウェアの定番として、幅広い業種で使われているサービスです。スケジュール、掲示板、ワークフロー、施設予約、ファイル管理、報告書など、社内の情報共有に必要な機能を標準でそろえています。

最大の強みは、ITに不慣れな社員でも迷わず使える画面設計です。機能ごとにメニューが整理されており、マニュアルを読み込まなくても日常の操作が完結します。上位コースでは、顧客管理や案件管理などの業務アプリをプログラミングなしで作れるため、Excelで管理していた業務も取り込めます。

5ユーザーから契約でき、300ユーザーまでの利用を推奨している、中小企業にちょうど良い規模感の製品です。初めてグループウェアを導入する企業や、全社員に使ってもらうことを最優先にしたい企業に向いています。

既存ツールとの連携	単体で社内の情報共有を完結させる設計。モバイル版アプリやデスクトップ通知ツールを無料で提供
搭載機能の範囲	スケジュール・掲示板・ワークフロー・施設予約・ファイル管理など。上位コースはカスタムアプリにも対応
対応できる組織規模	5ユーザーから契約可能。300ユーザーまでの利用を推奨
使いやすさ・定着支援	誰でも使いやすいシンプルな画面。30日間の無料お試し、オンラインセミナー、導入相談あり
料金	スタンダード 月額600円/ユーザー、プレミアム 月額1,000円/ユーザー（税抜・初期費用無料）

desknet’s NEO（株式会社ネオジャパン）

グループウェアとノーコードの業務アプリ作成を1つにまとめたサービスです。スケジュール、インフォメーション、ワークフロー、施設予約、文書管理など、日々の情報共有に必要な機能を幅広く備えています。

特徴は、Microsoft 365との連携に標準で対応している点です。メールやTeamsはMicrosoft 365のまま使い、稟議や施設予約などの社内業務だけをdesknet’s NEOで管理する、といった使い分けができます。オプションでGoogleカレンダーとの同期にも対応しています。

上位プランではノーコードツール「AppSuite」で自社業務のアプリを作成でき、さらに上のプランではビジネスチャットも利用できます。必要な機能に合わせて段階的にプランを選べるため、まずはグループウェアから始めて、業務のデジタル化を少しずつ広げたい企業に向いています。

既存ツールとの連携	Microsoft 365連携を全プランで提供。Googleカレンダー連携はオプションで対応
搭載機能の範囲	スケジュール・ワークフロー・施設予約・文書管理など。上位プランはノーコードツールやビジネスチャットも利用可能
対応できる組織規模	5ユーザーから1ユーザー単位で契約可能
使いやすさ・定着支援	スマホアプリ・タブレットに対応。訪問・オンラインでの操作教育サービスあり
料金	ライト 月額600円/ユーザー〜（税抜・初期費用0円）

J-MOTTOグループウェア（リスモン・ビジネス・ポータル株式会社）

20ユーザーまで定額で使える、コスト重視の国産グループウェアです。スケジュール、掲示板、設備予約、回覧・レポート、ワークフローなど、全26機能を標準で搭載しています。

強みは料金体系のわかりやすさです。20ユーザーまでは月額4,000円（税抜）の定額で、それ以上は10ユーザーごとに追加する仕組みのため、人数が増えるほど1人あたりの費用が下がります。数十名〜数百名規模で使っても、ユーザー課金型に比べて年間費用を大きく抑えられます。

高機能なワークフロー、Web勤怠、Web給与明細、ファイル共有などのオプションを必要に応じて追加でき、バックオフィス業務までまとめてクラウド化できるのも特徴です。費用を抑えながら、全社で使えるグループウェアを導入したい企業に向いています。

既存ツールとの連携	ワークフロー・Web勤怠・Web給与明細などの自社オプションと連携
搭載機能の範囲	スケジュール・掲示板・設備予約・回覧・ワークフローなど全26機能。勤怠・給与明細などはオプションで追加
対応できる組織規模	20ユーザーまで定額。以降は10ユーザー単位で追加
使いやすさ・定着支援	基本機能に絞ったシンプルな構成で導入しやすい
料金	スタンダード 月額4,000円（税抜・20ユーザーまで）、超過は10ユーザーごとに月額1,500円（税抜）

NI Collabo 360（株式会社NIコンサルティング）

1人月額360円で、豊富な機能を標準搭載した多機能・低価格のグループウェアです。スケジュールやワークフロー、文書共有管理などの基本機能に加え、経費精算やプロジェクト管理といった業務機能まで1つにまとまっています。

