資料送付メールの書き方。件名・本文・シーン別テンプレート全集

商談後や問い合わせ対応後に資料を送るとき、「件名はどう書けばいい？」「本文に何を入れればいいかわからない」と迷う方は多いのではないでしょうか。

本記事では、資料送付メールの基本構成から、シーン別のコピーしてすぐ使えるテンプレートまで網羅的に解説します。また、「送ったのに返事が来ない」「フォローのタイミングがわからない」という、送付後の悩みにも答えます。

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資料送付メールの基本構成と書き方

資料送付メールは「件名・宛先・本文5要素・署名」の構成で書くのが基本です。

まず全体構成を理解してから、次のセクションのシーン別テンプレートに進んでください。押さえるポイントは以下の3つです。

• 件名の書き方
• 本文の5要素
• 添付ファイルの正しい扱い方

件名の書き方と例

件名は「何の資料を・誰が送ったか」が一目でわかるように書きます。

曖昧な件名はそのまま開封率の低下に直結します。受信ボックスには毎日大量のメールが届くため、件名だけで「開く価値があるか」を判断されてしまいます。

件名は以下のフォーマットを参考にしてみてください。

パターン	例
基本型	〇〇に関する資料のご送付｜株式会社〇〇 〇〇
商談後型	先日のお打ち合わせに関する資料のご送付｜株式会社〇〇 〇〇
会社名強調型	【〇〇株式会社】ご提案資料のご送付｜株式会社〇〇 〇〇
案件名明記型	〇〇システム導入に関するご提案資料のご送付｜株式会社〇〇 〇〇

件名に「資料送付」「送付」などの単語を必ず含めてください。 受信者が後からメールを検索するときにも見つかりやすくなります。 また、「｜」や「【】」を使って区切ると、送り主と内容が視覚的に区別でき、読まれやすくなります。

本文に必要な5つの要素

資料送付メールの本文には、5つの要素を必ず入れてください。

以下の要素が揃っていないと、受信者が「何のために送られてきた資料か」を理解できず、放置されるリスクがあります。

宛先（社名・部署・氏名）	「株式会社〇〇 △△部 〇〇様」の順で記載します
挨拶と自己紹介	初回メールの場合は会社名と名前を名乗ります
送付の理由	「先日のお打ち合わせにて」「ご問い合わせをいただきまして」など、 なぜ送るのかを説明（これが大事）
添付内容の説明	送付する資料の名前を明記し、内容を中身を開くたくなるように説明
次のアクション	「ご確認のほどよろしくお願いいたします」だけでなく、 「ご不明点がございましたら〇〇までご連絡ください」と問い合わせ先を明示

あとでも説明しますが、とにかく「中身を開かなくてもわかる」や「中身を開いて内容を確認したくなる」ように記載することが重要です。

添付ファイルの正しい扱い方

添付ファイルは「ファイル名・容量・送付前の確認」の3点に注意してください。

ファイルの扱いが適切でないと、相手が内容を確認できなかったり、不審メールと誤認されるリスクがあります。

①：ファイル名の付け方

受信者が内容を理解できる名前にすることが大前提です。

• NG：document_final.pdf
• OK：△△サービス提案資料_202604.pdf

「内容＋日付」の形式にすると、相手が後から検索しやすく、自分の誤送信のリスクも下がります。

②：容量の目安

添付ファイルは5MB以下を目安にしてください。 5MBを超える場合は、Google ドライブやDropboxなどのファイル共有サービスを使い、URLをメール本文に貼り付けます。Google ドライブの場合、ファイルを右クリック→「リンクを取得」→「リンクを知っている全員が閲覧可能」に設定してURLをコピーします。

容量が大きいと、読み込みに時間がかかったり、そもそもメール内で開けない可能性があります。開こうとクリックしたのに読み込めなくて離脱、はもったいない。

③：送付前の確認

本文を書いた後、必ず「添付し忘れていないか」「ファイルが正しく開けるか」「添付したファイルは間違っていないか」を確認してから送信します。 GmailやOutlookには「添付ファイルが含まれていない可能性があります」と警告してくれる機能があるので、積極的に活用してください。

【シーン別】すぐ使える資料送付メールの例文テンプレート

シーン別に4つのテンプレートを用意しました。コピーして社名・氏名・資料名を変えるだけで使えます。

以下の4パターンを解説します。

1. 商談後に提案資料を送る場合
2. 問い合わせ・資料請求への返信
3. 初回コンタクトで資料を添付して送る場合
4. 郵送で書類を送った際の案内メール

①：商談後に提案資料を送る場合

商談後の資料送付メールでは、「商談での会話に触れた一文」を必ず入れてください。

「先日お話しした件で」という一文があるだけで、受信者は「ああ、あの商談の資料だ」と文脈をつかめます。商談から時間が経つほど内容を忘れるため、具体的な話題に触れることで資料の開封率が上がります。また、締めの文に「ご不明な点はお気軽に」などと添えることで、次のやり取りへの心理的ハードルが下がります。

