営業活動を「実際に」効率化した10の方法を解説。事例から学べるポイントも！

業績を伸ばすために、営業活動の効率化は欠かせません。しかし、どこから手を付ければ良いのか分からない、あるいは施策を導入しても改善効果が見えにくいと悩む営業パーソンやマネージャーも多いでしょう。

本記事では、実際に（7名で年間200社以上を支援する）弊社Coneで効果が立証された方法から、今日から取り入れられる10の具体的な効率化方法を解説します。

自社の営業活動が効率的か非効率かを知る

営業活動の効率性は、ざっくり言えば「売上を生み出す時間」をどれだけ増やせるか、にかかっています。

具体的には、1日のうち移動や会議、日報作成といった売上に直結しない時間を最小限に抑え、その分「顧客と向き合う時間」や「商談準備の時間」に充てるほど効率的と言えます。

たとえば、ある企業で「月間の営業工数が200時間、そのうち移動や内部ミーティングが80時間」というケースがあったとします。

ここの非営業時間を削減して60時間にできれば、毎月20時間分、追加の商談準備やフォローに使える時間が生まれます。この時間で新たに2件の商談を設定し、平均単価150万円の契約につなげれば、月間300万円の売上アップになります。

一方、非営業活動が多いままでは、商談前後のバタバタが増え、せっかくのアポイントが生かしきれなくなることも。まずは自社の1週間単位の行動を振り返り、「何に何時間を使っているか」を洗い出し、売上に結びつく時間をどこで稼げるかを考えてみましょう。

営業活動を効率化する10の方法

では、実際に弊社Coneが実践して効果があった、営業活動を効率化する以下10の方法を紹介します。

1. 確度が低いリードのフォローを自動化する
2. 商談前に事前ヒアリングを設ける
3. 見込み顧客の情報更新をキャッチする（外部）
4. 見込み顧客の再関心をキャッチする（内部）
5. フォローをパターン化する
6. 営業先リサーチを自動化する
7. 提案パターンを資料に組み込む
8. 商談議事録を自動化する
9. 決定連絡フォローを自動化する
10. 発注・契約業務をシステム化 or ツール導入で効率化

【1】確度が低いリードのフォローを自動化する

営業リソースを最大化するには、確度の低いリードに手動でフォローし続けるのは非効率です。まず、リードを確度別に分類する仕組みを構築しましょう。

具体的には、問い合わせフォームで「導入検討時期」や「予算規模」などを選択式で収集し、回答内容に応じて、自動と手動を分ける＝リソースを割くべき場所に割きます。

確度の低いリード（「検討時期は半年以降」「予算未定」など）には、定期的な情報提供メールやお役立ち資料の配信を自動化し、人的工数をかけずに接点を維持します。

一方、確度が高いリードには営業担当者が直接アプローチすることで、限られた営業時間を最も成果の出やすい見込み顧客に集中投資できます。

自動返信に加えて「1社1社の課題仮説を立てて商談打診」することで商談化率を上げることができます。弊社Coneでは、この方法で資料ダウンロードリードからの商談化率を約10%向上させています。

弊社Coneが運営するBtoBフォーム作成ツール「formmate」は、回答項目別に自動返信メールを送り分けることができます。気になる方は一度ご覧ください
⇒ BtoBフォーム作成ツール「formmate」：サービスサイトへ

【2】商談前に事前ヒアリングを設ける

商談の質を向上させる最も効果的な方法は、事前ヒアリングの実施です。多くの営業パーソンが商談当日に課題や要望を聞き出そうとしますが、これでは準備不足で的外れな提案になりがちです。

というより、すべての商談に「Maxパワーで」「予測で準備」をする必要があるため、非効率です。確度の高い見込み顧客の判別→受注率を上げるための適切な準備をするためにも、ヒアリングは必須タスクです。

しかし、架電でのヒアリングはつながらない可能性。メールでのヒアリングは回答率の低さ故、フォームの活用をおすすめします。

弊社Coneでは、商談予約が確定した時点で、自動的にヒアリングフォームを送信する仕組みを作っています。

「現在抱えている課題」「理想の状態」「過去に検討したソリューション」「決裁プロセス」「導入時期」などを選択式や記述式で収集します。

この情報を基に、顧客の状況に最適化された提案資料を事前準備できるため、商談時間の大部分を解決策の詳細説明や具体的な導入プロセスの議論に充てられます。

結果として、商談時間は短縮されつつも成約率は向上。弊社Coneではアンケート情報をもとに、「クロスセル・アップセルをどこまでするか」のアタリをつけていて、このヒアリングフォームのおかげでクロスセル率が8%→12%に向上しています。