「経営改善型グループウェア」を掲げており、情報共有にとどまらず、社員の活動を可視化して業務改善につなげる機能を持つのが特徴です。申請や経費、プロジェクトの進捗が1か所に集まるため、管理職が現場の状況を把握しやすくなります。

クラウド版のほかに買い取りのパッケージ版も選べ、海外拠点向けのGlobal Editionも用意されています。コストを抑えつつ、情報共有から業務管理まで幅広くカバーしたい企業に向いています。

既存ツールとの連携	業務機能を標準搭載し、グループウェア内で業務を完結させる設計
搭載機能の範囲	スケジュール・ワークフロー・文書共有管理に加え、経費精算・プロジェクト管理なども標準搭載
対応できる組織規模	少人数から利用可能。海外拠点向けのGlobal Editionあり
使いやすさ・定着支援	30日間の無料トライアルあり。電話での問い合わせにも対応
料金	クラウド版 月額360円/ユーザー、パッケージ版 10ユーザー58,000円〜

【オフィスツール統合型】でおすすめののグループウェア

オフィスツール統合型のグループウェアは次の4サービスです。

すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365を使っている場合は、全面的に乗り換える必要はありません。稟議や施設予約、全社掲示板など足りない機能だけを補うなら、Google Workspace・Microsoft 365の拡張サービスであるrakumoや、Microsoft 365と連携できる国産オールインワン型のdesknet’s NEOも選択肢になります。

Google Workspace（Google LLC）

Gmail・カレンダー・ドキュメント・Meetを1つの契約で使える、クラウド型のオフィスツール一式です。メール、予定共有、文書作成、表計算、Web会議、クラウドストレージまで、日々の仕事に必要なツールがブラウザだけでそろいます。

強みは、複数人での同時編集と社外との共有のしやすさです。1つのドキュメントを複数人で同時に編集でき、ファイルを送り合う必要がありません。生成AIのGeminiが各アプリに組み込まれており、メールの下書きや会議の要約にも活用できます。

1〜99人規模の企業で特に選ばれており、ITツールに慣れた社員が多い企業やテレワーク中心の企業と相性が良い製品です。一方、稟議の承認経路や全社掲示板の既読管理などは、拡張サービスと組み合わせて補う企業が多くあります。

既存ツールとの連携	Marketplaceのアドオンや拡張サービスで機能を追加可能。Office形式のファイルも編集可能
搭載機能の範囲	メール・カレンダー・ドキュメント・Web会議・ストレージ・会議室予約・ノーコードのアプリ作成など
対応できる組織規模	Business Starter・Standard・Plusは最大300ユーザー。Enterpriseは上限なし
使いやすさ・定着支援	ブラウザとスマホアプリで利用可能。14日間の無料お試しあり
料金	Business Starter 月額800円/ユーザー〜（税別）

Microsoft 365（日本マイクロソフト株式会社）

Teams・Outlook・SharePointを中心に、Officeアプリと社内の情報共有を統合したサービスです。メールと予定表、チャットとWeb会議、社内ポータル、ファイル共有までを1つのIDで使えます。

強みは、WordやExcelなど既存のOffice文書との親和性と、ID・端末管理まで含めたセキュリティ統制です。SharePointで部署ごとのポータルサイトや文書ライブラリを作れるため、全社の情報を権限付きで整理できます。

1,000人以上の企業で特に利用シェアが高く、すでにOfficeを全社で使っている企業にとっては導入のハードルが低い製品です。一方、日本企業特有の稟議フローや施設予約を細かく作り込むには、Power Automateでの設定や連携製品の活用が必要になる場合があります。

既存ツールとの連携	Officeアプリと完全統合。連携に対応した国産グループウェアも多数
搭載機能の範囲	メール・予定表・チャット・Web会議・社内ポータル・ファイル共有など
対応できる組織規模	一般法人向けのBusinessプランと、大企業向けのEnterpriseプランを用意
使いやすさ・定着支援	使い慣れたOfficeの操作感。デスクトップ・Web・モバイルで利用可能
料金	Business Basic 月額1,049円/ユーザー〜（税抜・年払い）

Lark（Lark Technologies Pte. Ltd.）

チャット・ドキュメント・Web会議・カレンダー・データベースを1つのアプリに集約したコラボレーションツールです。ツールを行き来せずに、会話から資料作成、会議までを1画面で進められます。