件名：先日のお打ち合わせに関する資料のご送付｜株式会社〇〇 〇〇

〇〇株式会社 △△部
〇〇様

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。

商談の中で「△△（例：既存顧客へのフォローが手薄になっている）」という
課題をお話しいただきましたので、その点に絞った事例ページを
資料の後半に追加してお送りしています。

【添付資料】
・〇〇サービス提案書（P.8〜10に△△の改善事例を追記）

資料をご確認の後、
もし次回打ち合わせまでに社内で必要な情報が出てきましたら、いつでもお気軽にお申し付けください。

それに合わせて次回のご提案を準備できればと思います。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
TEL：000-0000-0000 / Email：[email protected]

問い合わせ・資料請求への返信

問い合わせへの返信では、「迅速さ」と「必要な資料をすべて揃えていること」の2点が評価されます。

問い合わせからの返信が遅れるほど、相手の熱量は下がります。問い合わせを受けたその日中、遅くとも翌営業日中に送ることを目標にしましょう。

件名：〇〇資料のご送付｜〇〇株式会社 〇〇

〇〇株式会社
△△部 〇〇様

お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
〇〇株式会社の〇〇でございます。

ご請求いただきました〇〇に関する資料を、添付にてお送りいたします。

【添付資料】
・〇〇サービス資料（概要・機能一覧・導入事例・料金）

資料をご覧いただき、ご不明な点やより詳しい情報が必要でしたら、
一度オンラインでのお打ち合わせの機会をいただけないでしょうか？

【打ち合わせ内容】
・貴社の依頼背景のヒアリング
・貴社のご検討内容のヒアリング
・最適なプランのご紹介と詳細説明

もしよろしければ、以下リンクからご都合良い時間帯をご予約いただけますと幸いです。
https://examle.com/schedule/

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
TEL：000-0000-0000 / Email：[email protected]

初回コンタクトで資料を添付して送る場合

初回コンタクトメールに資料を添付する場合、まず「なぜこの方に連絡したのか」を明確にすることが最優先です。

理由のない資料添付は、受信者にとって「見ず知らずの人から送られてきたファイル」にしか見えません。「貴社の〇〇に関心を持ちまして」「〇〇をご担当されていると伺い」など、相手に送った理由を書くことで開封率が上がります。

件名：〇〇の事例資料のご案内｜株式会社〇〇 〇〇

〇〇株式会社 △△部
〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。〇〇株式会社の〇〇です。

貴社が△△（例：インサイドセールスの内製化）に取り組まれていると
〇〇（例：展示会・記事・SNS）で拝見し、ご連絡しました。

同じ課題をお持ちだった□□社様（同業・同規模）が
〇〇ヶ月で××という成果を出した事例があります。
詳細を添付資料の〇ページにまとめています。

【添付資料】
・〇〇サービス資料（P.〇に□□社様の事例）

よろしければ、15分だけお話しできますか？
事例の詳細と、貴社に当てはまるかどうかをお伝えできます。

以下リンクからご都合良い時間帯をご予約いただけますとWEB会議のURLが発行されます。
https://examle.com/schedule/

ご検討いただけますと幸いです。
突然の連絡にも関わらずお読みいただきありがとうございました。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
TEL：000-0000-0000 / Email：[email protected]

郵送で書類を送った際の案内メール

郵送物の案内メールでは、「何を・いつ・どこへ送ったか」を明記してください。

メールが先に届いても郵送物が後から届くことがあるため、受信者が混乱しないよう発送日・到着予定を記載します。 また、到着しない場合の連絡先を書いておくと、相手が安心して待てます。

※ 郵送の案内メールは、営業ではなく事務連絡としてがほとんどです。

件名：〇〇書類、本日発送しました｜到着は〇日（〇）頃の予定です

〇〇株式会社 △△部
〇〇様

〇〇株式会社の〇〇です。

本日、下記の書類を書留郵便にてお送りしました。
〇月〇日（〇）頃のお手元到着を見込んでいます。

【送付書類】
・〇〇契約書 2部（ご捺印後1部をご返送ください）
・〇〇資料 1部（参考用）

契約書へのご記入・ご捺印後、同封の返信用封筒でご返送いただけますと幸いです。

もし到着日までにご不明点があれば、このメールへの返信でお知らせください。
〇日（〇）以降にお手元に届かない場合もご一報いただけると助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
TEL：000-0000-0000 / Email：[email protected]

