なぜ資料作成に時間がかかるのか？原因と短縮する方法を解説！

資料作成をしていると

• 気づいたら就業時間を超えて残業してしまっている。。
• 予想よりも時間がかかって期日に間に合わない。。

ということありませんか？？

資料作成に時間がかかるのには、原因があります。

なぜ時間がかかるのか？を理解し、それぞれの対策を行うだけで作業時間を短縮することができます。

この記事では、時間がかかる原因と対策を解説していきます。資料作成での残業をなくしたい方は参考にしてください。

資料作成の時間がかかる原因

資料作成は「思考業務」と「デザイン業務」、「ソフトの操作」の3つの作業が混在しており、それぞれの作業を同時に行ってしまうため、時間がかかってしまいます。

思考業務

思考業務とは、主に構成の組み立てを指します。

資料の目的や用途、成し遂げたいゴールを基に構成組みを行う必要がりますが、パワーポイントを触りながら構成を考えると時間がかかってしまいます。

デザイン業務

デザイン業務とは、ページデザインのことを指します。

資料作成の経験が浅いとアイデアが思い浮かばず、パワーポイントを触りながらページデザインを考えてしまい、時間がかかってしまいます。

ソフトの操作

ソフトの操作とは、パワーポイントの操作のことを指します。

パワーポイントは慣れれば非常に簡単に使いこなすことが可能ですが、慣れていない内はどこに何の機能があるのかがわからず、作業自体にどうしても時間がかかってしまいます。

資料作成の時間を短縮する方法

時間のかかる原因である「思考業務」「デザイン業務」「ソフトの操作」の作業を切り分けて行うことで、資料作成時間の短縮に繋がります。

思考業務

まずは資料の目的、用途、資料を通して成し遂げたいゴールを明確にしましょう。ゴールが明確になれば、入れ込む情報が明確になり、構成を組み立てることができます。

パワーポイントを触りながら構成を考えると、業務が混在して効率が悪くなってしまうため、まずはゴールの設計と構成の組み立てを行いましょう。

資料構成の組み立て方については以下の記事で解説しているので、参考にしてください。

デザイン業務

資料作成で、ページデザインのアイデアが湧かない！という方は多いはずです。

デザインの引き出しが少なく時間がかかってしまうことが多いので、パワーポイントに触る前に、どんなトンマナにしたいのかを決めましょう。

当ブログを運営するシースラ!! では、参考資料デザインを探すことができます。

パワーポイントでの作業に取り掛かる前に、まずは参考にするデザインを見つけ、具体的なイメージを抱いておきましょう。

ソフトの操作

パワーポイントの操作を早めるには慣れが必要になりますが、どんな機能があって、何ができるのか？を知っているだけで時間短縮にも繋がります。

当ブログではパワーポイントの操作方法をイチからまとめたハンドブックも用意していますので、インプットにお役立て下さい。

また、ある程度操作に慣れてきたらショートカットを使いこなすとより時間短縮に繋がります。

まとめ

資料作成に時間がかかる原因と対策を解説しました。

ご紹介した対策を試しても「時間がかかる。。」という方は、資料作成代行サービスの利用をおすすめします。

リデザインのみならず、目的に即した構成から提案してくれ、資料作成業務をアウトソースできるため、コア業務に集中することができます。

資料作成代行サービス「c-slide」はページ単価¥3,000から依頼が可能です。

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