営業メールの書き方。返信率を上げる件名・本文（例文テンプレ付）

営業メールを送っても返信が来ない、件名を工夫してみたけど効果が出ない、など、そのような経験がある方は、件名・本文・送るタイミングのどこかに課題があるかもしれません。

商談につながる営業メールには、明確な型があります。 本記事では、件名の作り方から本文の3ステップ構成、シーン別テンプレートまで、弊社Coneが実際に商談獲得・寄稿実現に使ったメールの実例を交えながら解説します。

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営業メールの基本構成

営業メールは、件名・本文・署名の3パートで構成されます。 それぞれに役割があり、どれか1つが崩れるだけで商談獲得率が下がります。

パート	役割	チェックポイント
件名	開封してもらう	30文字以内・メリットが伝わるか
本文	返信・アクションを促す	課題の指摘 → 提案 → 次のアクション指定
署名	信頼性を担保する	会社名・名前・連絡先が揃っているか

まずこの全体像を把握した上で、各パートの書き方を見ていきましょう。

件名の書き方｜開封率を上げる4つのポイント

件名は、メール本文を読んでもらうための関門です。どれだけ本文を作り込んでも、件名で開封されなければ意味がありません。

1. 30文字以内に収め、重要な情報を前半に置く
2. 【】（隅付き括弧）で目立たせる
3. 「相手の状況・課題」を件名に反映させる
4. 数字・実績を入れて具体性を出す

① 30文字以内に収め、重要な情報を前半に置く

件名が長すぎると後半が切れて読めなくなります。特にスマートフォンでは30文字程度が表示の限界です。伝えたいことは件名の前半に集中させましょう。

NG：〇〇の△△を〜〜％向上した事例を解説した資料を送付いたします｜株式会社〇〇 山田
OK：【事例紹介】〇〇業界の導入成功事例をご紹介｜株式会社〇〇 山田

②【】（隅付き括弧）で目立たせる

受信ボックスに並ぶメールの中で視線を止めるには、件名の冒頭に【】を入れるのが有効です。【ご挨拶】【ご提案】のようにカテゴリを明示することで、相手が「開く価値があるか」を瞬時に判断しやすくなります。

NG：資料請求ありがとうございます。株式会社〇〇 山田
OK：【資料請求の御礼とお打ち合わせの依頼】株式会社〇〇 山田

NG：貴社メディア運用状況についてドキュメントに整理しました。
OK：【貴社メディア運用状況について】株式会社〇〇 山田

上記はいずれも弊社Coneが実際に送った件名で、どちらも返信・商談獲得につながっています。件名に自社名まで入れると「誰から来たか」が一目でわかる点もポイントです。

③「相手の状況・課題」を件名に反映させる

「弊社サービスをご紹介したい」は送り手目線の件名です。相手の状況や課題に触れた件名の方が、「自分のことを調べた上で連絡してきた」と感じてもらえます。

NG：【ご連絡】弊社サービスのご紹介について｜株式会社〇〇 山田
OK：【貴社のSEOトラフィックについてご案内】株式会社〇〇 山田

④ 数字・実績を入れて具体性を出す

抽象的な件名より、具体的な数字が入った件名のほうが「読む価値がある」と判断されやすいです。「コスト削減」より「コスト30%削減」、「事例紹介」より「導入実績100社の事例」のように、数字を1つ入れるだけで印象は変わります。

NG：営業プロセスの効率化についてご提案｜株式会社〇〇 山田
OK：【事例紹介】商談化率30%改善の事例をご紹介｜株式会社〇〇 山田

本文の書き方｜商談につながる3ステップ構成

件名で開封してもらった後は、本文で「返信したい」「打ち合わせしてみたい」と思ってもらう必要があります。本文は「何を書くか」より「どの順序で書くか」が返信率を左右します。