強みは、無料のスタータープランから始められる点です。20名までなら無料で主要な機能を試せるため、少人数のチームでまず使ってみて、定着してから有料プランへ移行できます。チャットの中で文書を共同編集したり、表形式のデータベースでタスクや案件を管理したりと、情報共有と業務管理をまとめて行えます。

メールや文書作成をまとめて新しくしたいスタートアップや成長中の企業、少人数で使えるオールインワンのツールを探している企業に向いています。

既存ツールとの連携	外部アプリとの連携・APIに対応
搭載機能の範囲	チャット・ドキュメント・Web会議・カレンダー・データベース・承認など
対応できる組織規模	スタータープランは20名まで。有料プランで大人数にも対応
使いやすさ・定着支援	1つのアプリで完結するため、ツールの使い分けが不要
料金	スターター 無料（20名まで）、Pro 月額1,420円/ユーザー（税抜・年払い）

rakumo（rakumo株式会社）

Google Workspace・Microsoft 365に、日本企業向けのワークフロー・掲示板・カレンダー機能を追加する拡張サービスです。Google WorkspaceやMicrosoft 365を使い続けながら、稟議や経費精算、全社掲示板、勤怠管理など、標準機能では足りない部分だけを補えます。

強みは、必要な機能を1製品から選んで導入できる点です。ワークフロー、カレンダー、ボード（掲示板）、キンタイ、コンタクト、ケイヒの6製品を個別にも、パックでも契約できます。普段使っているアカウントでそのままログインでき、社員は新しいツールを覚える負担が少なく済みます。

自治体や大学、小売・飲食チェーンなど、数百名〜数千名規模の組織にも導入されています。Google WorkspaceやMicrosoft 365は定着しているものの、稟議や施設予約などの社内業務が別のツールや紙に残っている企業に向いています。

既存ツールとの連携	Google Workspace・Microsoft 365に対応。普段のアカウントでそのまま利用
搭載機能の範囲	ワークフロー・カレンダー・掲示板・勤怠・アドレス帳・経費の6製品から選択
対応できる組織規模	小規模から数千名規模の自治体・企業まで導入あり
使いやすさ・定着支援	30日間の無料トライアルあり。導入支援サービスも利用可能
料金	Google Workspace版：製品単体 月額130円/ユーザー〜（税抜・12ヶ月単位の契約）。別途Google Workspace（有料版）が必要

【大規模・統制型】でおすすめのグループウェア

大規模・統制型のグループウェアは次の3サービスです。

Garoon（サイボウズ株式会社）

数百名から数千名規模の組織での利用を前提にした、中堅・大企業向けのグループウェアです。スケジュール、ワークフロー、掲示板、スペース、施設予約、メッセージなどを備え、大人数でも快適に使える設計になっています。

強みは、複雑な組織構造と権限への対応力です。部署・役職ごとの閲覧権限や承認経路を細かく設定でき、組織変更や人事異動にも柔軟に対応できます。多言語・タイムゾーン表示に対応しているため、海外拠点を含めた全社での利用も可能です。

ワークフローで承認したデータを基幹システムへ連携するなど、業務システムと組み合わせた運用にも向いています。中小企業向け製品からの移行先としても選ばれており、組織の拡大に合わせてグループウェアを見直したい企業に向いています。

既存ツールとの連携	連携製品やカスタマイズにより外部カレンダー・業務システムと連携可能
搭載機能の範囲	スケジュール・ワークフロー・掲示板・スペース・施設予約・メッセージなど
対応できる組織規模	10人から契約可能。数千名規模の組織にも対応
使いやすさ・定着支援	スマホでの承認・予定確認に対応。多言語・タイムゾーン表示に対応
料金	月額900円/ユーザー（税抜・1,000ユーザーまで）。1,001ユーザー以上は別料金

POWER EGG（ディサークル株式会社）

グループウェア・申請ワークフロー・Webデータベースを1つの基盤で統合したサービスです。情報共有だけでなく、社内のあらゆる申請・承認業務と、業務データの管理までを1つのシステムで完結できます。

強みは、内部統制を意識した申請ワークフローの作り込みやすさです。複雑な承認ルートや決裁権限にも対応しやすく、申請データをWebデータベースに蓄積して業務管理に活用できます。英語・中国語の多言語オプションや、REST APIの利用権も用意されています。