弊社Coneが運営するBtoBフォーム作成ツール「formmate」は、フォーム送信後にサンクスページで日程調整ツールを表示し、自動で商談獲得。商談設定された見込み顧客には「その場でヒアリングフォームを表示」し、回答を回収することができます。
⇒ BtoBフォーム作成ツール「formmate」：サービスサイトへ

【3】見込み顧客の情報更新をキャッチする（外部）

継続的な営業活動において、見込み顧客の最新情報を把握することは競合他社との差別化に直結します。しかし、数百社の見込み顧客の動向を手動で追跡するのは現実的ではありません。

Google アラートや業界特化型の情報収集ツールを活用し、見込み顧客企業の「新サービス発表」「人事異動」「資金調達」「事業拡大」などの情報を自動収集する仕組みを構築しましょう。

弊社Coneでは、スプレッドシートに見込み顧客リストを作成し、PRTIMESのRSSを用いて「見込み顧客のリリース」がSlackに自動通知される仕組みを作っています。

例えば、見込み顧客が新サービスをリリースした際には「新サービスの成功に向けて、マーケティング支援でお手伝いできることがございます」といったタイムリーなアプローチが可能になります。

一般的な営業メールと比較して返信率が大幅に異なり、商談化率の改善につながります。この施策単体での効果測定はしていませんが、弊社Coneの営業チームの体感値的にも有効だという話が出ています。

【4】見込み顧客の再関心をキャッチする（内部）

一度商談が進まなかった見込み顧客でも、時間の経過とともに状況が変化し、再度検討を始めるケースは少なくありません。この「再関心」のタイミングを逃さないことが、効率的な営業活動の鍵となります。

自社のWebサイトやサービスサイトに行動解析ツールを導入し、過去の見込み顧客の再訪問や特定ページの閲覧を検知する仕組みを作りましょう。特に「料金ページ」「事例ページ」「資料ダウンロードページ」への再訪問は、検討再開の強いシグナルです。

こういった行動データは即座に営業担当者に通知され、「以前お話しさせていただいた件について、状況に変化はございませんでしょうか」といった自然なフォローアップが可能になります。

実際弊社Coneでは、自社開発のデジタルセールスルームにより、再度興味を持ってもらえたタイミングを検知。

クリックされたコンテンツに応じて、さらなる情報提供や商談打診をすることで、商談を獲得することができています。

【5】フォローをパターン化する

営業フォローの属人化は、チーム全体の生産性を大きく左下させる要因の一つです。優秀な営業パーソンの暗黙知を明文化し、再現可能な「型」として整備することで、チーム全体のパフォーマンスが底上げされます。

弊社Coneのフォローパターンのひとつを紹介します。資料作成代行サービスc-slideで、一度商談を実施して受注になった「商談済み受注リード（顧客）」に対して、

• 月1本メルマガ配信
  • 今月の事例／料金表・キャンペーン情報／制作リソース状況／納品した資料のその他使い道・効果計測方法…etc

し、そのメルマガにクリックがあった顧客に対して、

• 1to1アプローチ
  • 商談でヒアリングした内容の延長で起きる課題に対しての解決策／クライアントの最新リリース状況に応じた提案…etc

を実施し、継続的な商談獲得を実現（実際、型化してから＋5〜10商談 / 月）しています。また、この「商談済み受注リード（顧客）」のみならず、「未商談リード」「商談済み失注リード」などの顧客分類を作成し、各セグメントに応じたフォローパターンを構築しています。

このパターン化により、フォロー業務の時間短縮だけでなく、対応品質の均一化、新人の早期戦力化、優秀な営業手法の組織全体への展開が実現できます。結果として、チーム全体の受注率向上と業務効率化を同時に達成できます。

【6】営業先リサーチを自動化する

営業活動において、事前のリサーチ品質が提案の成否を左右します。しかし、1社あたり30分〜1時間かかるリサーチ作業は、営業担当者の大きな負担になります。

AIツールやWeb スクレイピング技術を活用し、企業の基本情報、事業内容、最新ニュース、競合他社情報、キーパーソンの情報などを自動収集する仕組みを構築しましょう。

