【画面比較】タスク管理ツールおすすめ8選。特徴と選び方も解説

日々の仕事でおろそかにしてしまうと後で困るのがタスク管理。メモやポストイットなどでなんとなくタスクを管理しているものの、タスク漏れや把握・確認に時間を取られてしまっている方も少なくないのではないでしょうか。

そこで本記事では、効率的にタスクを実行したい方やツールの導入を考えている方向けに、「タスク管理ツールでなにができるのか？」「どんなタスク管理ツールがあるのか」を解説・紹介していきます。

タスク管理とは

タスク管理とは、個人やチームが日々の業務やプロジェクトを進めるうえで発生する「やるべきこと（タスク）」を整理し、優先度や進捗状況を把握しながら、適切な順序とタイミングで実行していくための仕組みやプロセスのことです。

シンプルに言えば「どのタスクを、いつまでに、どうやってこなすか」を管理することがタスク管理であり、仕事の効率を高めたり、抜け漏れを防ぐために欠かせないものです。

また、タスク管理を行うことで、タスクを可視化し、優先順位を決めやすくするだけでなく、進捗を振り返りやすくなるというメリットもあります。自分がどんな仕事に時間を取られがちなのかを把握し、改善策を考えたり、チームであればお互いのタスク状況を共有してサポートし合うこともできます。こうした一連の流れを体系的にサポートしてくれるのが、いわゆるタスク管理ツールです。

タスク管理とプロジェクト管理

タスク管理は日々の具体的な作業をシンプルに整理・把握したい場合に有効で、プロジェクト管理はより大きなスケールで、予算やリソースなど多角的な視点で管理が必要な場合に適しています。

以下の表は、タスク管理とプロジェクト管理の違いを簡潔にまとめた比較表です。

	タスク管理	プロジェクト管理
対象業務	個人レベルや小規模チームの 日々のタスク管理	チーム・部署をまたぐ大規模案件や プロジェクト全体の進行を管理
目的	漏れなくタスクを整理し、 優先度をつけて効率良く進める	スケジュール・リソース・品質を総合的に コントロールし、目標を達成
最適機能	ToDoリストやカンバン	ガントチャートやイテレーション管理
管理項目	・資料作成 ・SFAへのデータ入力・更新 ・電話対応・問い合わせ対応 ・レポート作成 / 提出　など	・Webサイトのリニューアル ・ソフトウェアの導入・移行 ・企業のリブランディング など

実際に実行するプロジェクトには、細かなタスクがいくつもありますが、それもタスク管理です。プロジェクト内のタスクは「プロジェクトが達成されるためのひとつながりのタスクのうちのひとつ」というイメージです。

つまりは、個人で進めるのがタスク管理・チームで共有しながら進めるのがプロジェクト管理という考え方でだいたいOKです。

タスク管理ツールの基本機能・できること

タスク管理ツールに基本的に備わっている機能を紹介します。

タスク進捗管理	カンバン・ガントチャート・チェックリストなどの さまざまな方式でのタスクの可視化、一覧表示により進捗管理が可能。
タスク詳細管理	ひとつひとつのタスクカードの詳細情報（担当者・期日・カテゴリ・詳細情報etc） などを記入することで、確認工数削減。
コメント / チャット	タスクごとにコメントやチャットで、タスクの詳細情報についての コミュニケーションをとりながら進行することができます。
ファイル添付	タスクに紐づけてファイルをアップロード・管理することができるため、 メールやオンラインストレージでの探索が不要に。

上記のような機能が揃っているため、エクセルや紙などでの管理よりも効率的なタスク管理を実現することができます。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールは海外製・国内製、さまざまなものがあります。その中で自社・自分にピッタリのものを選ぶために、3つの選び方を紹介します。

1. タスク表示画面は適しているか
2. リマインド機能の充実さ
3. 各タスクへのアクセスのしやすさ

以下では、3つの選び方ポイントについて、具体的にどんな視点で比較すればよいか解説していきます。

1. タスク表示画面は適しているか

タスク管理ツールによって、主なタスクの表示方法は異なります。代表的なものは以下の3種類です。

■ リスト表示

1行ごとにタスク名、担当者、期限などが並ぶシンプルな形式。シンプルなので初心者でもすぐに使いやすい。タスクを箇条書き的に管理したい人に向いています。ただし、タスク数が多くなると一覧性が損なわれることもあるので要注意。