1. 冒頭で相手の「現状・課題」を指摘する
2. 相談内容を「3点の箇条書き」に絞る
3. 「次のアクション」を1つだけ指定して締める

弊社Coneの営業担当が実際に送付して、商談獲得につながったメール文を用いて解説します。

メール全文：

件名：【貴社メディア運用状況について】株式会社Cone 〇〇

〇〇株式会社
〇〇さま

以前、記事作成代行サービスのご案内をさせていただいた、
株式会社〇〇の〇〇です。

弊社の記事作成代行サービスc-blogのサービス内容リニューアルにつき、
貴社メディアの運用状況を確認させていただいた結果、

・おそらくどこかの代行企業に依頼されているのではないか
・トラフィックがほぼ生まれていない（故にCVも上がっていない）こと
・まず、やらないといけないことが未達成ということ

が非常にもったいないと感じ、ご連絡させていただきました。

ご案内したい内容
【1】弊社サービスの現在の料金・内容のご説明
【2】トラフィック・CVを伸ばすための具体的な方向性のご共有
【3】現在の外注先との改善方法についてのご相談

契約期間などがあると思うので、弊社に依頼することができない場合であっても、【3】の今後その外注先企業とのやり取りを改善して成果を生むための方法についてお話できればと思っております。

一度お打ち合わせの機会を頂戴できませんでしょうか。

もしよろしければ、以下より打ち合わせの日程をお選びいただけますと幸いです。
https://example.com/schedule（オンライン予約リンク）

▼ 以下、お打ち合わせでお話する内容についてざっくりドキュメントに起こしていますのでご覧ください。
https://example.com/document（資料リンク or ドキュメントリンク）

シーン別 営業メールテンプレート

ここまで、本文の書き方を弊社Coneが過去接点のある企業へ送ったメールを例に解説してきました。ただ、営業メールのシーンは「フォロー」だけではありません。初めてコンタクトする新規開拓や、問い合わせへの返信など、シーンが違えば書き方の重点も変わります。

以下では、3つのシーン別にすぐ使えるテンプレートを紹介します。

【新規開拓】初めてコンタクトするテンプレート

件名：【〇〇（相手の課題・状況）についてご相談】株式会社〇〇 〇〇

〇〇株式会社
〇〇さま

はじめまして、株式会社〇〇の〇〇と申します。

〇〇を拝見したところ、
〇〇という課題が生じているのではないか
その結果、〇〇が思うように伸びていないのではないか
と感じ、ご連絡させていただきました。

ぜひ一度お打ち合わせの機会をいただけないでしょうか。
お話させていただきたい内容は以下の3点です。

【1】〇〇（相手にとってのベネフィット）
【2】〇〇
【3】〇〇

もしよろしければ、以下より日時をお選びいただけますと幸いです。
（予約リンク）

株式会社〇〇　〇〇

【フォローアップ】過去接点ありの相手に送るテンプレート

件名：【〇〇のご状況についてご相談】株式会社〇〇 〇〇

〇〇さま

ご無沙汰しております。
株式会社〇〇の〇〇です。

〇〇（前回の接点：時期と内容を一言で）の際にお話させていただいた者です。

このたび〇〇（再接触の理由：サービス改善・新情報など）がございまして、
改めてご連絡させていただきました。

〇〇さまの現状として〇〇ではないかと推察しており、
〇〇についてお話できればと考えております。

お話させていただきたい内容は以下の3点です。
【1】〇〇（相手にとってのベネフィット）
【2】〇〇
【3】〇〇

よろしければ、以下より日時をお選びいただけますでしょうか。
（予約リンク）

株式会社〇〇　〇〇

【インバウンド対応】問い合わせへの返信テンプレート

件名：【〇〇（サービス名）】お問い合わせいただきありがとうございます

〇〇株式会社
〇〇さま

お世話になっております。
〇〇（サービス名）を運営する、株式会社〇〇の〇〇と申します。

この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

〇〇（問い合わせ内容への簡潔な回答またはサービス資料のリンク）

詳細についてはオンラインでお話できればと思います。
お打ち合わせ内容は以下の3点を想定しております
【1】〇〇
【2】〇〇
【3】〇〇

もしよろしければ、以下よりご都合の良い日時をお選びください。
（予約リンク）

ご不明点などございましたら、お気軽にご返信ください。

株式会社〇〇　〇〇

返信率が上がる「文脈」の作り方

本文の書き方を整えても、「どういう状況・タイミングで届くか」によって返信率は大きく変わります。 このセクションでは、メール本文の中身ではなく、送る前後の「文脈づくり」について解説します。