NotebookLMなどのAIツールに企業情報を読み込ませ、「この企業の課題は何か」「どのような提案が有効か」といった分析レポートを自動生成することも可能です。

Perplexityに「株式会社Coneの情報を教えて」と入力するだけでも、これだけの情報が出てきます。

自動化されたリサーチにより、営業担当者は情報収集ではなく「どう活用するか」の戦略立案に時間を集中できます。

また、リサーチ品質の標準化により、経験値に関係なくすべての営業担当者が質の高い事前準備を行えるようになり、初回商談の成功率が大幅に向上します。

弊社Coneでは、先ほどの【2】商談前ヒアリングフォームの入力がなかったときに、この方法で事前準備を最小工数で行っています。

【7】提案パターンを資料に組み込む

多くの営業担当者が商談ごとに一から提案資料を作成していますが、「ほんっとうに」膨大な時間の無駄です。成功パターンを資料テンプレートに落とし込み、効率化と品質向上を同時に実現しましょう。

業界別、企業規模別、課題別に提案パターンを整理し、それぞれに対応する事例集、コストシミュレーション、導入フローを標準化します。

営業担当者は顧客の状況に応じて適切なパターンを選択し、企業名や数値を置き換えるだけで高品質な提案資料が完成する仕組みを作ります。

弊社Coneでは、営業資料ひとつで100P超えになっており、そこから顧客に合わせて不要なスライドを削除・事例の入れ替えを行えば、その見込み顧客にカスタマイズされた資料になるようになっています。

さらに、成功事例を継続的に蓄積し、提案パターンをアップデートすることで、組織全体の提案力が向上し続けます。これをやってくれれば、資料作成時間は大幅に（というかほぼゼロに）短縮されつつ、成約率は向上し、新人営業担当者でもベテランと同等の提案が可能になります。

弊社Coneが運営する資料作成代行サービス「c-slide」では、営業資料の改善を通して、営業組織の営業方法の統一を実現するサポートを提供しています。
⇒ 資料作成代行サービス「c-slide」：サービスサイトへ

【8】商談議事録を自動化する

商談後の議事録作成は、営業担当者にとって時間のかかる作業の一つです。しかし、議事録の品質は次回商談の成否や社内共有の効果を大きく左右するため、おろそかにはできません。

AI搭載の会議録作成ツールを導入すれば、商談内容の自動文字起こし、要点の自動抽出、次回アクションまで自動で整理されます。

弊社Coneは「ACES Meet」を導入しています。弊社は議事録ではなく「社内検討用資料」を送付しているため、商談議事録は自動で抽出していませんが、振り返り時間の大幅な短縮になっています。（社内検討用資料についてはこちらの記事で詳しく解説）

また、AI議事録ツールは話者の識別、重要発言のハイライト、感情分析なども可能で、人手では見落としがちなインサイトも抽出できます。

自動化された議事録は商談直後に関係者へ共有され、フォローアップのスピードが格段に向上します。1件あたり30分程度かかっていた議事録作成が5分程度に短縮され、その時間を顧客フォローに充てることができます。

【9】決定連絡フォローを自動化する

提案後の「検討します」から先のフォローは、多くの営業担当者が頭を悩ませる部分です。しつこすぎず、かといってタイミングを逃さない絶妙なフォローが求められますが、これを手動で管理するのは無理ゲーです。

弊社の場合は自社開発ツールを活用して、商談後にまとめ情報を1つのWebページにして送付した先で、見込み顧客がそのページを開いた際に「決定期日」を自動で収集する仕組みになっています。

ツールのお陰で「決定期日のヒアリング」と「検討状況フォロー」まで自動で実施が完了しています。

実際、弊社Coneはこの仕組みで、一度商談をした後は（できるだけ）ほったらかし、という状態でも受注率を高い水準で保つことができています。

通常のCRMの場合は、商談時に「いつまでに決定予定か」を必ず確認し、その情報をCRMに登録する運用を徹底しましょう。そして、決定予定日の数日前に自動的にフォローメールが送信されるように設定が可能なツールも多くなっています。

【10】発注・契約業務をシステム化 or ツール導入

成約後の契約事務作業は、営業担当者にとって本来業務ではないものの、多くの時間を奪われる作業です。この部分を効率化することで、営業担当者はより多く営業活動に時間を使うことができます。

たとえば、電子契約システムの導入。契約書の作成、送付、締結、保管までを完全デジタル化することができ、契約書のレビューのフローを効率的に進めることが可能です。

弊社Coneでは、BPOサービス比較サイト「b-pos」において、契約後の「メディアへの掲載フロー」が多く煩雑だったため、formworkというツールを開発し、効率化を図っています。