■ カンバン表示（ボード表示）

「To Do」「進行中」「完了」などのステータスごとにタスクカードを移動しながら進捗を可視化する方法。視覚的にタスクの状態が一目でわかるため、チームでの共有に便利。クライアントワークやアジャイル開発など、仕事の流れを視覚化したいケースで特に役に立ちます。

■ ガントチャート表示

タスクの開始日・終了日・依存関係などを横軸に時間をとったチャートで表す方法。プロジェクトの全体像やスケジュール管理がしやすいので、複数タスクの工数を見積もったりする際に適しています。ただし、ガントチャートは視覚化・管理の自由度が高い分、ツールの使いこなしにやや慣れが必要です。

複数の表示方式を切り替えられるツールもありますが、最も自社が活用したい表示方法が「見やすく使いやすい」ものを選びましょう。

2. リマインド機能の充実さ

タスク管理でよくある失敗は、「期限が迫っているのに気づかずにタスクが遅延する」 というケースです。そこで重要になるのが、リマインド機能の充実度です。

■ 通知形式

・メール・プッシュ通知・チャットツール連携（SlackやTeamsなど）
・どの端末に、どのタイミングで通知されるかをカスタマイズできるかもポイントです。

■ タイミング設定

・期限当日・前日などのリマインド
・複数回通知を設定できるツールだと、締め切り前のアラートをこまめに出せます。

■ 繰り返しタスクや定期タスク

・毎週・毎月など、定期的に発生するタスクの期限管理を自動化できるか
・ルーチンワークが多い方やチームにとっては、大幅な手間削減につながる

リマインド機能が充実しているツールを選ぶことで、「うっかり忘れ」「確認漏れ」 を防ぎやすくなり、業務の遅延リスク を大きく下げられます。

3. 各タスクへのアクセスのしやすさ

タスク管理ツールを導入しても、肝心のタスクを探しづらかったり、更新作業が複雑だったりすると作業が滞ってしまいます。以下のような観点で、アクセスしやすさを確認しましょう。

■ 検索機能の充実度

・タスク名や担当者名、タグなどで素早く検索できるか
・絞り込み検索で、特定のステータスや期限切れタスクだけを表示できるか

■ フィルター・ソート機能

・担当者別、プロジェクト別、期限順など、タスクが簡単に並べ替えられるか
・チームで使う場合は、「○○さんが担当しているタスクだけ表示」「今週期限のタスクだけ表示」などがスムーズに行えるか

■ モバイル対応

・PC・タブレット・スマホなどマルチデバイスでアクセスしやすいか
・外出先や移動中でもタスクの確認や更新ができると、フレキシブルに仕事を進められます。

こうした点がきちんと整備されているツールを選ぶと、日常の業務がよりスムーズに回り、タスク管理ツール導入の効果を最大限に引き出せます。

【画面で比較】チーム利用におすすめのタスク管理・プロジェクト管理ツール5選

チーム利用に向いているタスク管理ツールを実際の画面を見ながら比較・紹介していきます。

Trello（シンプルなタスク管理）

Trelloは、カンバン方式（ボード形式）でタスクを管理できるクラウド型のツールです。Webブラウザやモバイルアプリからアクセスでき、ドラッグ＆ドロップだけでタスクを「To Do」「In Progress」「Done」などのカラム間で移動させられるのが特徴です。操作が直感的で分かりやすいため、ITリテラシーに差があるチームでもすぐに使いこなせる「シンプルなタスク管理」ツールになっています。

具体的には、各タスクを「カード」と呼ばれる形式で追加し、カードに担当者や期限、チェックリストなどを設定可能です。コメントやファイル添付もできるので、細かいやり取りをタスクごとに集約できるのも便利なポイントです。無料プランでも基本的な機能をほぼカバーしており、まずはカンバン方式を使ってみたいという個人や小規模チームには特におすすめです。

