04 共有方法

パワーポイントのデータを共有すれば、共同編集が可能になります。

今回は、

• ファイルの共有方法
• 共有されたファイルの編集方法
• コメントをつける方法

について解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

共有とは

共有とは、オンライン上に保存してあるファイルを他の人と共同で編集できるように設定することをいいます。

「One Drive」というオンラインストレージサービスにファイルを保存することでどこからでもファイルにアクセスが可能になります。

初めに「One Drive」にファイルを保存する方法について解説します。

1. 「ファイル」タブを選択
2. 「名前をつけて保存」を選択
3. 「オンラインの場所」を選択

1. 表示が切り替わるので、「場所」が「One Drive」になってることを確認
2. 「ファイル形式」を「pptx.」に変更
3. 「保存」を選択

これで「One Drive」にファイルを保存することができます。

他の人とファイルを共有する方法

「共有」を選択します。

「共有」ウィンドウが表示されるので、「名前」を指定し、「場所」が「One Drive」になってることを確認し「保存」を選択します。

すると、「自動保存」が「オン」になり、画面右上の表示が変更されます。

この状態で再度「共有」を選択します。

共有したい相手のメールアドレスを入力して送信するか、リンクをコピーして相手に送ることでデータの共有が可能になります。

共有されたファイルの編集方法

他の人から共有されたファイルを開くには、まず受信したメールに記載されている共有ファイルを選択します。

するとパワーポイントが起動し、作業を進めることが可能です。

コメントをつけて共同で編集する方法

ワーポイントには「コメント」という昨日がついており、パワーポイント内でコメントをすることで、他の人へのコミュニケーションを取ることが可能です。

1. コメントを追加するにはまず、「校閲」タブを選択
2. 「新しいコメント」を選択

すると、画面右に「コメント」というウィンドウが表示され、自分のアカウント名と返信という欄が表示されるます。

返信の欄にコメントを打ち込み、「⌘＋Enter」を押すことでコメントを追加することが可能です。

また、オブジェクトに直接コメントを入れ込む場合は、先にコメントを入れ込みたいオブジェクトを選択してから先ほどの手順でコメントを入力すると、オブジェクトそのものにコメントを残すことが可能になり、より細かな指示や、コミュニケrーションを取ることが可能になります.。

共有制限の設定方法

共有を行う際に、相手に制限をかけることが可能です。

1. 「共有」を選択
2. 「名前」でファイル名を変更
3. 「場所」が「One Drive」になってる事を確認
4. 「保存」を選択

次にもう一度「共有」を選択し、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」を選択します。

すると、一覧が表示されるので、どのような形で制限するのかを選択します。

また、「編集を許可する」のチェックを外すことで、共有された相手は編集できないようにすることも可能です。
有効期限やパスワードも設定できるので、不正アクセスを防ぐことも可能になります。

設定が終わったら、「適用」を選択し、上記の手順で相手に送信すればそのステータスのデータを共有することが可能です。

まとめ

パワーポイントのデータを共有する方法について解説しました。データを共有することで、修正等の指示を分かりやすく伝えることができます。また、期限やパスワードを設定できるので、安全に共有できる点もいいですね。