• 紹介・共通接点を冒頭に出す
• 「きっかけ」がある状態で送る
• 送る曜日・時間帯を選ぶ

紹介・共通接点を冒頭に出す

見知らぬ相手からのメールと、紹介経由のメールでは、開封した瞬間の受け取り方がまったく異なります。

「〇〇の△△さんからご紹介いただき」と一言書けるだけで、返信率は大きく変わります。紹介がない場合でも、「〇〇のウェビナーでお話を拝聴し」「〇〇のイベントでご名刺をいただいた際に」のように共通の接点を起点にできると、「突然の見知らぬ人から」という壁が下がります。

例：

〇〇株式会社 〇〇担当
〇〇 さま

はじめまして、株式会社Coneの佐藤と申します。
貴社メディア本部の〇〇さまよりご紹介いただき、ご連絡をさせていただきました。

上記は弊社Coneが紹介していただいた部署宛てに送った実際の初回メールの書き出しです。紹介を冒頭に明示したことで商談が実現し、最終的に商談獲得につながりました。

「きっかけ」がある状態で送る

何の変化もない状況で「そろそろフォローしよう」と送るメールは、相手にとって文脈がありません。相手や自社に「きっかけ」が生まれたタイミングで送ると、受け取る側が「今このメールが来た理由」を自然に理解できます。

送るきっかけの例：

• 相手のプレスリリースや採用情報など、企業に動きがあったとき
• 自社サービスの新機能リリースや料金改定のとき
• 相手の業界に関連するニュースがあったとき
• 半期の変わり目（4月・10月）などの予算検討時期

送る曜日・時間帯を選ぶ

メールは受信した直後に開封されなければ、後回しにされたまま埋もれます。開封率が高くなりやすい傾向があるタイミングは以下のとおりです。

おすすめ	避けるべき
火〜木の午前中（9:00〜11:00）	月曜の朝（週初めで業務が立て込む）
火〜木の昼休み明け（13:00〜14:00）	金曜の夕方（週末前で未読のまま流れやすい）

送った後「読まれているか」を把握する

営業メールを送った後、多くの方が直面するのが「このメール、読まれているのか？」という問題です。返信がなければ、フォローすべきか様子を見るべきか判断できません。

この問題を解消するのが資料トラッキングツールです。送付した営業資料を「いつ・何ページ・何分間」閲覧したかをリアルタイムで把握できます。

資料トラッキングツールを活用することで

閲覧行動	営業担当の取るべき行動	詳細
閲覧あり	→ 即フォロー	「先ほどお送りした資料、ご確認いただけましたか？」 と自信を持ってコンタクトできます
閲覧なし	→ 件名・本文を見直して再送	開封されていないなら、まず件名を改善すべきと判断できます
特定ページに時間をかけている	→ そこを深掘りしてフォロー	料金ページを長く見ていたなら、予算について先に回答するなど 相手の関心に合わせた提案が可能です

弊社Coneが提供する資料トラッキングツール「slidemate」では、営業資料の閲覧状況をページ単位・秒単位でリアルタイムに確認できます。

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やってしまいがちな「送り方・フォロー」の認識ミス3選

本文の書き方とは別の次元で、営業メールの効果を下げてしまう「送り方・フォローの認識ミス」があります。書き方は整っているのに成果が出ない場合、以下に当てはまっていないか確認してください。