利用人数が増えるほど1ユーザーあたりの単価が下がる料金体系で、最大4,000ユーザーまで契約できます。解約時にデータを返却するサービスも用意されているため、長期運用でもデータの持ち出しに不安がありません。紙やExcelの申請業務を全社で電子化したい中堅〜大企業に向いています。

既存ツールとの連携	REST APIの利用権をオプションで提供。CRM機能も追加可能
搭載機能の範囲	グループウェア・汎用申請ワークフロー・Webデータベース・CRM
対応できる組織規模	初期導入は30ユーザーから。最大4,000ユーザーまで対応
使いやすさ・定着支援	30日間の無料トライアルあり。データ移行・データ返却サービスを用意
料金	サービス基本使用料 月額10,000円＋グループウェア 月額500円/ユーザー〜（人数に応じて単価が逓減）

Colorkrew Intra（株式会社Colorkrew）

全社の情報の入口を1つにまとめる、社内ポータル型のグループウェアです。掲示板、スケジュール、ファイル管理、ToDo、リンク集などを1つのポータル画面に集約し、社員が必要な情報にすぐたどり着ける状態を作ります。

強みは、情報の「探しやすさ」です。ファイルの中身まで検索できるファイル内検索やAI検索を備え、上位プランではAIチャットやAIサマリーも利用できます。部署ごとのサブサイトやオリジナルテーマで、組織ごとに見せる情報を整理できます。

300名まで定額で使えるため、利用人数が多いほど1人あたりの費用を抑えられます。導入時には専任スタッフによるオンボーディング支援があり、社内展開や操作説明までサポートを受けられます。社内の情報が複数のツールに散らばり、「どこに何があるか分からない」状態を解消したい企業に向いています。

既存ツールとの連携	アプリケーションハブで社内の各種ツールへの入口を集約。同社サービスとも連携
搭載機能の範囲	掲示板・スケジュール・ファイル管理・ToDo・ポータル・AI検索など
対応できる組織規模	スタンダード・プレミアムは300名まで。301名以上はエンタープライズ向けプランで対応
使いやすさ・定着支援	専任スタッフによるオンボーディング支援あり。無料トライアルにも対応
料金	スタンダード 月額10万円（税抜・300名まで）、301名以上は要問い合わせ

【スモールスタート型】でおすすめのグループウェア

スモールスタート型のグループウェアは次の4サービスです。

GroupSession（日本トータルシステム株式会社）

無料版から始められる、国産のオープンソース型グループウェアです。スケジュール、掲示板、ファイル管理、施設予約、ショートメール、日報など、基本的な情報共有の機能をそろえています。

最大の強みは、無料版を自社サーバーに構築して使える点です。ライセンス費用をかけずにグループウェアを導入でき、社内にサーバーを管理できる担当者がいれば、コストを最小限に抑えられます。

サーバー管理の手間をかけたくない場合は、クラウド版のbyCloudを選べます。スマホアプリやサポートも込みの料金で、1ユーザー月額300円（税別）から利用できます。まずは無料版で使い勝手を確かめ、本格運用の段階でクラウド版に移行したい企業に向いています。

既存ツールとの連携	無料版向けにスマホアプリなどのオプション製品を用意
搭載機能の範囲	スケジュール・掲示板・ファイル管理・施設予約・ショートメール・日報など
対応できる組織規模	クラウド版スマートプランは5〜300ユーザー。大人数向けに専用サーバープランあり
使いやすさ・定着支援	クラウド版は30日間の無料トライアルあり。無料版からのデータ移行に無料で対応
料金	無料版あり。クラウド版スマートプラン 月額300円/ユーザー（税別・年契約）

LINE WORKS（LINE WORKS株式会社）

LINEに近い操作感で、現場の社員にもすぐ使ってもらえるビジネス向けのコミュニケーションツールです。トーク（チャット）、カレンダー、掲示板、アンケート、アドレス帳などを、スマホ1台で使えます。

強みは、ITに不慣れな社員やPCを持たない現場の社員でも、マニュアルなしで使い始められる点です。普段使っているLINEと同じ感覚で操作できるため、店舗や工場、介護・建設の現場など、スマホ中心で働く組織でも定着しやすくなっています。

30人までなら無料のフリープランで利用でき、有料プランでも1ユーザー月額450円（税抜・年額契約）から始められます。現場とのやり取りを個人のLINEから切り替えたい企業や、少人数でまず無料で試したい企業に向いています。