ステップ式のフォームになっており、営業担当がクライアントに説明しなくても、ステップごとの文章を読んでフォーム欄に必要情報を入力するだけで、掲載フローが進行。また、滞っているときは期日に担当者にリマインドが届くため、管理工数も減って非常に助かっています。

実際、この契約〜掲載までの業務にかかる時間は半分以下になっています。

弊社は自社で開発しましたが、各社の業務に必要なツールは異なると思いますので、最適なツール探しが必要です。

営業活動効率化のその他の事例

10の方法をご紹介したここまでの内容に加え、以下の切り口で他社の事例も紹介します。

1. 各人の営業活動効率化
2. システム構築による人員削減
3. 組織の行動チェックリスト

1：各人の営業活動効率化

営業パーソンが効率化で最優先すべきは、自身の商談時間をいかに増やすかです。日報作成や案件登録の自動化、ショートカット操作の徹底など20の効率化策を積み重ね、年間約1,218時間（約50日分）もの時間を創出した方がいます。

参考：note「総合商社マンが仕事効率化により年間1280時間…」

同様に、毎日30分かかっていた営業日報作成をChatGPTの自動フォーマット導入により3分に短縮。月間約12時間、年間約144時間を捻出し、その時間を顧客対応や見込み顧客へのフォロー強化に充てている営業パーソンも。

参考：note「営業日報を“考えずに”書く。ChatGPTでつくる自動フォーマット」

両者とも、自分自身の業務プロセスを見直し、売上創出に直結しない作業を徹底的に削減しています。

これを個人単位で行うも良しですが、組織単位で実行することで人数分の時間が削減・効率化することができ、生まれた余剰時間を営業活動に使うことができるようになるはずです。

2：システム構築による効率化

食品・飲料卸の老舗企業、サザコーヒーではFAXや電話によるアナログ注文処理が主流で、営業1人あたり毎日平均4時間を伝票登録に費やしていました。

これをBtoB ECプラットフォームでWeb化し、2021年から2022年にかけて年間3,693時間の業務時間を削減。具体的にはBtoB ECプラットフォームをERPとAPI連携し、顧客からの注文がそのまま基幹システムに反映される仕組みを構築。

結果、1営業マンあたり月平均10時間の余剰時間が生まれ、この時間を新規顧客開拓や既存顧客フォローに割り当てたことで、2年間で売上を131.8%に拡大しました。

システム構築・連携によって、人の行動を効率化するのではなく「人がやっていたことを機械にやってもらう」ことで、効率化する・時間を生むというパターン。

参考：【やるなら今！】営業工数1,608時間削減・2年で売上1.5倍アップ！～食品飲料…

3：組織の行動チェックリスト

セレブリックスの営業チームでは、業務を見直した結果、チームで作業効率と成果を同時に高めています。

たとえば、アポイント獲得後は、訪問前に必須の顧客情報やヒアリング項目、提案資料の準備状況をSFA上でチェックリスト化し、チーム全員が同じステップで事前準備を完了できる体制を整えています。誰が商談に臨んでも抜け漏れなく、かつ迅速にフォローアップできるようになり、商談の質とスピードが大幅に向上。

また、よく送るフォローやお礼のメールについてはパターン別にテンプレート化し、営業支援ツールから即座に呼び出して使用できる仕組みを構築。これにより、メール一通あたりの作成時間は平均5分から1分に短縮され、全社でのメール作成工数をおよそ半分に抑えることができています。

これらの取り組みは、チーム全体で業務ルールを明文化・共有し、「どの作業をいつ、誰が」「どのように」行うかを統一したことが成功のポイントです。

参考：残業だらけだった営業担当者が実践した営業効率化のコツ15選

事例から学べる営業活動効率化のポイント

営業活動効率化の事例を振り返ると、結局は「型化」か「自動化」の二択に集約されています。

型化とは、業務を再現可能なフォーマットやテンプレートに落とし込み、誰でも同じ結果を再現できる仕組みを作ること。

一方で、自動化は定型的な作業をツールやシステムに任せて人手を削減するアプローチです。

多くの企業が自社での自動化にハードルを感じる一方、型化は今日からでも始められる身近な手法です。まずは提案資料やフォローメール、日報といった定型業務をテンプレート化し、チームで使い回すことから始めましょう。