資料送付メールでよくある3つのミスと改善法

資料送付メールで失敗するのは「件名・ファイル・本文の長さ」の3パターンがほとんどです。

それぞれの原因と対処法を把握しておくことで、送信後に後悔するリスクを大幅に減らせます。

• 件名が曖昧で開封されない
• 添付ファイルのミス
• 本文が長すぎて読まれない

件名が曖昧で開封されないミス

最も多いのが、内容がわからない件名をつけてしまうミスです。

受信者は件名だけを見て「このメールを今開くかどうか」を決めます。 営業担当者が毎日受け取るメールは数十〜100件以上になることもあります。その中で開いてもらうには、件名で「あなたに関係がある・今すぐ開く価値がある」と伝えなければなりません。

• NG例：「先日はありがとうございました」「資料について」
• OK例：「先日のお打ち合わせに関する提案資料のご送付｜〇〇株式会社 〇〇」

件名には「資料の内容（何の資料か）」と「送り主（会社名・氏名）」を必ず入れてください。「｜」や「【】」を使って区切ると視認性が上がります。

添付ファイルのミス（忘れ・ファイル名・容量）

添付ファイルの扱い方でも説明しましたが、「送り忘れ」「ファイル名が不明確」「容量オーバー」に気をつけましょう。

送り忘れはメールの信頼性を大きく損ないます。 本文を書いた直後は添付し忘れることが多いため、「本文を書き終わったら添付、送信はその後」という手順を習慣にしましょう。GmailやOutlookの警告機能も積極的に活用してください。

本文が長すぎて読まれないミス

資料送付メールの本文は「必要なことだけ書く」が原則です。

長い本文はそれ自体が「読む気をなくさせる」障害になります。 資料送付メールの目的は「資料を見てもらうこと」であって、「メール本文を読んでもらうこと」ではありません。

目安は文字数で200〜300字程度です。 「宛先・挨拶・送付理由・添付内容・次のアクション」の5要素を簡潔に記載すれば、おのずとこの文字数に収まります。

• NG：サービスの説明を本文に長々と書く（それは資料の役割）
• OK：「添付資料にて詳細をご確認いただけますと幸いです」と1文で誘導する

資料を「送りっぱなし」にしない商談前進の工夫

資料を送っただけでは、商談は前に進みません。資料送付後のフォローが受注率を左右します。

弊社Coneには資料送付に関わる営業現場のリアルな声が多く集まります。その中で最も多い悩みが「資料を送ったきりで、その後の検討状況が見えない」というものです。提案書・仕様書・費用積算書のような専門性の高い資料ほど、先方の複数担当者を経由して検討されるため、状況の把握が難しくなります。

このセクションでは、資料送付後にとるべき具体的なアクションを2つ解説します。

フォローメールの書き方と例文

資料送付から3営業日後を目安に、フォローメールを送ってください。

送った翌日に連絡すると「催促」に見えますが、3営業日後は「確認の機会を作る」自然なタイミングです。相手が資料を一通り見た頃に届くため、商談の話を前に進めやすくなります。

件名は「先日ご送付した〇〇資料のご確認について」のように、どの資料についてのメールかを明示します。本文では「読んでいただけましたか？」という確認と、「次のアクション（打ち合わせの打診など）」をセットで書きます。

件名：先日ご送付した〇〇資料のご確認について

〇〇株式会社
△△部 〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。

先日〇月〇日にご送付いたしました〇〇資料は、
ご覧いただけましたでしょうか。

ご不明な点や追加でご確認したい点がございましたら
お気軽にご連絡ください。

また、よろしければ改めて30分ほどお時間をいただき、
詳しくご説明させていただければ幸いです。

ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
TEL：000-0000-0000 / Email：[email protected]

相手が資料を読んでいるか把握する方法

資料送付後に「読まれているか・どのページが読まれているか」を把握できると、フォローの精度が格段に上がります。

弊社Coneが運営する資料トラッキングツール「slidemate」では、PDFをURLに変換してメール本文に貼るだけで、資料の開封・閲覧ページ・滞在時間をリアルタイムで確認できます。

たとえば「3ページ目の料金表が何度も見られている」という情報があれば、「料金について詳しくご説明しましょうか」という的確なフォロー連絡ができます。一方、「まだ1ページも開かれていない」とわかれば、フォローメールのタイミングや文面を調整するという判断もできます。

資料の開封・閲覧状況をリアルタイムで把握できるツール「slidemate」のサービス詳細は以下からご覧ください。

まとめ

資料送付メールをうまく書くためのポイントをまとめます。

• 件名は「何の資料を・誰が送ったか」がわかるように書く
• 本文は「宛先・挨拶・送付理由・添付内容の説明・次のアクション」の5要素を簡潔にまとめる
• シーン別テンプレートをコピーして、商談後・問い合わせ返信・初回コンタクト・郵送通知に対応する
• 添付ファイルは「ファイル名・容量・送り忘れ」の3点を送信前に必ずチェックする
• 資料を送った後は3営業日後にフォローメールを送り、商談を前に進める

資料を送るだけで終わらず、その後の検討状況まで把握できると、フォローの質が上がり受注率の改善につながります。

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