• 料金：月額5ドル（スタンダードプランの場合）
• サービスページ：https://trello.com/

Backlog（プロジェクト全体の管理）

Backlogは、Nulab社が提供するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。タスクの進捗管理だけでなく、プロジェクト全体の管理を見渡せる機能が充実しているのが特徴です。たとえば、ガントチャートを使ったスケジュール管理や、課題ごとのコメントやWiki機能によるナレッジ共有、バージョン管理（Git・SVN）との連携による開発プロセスの効率化など、複数の部門やチームメンバーがひとつのプラットフォームでやり取りを完結できるようになっています。

タスクを「課題」として一元管理し、その課題に担当者・期限・ステータスを設定すれば、誰が何を抱えているのかリアルタイムで可視化できます。さらにコメント欄で議論を進められるため、情報の分散やコミュニケーションロスを防ぎやすい点も魅力。ソフトウェア開発だけでなく、イベント企画・新商品開発など、幅広いシーンで導入実績があり、「プロジェクト全体をしっかり管理したい」というチームにとって、堅実かつ使い勝手の良い選択肢と言えるでしょう。

• 料金：月額17,600円（スタンダードプランの場合）
• サービスページ：https://backlog.com/ja/

formwork（ルーティング業務の管理）

formworkは、タスクやプロジェクトの「管理」だけでなく「実行」まで可能にするツールであり、特にルーティン業務の管理・効率化に強みを持っています。ステップ式のワークフローを構築し、表示されるフォームに回答することで業務を進行できるため、たとえば「契約書情報入力」「顧客情報入力」などのステップをクライアントや社内担当者に共有すると、指示を繰り返し説明する手間を大幅に削減できます。

また、カンバンビューを採用しているのも大きな特徴です。フォームのステップが完了すると、自動的にボード上のステータスが更新されるため、手動でドラッグ＆ドロップする必要がなく、進捗確認がスムーズ。繰り返し発生する申請やチェック作業など、ルーティン業務を効率的に回したい企業やチームにとって、formworkは生産性向上に役に立つツールとなっています。

• 料金：月額16,000円（スタンダードプランの場合）
• サービスページ：https://product-formwrk.jp/

Jira（エンジニアのタスク管理）

Jiraは、Atlassian社が提供するプロジェクト管理ツールで、特にエンジニアのタスク管理に強みを持っています。ソフトウェア開発を想定した設計のため、アジャイル開発でよく使われるスクラムやカンバンといったボード管理を標準でサポート。スプリント計画やバックログ管理、バグトラッキングなど、エンジニアのワークフローを効率化する機能が充実しています。

また、GitHub・Bitbucketなどのバージョン管理システムと連携できるため、コードの変更履歴やコミット情報をタスクと紐付けて管理することが容易です。進捗状況や作業時間をレポートする機能も豊富なので、開発チーム全体の生産性を可視化しながら改善を重ねやすいのも魅力。エンジニアが主体となるプロジェクトで、タスクを細かく管理しつつ開発プロセス全体を統合したい場合に、特におすすめのツールです。

• 料金：月額990円 / ユーザー（スタンダードプランの場合）
• サービスページ：https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Notion（タスク管理を含むオールインワン）

Notionは、ドキュメント作成やデータベース管理、チームのナレッジベース構築など、幅広い機能を1つのプラットフォームに集約したツールです。タスク管理を含むオールインワンのサービスとして、高い柔軟性が最大の特徴と言えます。ボード形式やリスト形式、カレンダー表示など、多様なビューを自由に切り替えながらタスクを管理できるため、個人でもチームでも自分たちに合った形で使いこなせます。

また、ドキュメント編集やデータベース作成も同じ場所で行えるため、あちこちのツールを行き来する必要がありません。文章・画像・ファイルなどの情報をタスクと紐付ければ、プロジェクトの概要や仕様書、メモ等をスムーズに参照しつつ作業を進められます。プロセス全体を一元管理したい企業や、個人の生産性を向上させたいユーザーにとって、Notionは非常に柔軟で頼りになるオールインワンツールです。