• パーソナライズなしで一斉配信している
• 「資料を添付したので見てください」で完結させている
• 返信がないのに同じ文面でフォローしている

認識ミス1：パーソナライズなしで一斉配信している

「一通のメールを大量に送れば効率が良い」という考え方が、返信率を下げる最大の原因の一つです。

以下のような送り方は本当にNG

【よくある一斉配信メールの例】

件名：弊社サービスのご紹介

各位

はじめまして、株式会社〇〇の□□と申します。
このたびは、弊社の〇〇サービスについてご案内差し上げたく……
（以下、自社サービスの説明が続く）

さすがにこんなメール送らないよ、と思った方もいるかもしれませんが、意外とほとんどこんなメールです。

受け取る側は「誰にでも送っている量産メールだ」と瞬時に判断します。相手は自分が特別に選ばれた理由を感じられないため、読む動機が生まれません。

改善するには、1通ごとに「なぜこの会社に送るのか」「この会社の現状は何か」を件名と冒頭に反映させます。1日に送れる本数は減りますが、返信率は大きく変わります。弊社Coneの経験上、丁寧にパーソナライズした10通の方が、量産した100通より多くの商談につながることがほとんどです。

認識ミス2：「資料を添付したので見てください」で完結させている

添付資料があると、本文の説得力が資料に依存してしまいます。 メール本文が「ご確認ください」の一言だけになり、相手が資料を開く動機がない状態で送ってしまうケースは多いです。

【よくある資料添付メールの例】

件名：〇〇サービスのご案内

〇〇さま

弊社サービス「〇〇」の紹介資料を添付いたしました。
ご確認いただきますようお願いいたします。

何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

このメールには「なぜ今この資料を送るのか」「相手にとって何が得られるのか」が書かれていません。資料を開いてもらうためには、本文で「この資料のどこを・なぜ見てほしいのか」を伝える必要があります。

【改善後の例】

〇〇さまの〇〇という課題に関連して、弊社で実際に支援した事例をまとめた資料をお送りします。
特に〇〇ページの「〇〇業界での導入事例」が参考になると思いますので、ご覧いただけますと幸いです。

資料は「補足」であり、主役はあくまでメール本文です。本文で相手の関心を引いた上で、資料へ誘導する順序を守りましょう。

認識ミス3：返信がないのに同じ文面でフォローしている

返信がなかったとき、同じ内容のメールを「念のため」ともう一度送ってしまうパターンです。 これは相手に「しつこい」と感じさせるだけでなく、「前回も読まなかったのに何故また同じ内容が来るのか」という不信感を生む可能性があります。

【やりがちなフォローメールの例】

件名：Re: 弊社サービスのご紹介（再送）

〇〇さま

先日ご案内いたしましたメールをご確認いただけましたでしょうか。
改めてご確認いただけますと幸いです。

フォローするなら、前回と異なる「情報」か「きっかけ」を添えて送ることが原則です。たとえば以下のように、新しい情報を加えた上でフォローします。

【改善後のフォローメール例】

件名：【新事例追加】〇〇業界での導入事例をご紹介します

〇〇さま

先日ご連絡差し上げた、株式会社〇〇の〇〇です。

先日のご連絡後、〇〇様と業種が近い△△株式会社さまの導入事例をまとめました。
〇〇という課題を弊社でどう解決したかについて触れていますので、
よろしければご覧いただけますでしょうか。
（資料リンク）

引き続き、よろしくお願いいたします。

新しい情報を携えてフォローすることで、相手にとって「また来た」ではなく「有益な情報が届いた」という受け取り方になります。

まとめ

営業メールで商談を増やすためのポイントをまとめます。

件名	【】で目立たせ、相手の状況を反映。30文字以内、重要情報は前半に。
本文	① 現状・課題の指摘 → ② 相談議題を3点に絞る → ③ 予約リンクで次のアクションを1つだけ指定。
文脈	紹介・共通接点・きっかけを活用し、「今このメールが届いた理由」が伝わる状態で送る。
タイミング	火〜木の午前中が基本。月曜朝・金曜夕方は避ける。
送り方	パーソナライズなし・本文なし添付・同文再送の3つはNG。

どれか1つから改善を始めるとすれば、件名と冒頭の「相手の課題指摘」から見直すのが最も効果的です。

それから、営業資料を送っても「読まれているか」がわからない問題は、slidemateで解決できます。

資料の閲覧状況をページ単位・秒単位でリアルタイムに把握。「閲覧した直後にフォローする」ことで、商談設定率を大幅に改善できます。ので、お気軽にご相談ください。

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