自動化が必要な場合は、限られたリソースで導入できるクラウドツールやSaaSを活用し、投資対効果を見極めながら進めるのが賢明です。

最終的に、型化と自動化は車の両輪。

まずは工夫しながら型化を進め、それでも工数が大きい作業から自動化を検討することで、限られた時間を最大限「売上創出の本質的な活動」に振り向けられます。

営業効率化の「型化」第一歩はc-slideで！

本記事の「【7】提案パターンを資料に組み込む」で紹介した、営業資料の型化は「資料作成代行サービスc-slide」で支援させていただくことが可能です。

以下のように、誰でも同じ営業トークができるように営業資料を整備します。クライアントのトップセールスの商談同席・商談録画閲覧で、商談を分析し、最適な構成を提案します。

また、その後も必要であれば「業界」や「ニーズ」のパターン別に「追加スライド」の制作代行を行い、土台の営業資料に追加・入れ替えができるようにします。

見込み顧客ごとに資料の一部を入れ替えることで、すぐに見込み顧客ごとにカスタマイズされた提案資料ができるようになり、受注率改善が見込めます。（※ 参考：クライアント企業で12%の受注率改善）

まず、営業活動の効率化を「型化」しようと考えている方は、一度c-slideにご相談ください！
⇒ 資料作成代行サービスc-slide：サービスサイトへ

ただ、営業資料の型化は内製でも実施可能です。弊社では営業活動をコンテンツパターン化する考え方を「コンテンツセールス」と呼んでいて、その方法を以下サイトで余すことなく記しています。内製で行いたい方は参考にしてみてください。

営業効率化の「自動化」第一歩はformmateで！

本記事の「【1】確度が低いリードのフォローを自動化する」と「【2】商談前に事前ヒアリングを設ける」で紹介した、問い合わせからの商談獲得の自動化は「BtoBフォーム作成ツールformmate」で実現可能です。

formmateは、フォーム送信後、サンクスページにて日程調整ツールを表示することができ、見込み顧客が自分自身で商談の日程を予約・Web会議のURLが自動発行されます。自社営業担当のカレンダーに自動で商談が入ってきます。

また、商談が予約されたら、その場で「ヒアリングフォーム」が表示され、通常メールや架電で実施するはずのヒアリングを自動で実施可能。

問い合わせ発生後に営業担当がすべき「メール・架電で商談打診、ヒアリング実施」をフォームが自動で実施してくれるツールになっています。

また、フォームの回答項目別に自動返信メールを送り分けることができるなど、その他機能も充実していますので「営業活動を自動化したいが、なにから始めるべきかわからない」といった方は一度ご覧ください
⇒ BtoBフォーム作成ツールformmate：サービスサイトへ

さいごに

今回は、弊社Coneが取り組んだ営業効率化の方法と、他社事例を紹介しました。以下箇条書きで振り返ってできるものがあれば取り組んでみてください。

• 弊社Coneが取り組んだ営業効率化の事例
  1. 確度が低いリードのフォローを自動化する
  2. 商談前に事前ヒアリングを設ける
  3. 見込み顧客の情報更新をキャッチする（外部）
  4. 見込み顧客の再関心をキャッチする（内部）
  5. フォローをパターン化する
  6. 営業先リサーチを自動化する
  7. 提案パターンを資料に組み込む
  8. 商談議事録を自動化する
  9. 決定連絡フォローを自動化する
  10. 発注・契約業務をシステム化 or ツール導入で効率化
• 他社事例
  1. 各人の営業活動効率化
  2. システム構築による人員削減
  3. 組織の行動チェックリスト

そして、上記例から学べる営業効率化のためのヒントとしては、「業務の型化」からはじめて、それでも限界が訪れた際に「自動化」を検討しましょう、ということ。

弊社の資料作成代行サービスc-slideでは、営業資料の型化などの支援を行っておりますので、課題をお持ちの方は一度ご相談ください！
⇒ 資料作成代行サービスc-slide：サービスサイトへ

また、BtoBフォーム作成ツールformmateは、「日程調整ツール×フォーム作成ツール」が特徴の、商談獲得ツールです。「コンバージョンからの商談化率が低い」「HubSpotをうまく活用できていない」などでお困りの方は一度ご相談ください！
⇒ BtoBフォーム作成ツールformmate：サービスサイトへ

本記事が貴社の営業活動の効率化のための一役となれば幸いです！