• 料金：月額1,650円 / ユーザー（プランプランの場合）
• サービスページ：https://www.notion.com/ja

【おまけ】個人での利用におすすめのタスク管理・To Do管理ツール3選

個人での利用におすすめなタスク管理ツールを紹介します。

Todoist（シンプルなタスク管理）

Todoistは、シンプルかつ直感的なユーザーインターフェースが特徴の、個人利用向けタスク管理ツールです。タスクを「プロジェクト」や「ラベル」に分けて整理できるほか、期限や優先度を設定すれば、自動的にデイリー／ウィークリースケジュールを生成してくれます。スマホアプリ、デスクトップ、Webブラウザなど、あらゆる端末とリアルタイムで同期されるため、外出先や移動中でもサッとタスクを追加・確認できるのが大きな強みです。

また、シンプルながらも「繰り返しタスク」の設定機能や、タスク完了数による「業績スコア（カルマ）」など、モチベーションを維持・向上させる仕掛けが搭載されているのもポイント。プライベートの予定管理や学習計画、細かな日々のToDoを漏れなく整理したい方にとって、扱いやすく使い続けやすいツールです。

• 料金：無料〜
• サービスページ：https://todoist.com/ja

スティッキーズ（PC上での管理）

スティッキーズは、macOSに標準搭載されている「デジタル付箋」機能です。デスクトップ上に付箋を貼りつける感覚で使えるため、すばやくメモを取ったり、ToDoリストを書き留めたりするのに便利です。紙の付箋と違って場所を取らず、内容のコピー＆ペーストや書式変更もできるので、ちょっとしたアイデアやタスクを簡易的に管理したい時に役立ちます。

類似の機能はWindowsにもあり、Windows 10以降では「Sticky Notes」や「付箋」という名称で提供されています。どちらのOSでも、メモのテキスト検索やバックアップ連携などが進化しており、ふと浮かんだタスクやアイデアをサクッと書き留めるには最適です。ただし、スティッキーズやSticky Notesは単純なメモ機能であり、大規模なタスク管理には向いていません。あくまで「とりあえずメモしておきたい」「ちょっとした備忘録を可視化しておきたい」というシーンで役に立ちます。

• 料金：無料

リマインくん（LINEでの管理）

リマインくんは、LINE上でタスクや予定を管理できる便利なBot（ボット）です。友だち追加するだけで、LINEのトーク画面に「○○日後に○○をリマインドして」とメッセージを送ると、指定したタイミングで通知してくれます。

特に、スマホで日常的に使うLINEと連携しているため、わざわざ別のアプリを開かなくてもリマインド機能を利用できるのが大きなメリット。ちょっとした買い物リストや「明日までにこれをやっておきたい」というような小さめのタスク管理にピッタリです。LINEを使い慣れている方にとっては、よりストレスフリーにタスクを漏れなくこなせる心強いツールといえます。

• 料金：無料
• サービスページ：https://reminekun.com/

タスク管理のエクセルテンプレート（無料）

本メディアの運営元である株式会社Coneではエクセル / スプレッドシートのテンプレートを用意しています。ご自由にダウンロードしてお使いいただけますので、お気軽にご利用ください。

タスク管理（エクセル）のテンプレートのダウンロードはこちら

まとめ

本記事では、タスク管理の基本的な概念から、ビジネス向けの本格的なタスク管理ツール、個人向けのシンプルなツールまで幅広く紹介してきました。以下が本記事のポイントです：

• タスク管理とは「やるべきこと」を整理し、優先度や進捗状況を把握しながら実行していくプロセス
• ビジネス向けのタスク管理ツールは、チーム連携や進捗管理、プロジェクト管理など、より高度な機能を備えている
• 個人向けのツールは、シンプルで使いやすく、日常的なタスクや予定管理に適している

タスク管理ツールの選択は、使用目的や規模、必要な機能によって異なります。まずは自分やチームのニーズを明確にし、それに合った適切なツールを選択することが重要です。無料のエクセルテンプレートから始めて、徐々に本格的なツールの導入を検討するのも一つの方法です。