既存ツールとの連携	外部サービスとの連携・APIに対応。上位プランではメールとDriveも利用可能
搭載機能の範囲	トーク・カレンダー・掲示板・アンケート・アドレス帳など
対応できる組織規模	フリープランは30人まで。有料プランで人数制限なく拡張可能
使いやすさ・定着支援	LINEに近い操作感で、スマホ中心の現場にも浸透しやすい
料金	フリー 無料（30人まで）、スタンダード 月額450円/ユーザー（税抜・年額契約）

HotBiz8（株式会社ASJ）

200ユーザーまで定額で使える、コストの読みやすいクラウド型グループウェアです。予定表、掲示板、回覧板、ワークフロー、タイムカード、設備予約、キャビネット（ファイル共有）など、社内の情報共有に必要な機能をひととおり備えています。

強みは、人数が増えても費用がほとんど変わらない料金体系です。200ユーザーまでは定額で、1ユーザーあたりに換算すると70円台から利用できます。社員が増えるたびに予算を組み直す必要がなく、成長中の企業でも費用を見通しやすくなっています。

自社の業務に合わせて機能をカスタマイズするオーダーメイド対応や、自社システムとの連動にも対応しています。60日間の無料お試しで、社員全員が実際に使ってから判断できるのも安心です。人数が多いものの、コストは最小限に抑えたい企業に向いています。

既存ツールとの連携	オーダーメイドのカスタマイズで自社システムとの連動に対応
搭載機能の範囲	予定表・掲示板・回覧板・ワークフロー・タイムカード・設備予約・顧客管理など
対応できる組織規模	200ユーザーまで定額。超過分は20ユーザー単位で追加
使いやすさ・定着支援	60日間の無料お試しあり。オンラインデモ・相談会を開催
料金	月額15,840円（税込・200ユーザーまで・月払い）、年払いは月換算14,256円（税込）。初期費用15,840円（税込）

iQube（株式会社ガイアックス）

少人数のチームで日々使う機能を、シンプルな画面にまとめたクラウド型グループウェアです。スケジュール、ファイル、ワークフロー、社内wiki、掲示板、ToDoリスト、タイムカード、アンケートなどをそろえています。

強みは、低価格でも情報共有から社内申請、ナレッジの蓄積まで1つで済ませられる点です。社内wikiでマニュアルやノウハウを残せるため、少人数の組織でも「あの人しか知らない」状態を減らせます。初めてグループウェアを使う組織でも定着させやすい設計になっています。

5IDから契約でき、1か月の無料プランで使い勝手を確かめてから有料プランに移行できます。数名〜数十名の組織で、まずは低コストに情報共有の仕組みを整えたい企業に向いています。

既存ツールとの連携	単体で情報共有を完結させるシンプルな構成
搭載機能の範囲	スケジュール・ファイル・ワークフロー・社内wiki・掲示板・ToDo・タイムカードなど
対応できる組織規模	5IDから契約可能。少人数のチーム向け
使いやすさ・定着支援	シンプルで分かりやすい画面。1か月の無料プランあり
料金	スタンダード 月額440円/ID（税込・5IDから）

無料で使えるグループウェア早見表

「まずは無料で試したい」という場合は、ずっと無料で使えるプランがある製品と、期間限定の無料トライアルがある製品を分けて確認しましょう。

ずっと無料で使えるプラン・版がある製品

製品名	無料の範囲
LINE WORKS	フリープラン（30人まで）
Lark	スタータープラン（20名まで）
GroupSession	無料版（自社サーバーに構築して利用）

無料トライアルがある製品

製品名	無料トライアルの期間
HotBiz8	60日間
サイボウズ Office	30日間
NI Collabo 360	30日間
rakumo	30日間
POWER EGG	30日間
GroupSession（クラウド版）	30日間
iQube	1か月
Google Workspace	14日間

無料プランは利用人数や容量、管理機能に上限があるため、全社での本格運用には向かないケースがほとんどです。無料で「社員が使いこなせるか」を確かめ、本格運用は有料版で始める、という使い方がおすすめです。

グループウェア導入で失敗しないための注意点

グループウェアの導入でつまずくのは、製品選びよりも導入後の運用であることが少なくありません。ここでは、事前に押さえておきたい3つの注意点を紹介します。

1. 使うルールを決めずに全社展開しない

「予定は必ず入力する」「お知らせはメールではなく掲示板に出す」といったルールがないまま導入すると、従来のメールや紙と併用状態になり、どちらの情報が正しいのか分からなくなります。導入前に、どの情報をどの機能で扱うかを決めておきましょう。

管理職が先に使い始めると、部下にも利用が広がりやすくなります。

2. データ移行の範囲と方法を先に決める

既存のツールから乗り換える場合、過去のスケジュールや掲示板、ファイルをどこまで移すかで作業量が大きく変わります。すべてを移すのではなく、「直近1年分」「現在進行中のものだけ」など範囲を絞ると、導入までの期間を短縮できます。

ファイル共有を中心に見直したい場合は、グループウェアではなく専用のファイル共有サービスを選ぶ方法もあります。

関連記事：ファイル共有サービスおすすめ12選比較。タイプ別の選び方・費用相場まで

3. 解約時にデータを持ち出せるかを確認する

グループウェアは長く使うツールだからこそ、将来の乗り換えや解約も見据えておく必要があります。契約前に、スケジュールや掲示板、申請データをCSVなどの形式で書き出せるか、解約時にデータを返却してもらえるかを確認しておきましょう。

社内の情報が蓄積されるほど、ナレッジとしての活用方法も重要になります。社内のノウハウ共有まで整えたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：ナレッジ共有ツールおすすめ15選。費用相場からタイプ別の選び方を解説

グループウェアのよくある質問

Q1. Google Workspace・Microsoft 365があれば、グループウェアは不要ですか？

メール・予定共有・文書作成・Web会議が中心であれば、Google WorkspaceやMicrosoft 365だけで足りるケースもあります。一方、稟議の承認経路、施設予約、既読確認つきの全社掲示板といった日本企業特有の業務は、標準機能だけでは手間がかかることがあります。その場合は、rakumoのような拡張サービスや、desknet’s NEOのように連携できる国産グループウェアを組み合わせるのがおすすめです。

Q2. サイボウズ Office以外のおすすめのグループウェアはありますか？

同じく国産オールインワン型のdesknet’s NEO、J-MOTTOグループウェア、NI Collabo 360が候補になります。利用人数が増えて、より細かな権限設定や多言語対応が必要になった場合は、大規模組織向けのGaroonやPOWER EGGも検討するとよいでしょう。

Q3. 一番安いグループウェアはどれですか？

ずっと無料で使えるのは、LINE WORKS（30人まで）、Lark（20名まで）、GroupSessionの無料版です。有料版では、ユーザー課金型ならGroupSessionのクラウド版（月額300円/ユーザー・税別）やNI Collabo 360（月額360円/ユーザー）が低価格です。利用人数が多い場合は、J-MOTTOグループウェアやHotBiz8のような定額型のほうが総額を抑えられることもあります。

Q4. グループウェアと勤怠管理システムはまとめられますか？

J-MOTTOグループウェアやdesknet’s NEO、rakumoのように、勤怠管理をオプションや追加製品で用意しているグループウェアもあります。ただし、残業の上限管理やシフト勤務など労務管理まで厳密に行いたい場合は、専用の勤怠管理システムを選んだほうが安心です。

関連記事：勤怠管理システムおすすめ17選比較。導入費用や課題別の選び方を解説

まとめ

グループウェアは、国産オールインワン型、オフィスツール統合型、大規模・統制型、スモールスタート型の4タイプに分けられます。「どれが一番人気か」ではなく、自社の規模と今使っているツールに合うかで選ぶことが、導入後に定着させる近道です。

タイプ	向いている企業
国産オールインワン型	中小企業で、稟議・施設予約・掲示板まで誰でも使える画面で一元化したい場合に最適
オフィスツール統合型	メールや文書作成まで一式で揃えたい、またはGoogle Workspace・Microsoft 365を拡張したい場合に有効
大規模・統制型	数百名以上・多拠点で、権限や申請を厳格に管理したい場合に必須
スモールスタート型	少人数や現場中心で、無料・低コストから始めたい場合に最適

まずは、自社に合ったタイプを把握することが重要です。まだ診断ツールを試していない方は、ぜひ「グループウェアおすすめ一覧比較表」の下にある診断ツールから確認してみてください。

全社への周知や社内コミュニケーションの活性化を重視したい場合は、社内報アプリとの組み合わせも検討してみてください。

関連記事：社内報アプリおすすめ16選比較。料金相場と事例でわかる選び方を解説