BtoB企業向け8つの自動返信メール例文。商談獲得率を上げるフォロメールも
BtoBビジネスにおいて、顧客との最初の接点となるWebサイトからの問い合わせや資料ダウンロード。その直後に送信される自動返信メールは、単なる確認通知にとどまらず、商談獲得率を大きく左右する重要な役割を担っています。
「自動返信メールは形だけ」と軽視していると、獲得できてたはずの商談を取りこぼす可能性も。
本記事では、BtoB企業が商談獲得率を向上させるために不可欠な自動返信メールの作成ポイントと、CV（コンバージョン）の種類に応じた具体的なメール例文を8つご紹介します。
コピー＆ペーストですぐに使えるようにしていますので、ぜひ本記事を参考に返信文章を設定してみてください。
※ とはいえ、自動返信メールの工夫のみでは十分とは言えませんので、自動返信に加えフォローメールの送り方についても解説していますので、本記事を最後までお読みいただけると良いかと思います！
自動返信メールを設定する際のポイント
自動返信メールは、顧客との最初の接点となる重要なコミュニケーションツールです。単に受付完了を通知するだけでなく、BtoB企業の至上命題「商談獲得」の効果を最大化するためには工夫が必要です。
ここでは、自動返信メールを設定する際に押さえておくべきポイントを解説します。
- 件名は開封率を左右する
- 自動返信への返信も生じる
- 日程調整ツールの活用を前提に
件名は開封率を左右する
自動返信メールの効果を左右する最も重要な要素の一つが「件名」です。BtoBの担当者は1日に50件以上のメールを受け取ることが多く、件名だけで開封するかどうかを判断するケースが約5割を占めています。
顧客が安心して開封できるよう、件名に以下の要素を含めることが重要です。
- 会社名またはサービス名：誰からのメールであるかを明確にする。
- 資料名や問い合わせ内容：何に関するメールであるかを具体的に示す。
- コミュニケーション感：「ありがとうございます」などの言葉を入れることで「人」からのコミュニケーションだと示す。
件名例
- 【株式会社Cone】お問い合わせありがとうございます
- 【c-slide】資料ダウンロードありがとうございます
- 【CV率向上のためのBtoBサイト改善ウェビナー】参加申し込み受付完了のお知らせ
件名が不明瞭だと、スパムメールと誤認されたり、開封されずに埋もれてしまったりする可能性が高まるため、上記のような「だれから、なんのための」メールなのかがわかる件名にします。
自動返信への返信も生じる
自動返信メールは「送信専用」と記載されていても、顧客から返信が来るケースは少なくありません。特に、問い合わせ内容の追加情報や、急ぎの連絡など、顧客が何らかの意図を持って返信してくることがあります。このような返信を見落とさないためにも、以下の対策を講じることが重要です。
- 送信元・返信先アドレスを営業担当に設定する
- 自動返信メールであることを明記する
- 別途問い合わせ先を明記する
- 自動返信メールへの返信を社内チャットに通知
- 返信メールも定期的にチェックする
意外とこの「自動返信への返信」を見落として、機会損失しているケースがあります。（弊社でも対応前は月に数件見落としがありました）
そのため、上記のような対策をとっておくことをおすすめします。実際のメール下部の例は以下のようなイメージです。
※このメールアドレスは送信専用です。返信はできませんのでご了承ください。
【サービス名】に関するご相談やご質問は「山田」までご連絡ください。
Mail：yamada@cone-ntm.com ／ TEL：050-0000-0000
日程調整ツールの活用を前提に
問い合わせや資料請求後には、メールでのやり取りを行い、Web会議の日程調整をしますが、「〇〇日は空いていませんので…」などと、このメールの往復回数が多くなると、面倒になってしまうなどで、商談獲得率が下がります。
自動返信メールに日程調整ツールのURLを記載することで、顧客は自身の都合の良い時間に、担当者との商談日程を簡単に設定できるようになります。
ご存知の方も多いと思いますが、日程調整ツールを活用する場合は以下のような流れになります。
- 自動返信メールに添付されたURLに顧客がアクセス
- Googleカレンダーなどと連携された、営業担当の「空き日程」がページに表示される
- 顧客が自分の予定と照らし合わせて「商談日時」を予約
- 日程調整ツールによる自動送信メールで「Web会議のアクセスURL」が発行される
- 当日、そのURLから両者が入室
といった流れで、双方ほとんど工数不要で打ち合わせ日時が決定します。
自動返信メールには以下のような文言を挿入します。
商談をご希望の場合は、以下のURLよりご都合の良い日程をお選びください。
https://xxx.com/schedule-appointment
上記流れで、日程調整ツールを活用すれば「24時間いつでも商談が入る」「商談までのリードタイムの短縮になる」などのメリットもあるので、基本的には日程調整ツールの活用を前提にしておきましょう。
【CV種類別】自動返信メールの例文集
ここからは、BtoB企業でよく発生するコンバージョン（CV）タイプ別に、実際に使える自動返信メールの例文をご紹介します。
コピーして、自社の状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。紹介するのは以下6パターン。
- 「問い合わせ」自動返信メール例文
- 「デモ依頼」の自動返信メール例文
- 「サービス資料DL」の自動返信メール
- 「お役立ち資料DL」の自動返信メール例文
- 「ウェビナー参加受付」の自動返信メール
- 「ウェビナーアンケート回答」の自動返信メール
- 「無料トライアル登録」の自動返信メール
- 「無料プラン登録」の自動返信メール
「問い合わせ」自動返信メール例文
問い合わせは最も商談に近いCVポイントです。迅速かつ丁寧な対応で、見込み顧客の期待に応えましょう。
■ 件名
【サービス名】お問い合わせありがとうございます
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。 この度は、お問い合わせいただきありがとうございます。
よろしければ詳細をお聞きしたく、30分ほどオンラインにてお打ち合わせさせて頂くことは可能でしょうか？
可能でしたら、以下リンクからご都合良い時間帯をご予約いただけますと幸いです。
【打ち合わせ予約リンク】
https://~~~~~~~
【打ち合わせ内容】
・貴社の依頼背景のヒアリング
・貴社のご検討内容のヒアリング
・最適なプランのご紹介と詳細説明
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ。 お手数おかけいたしますが、引き続き何卒よろしくお願い致します。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「デモ依頼」の自動返信メール例文
デモ依頼は、サービス導入への検討度が高い顧客からのアクションです。デモ実施までのスムーズな案内をしましょう。
■ 件名
【サービス名】デモお申し込みありがとうございます
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、〇〇のデモをお申し込みいただきありがとうございます。
デモはオンライン会議にて実施させていただいております。
以下リンクからご都合の良い時間帯をご予約いただけますと幸いです。
【デモミーティング予約リンク】
https://~~~~~~~
【デモミーティング内容】
・貴社のご検討内容のヒアリング
・課題解決部の機能紹介・デモンストレーション
・他、質疑応答・ディスカッション
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
また、事前にサービス紹介資料が必要でしたら以下URLよりご欄くださいませ。
https://~~~~~~~
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「サービス資料DL」の自動返信メール
サービス資料のダウンロードは、顧客が自社のサービスに関心を持っている証拠です。資料の提供だけでなく、サービスへの理解を深め、次のステップへ誘導するための文面にします。
■ 件名
【サービス名】のサービス紹介資料をお送りいたします
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、〇〇のサービス紹介資料をご請求いただきありがとうございます。
サービス資料は以下のURLよりダウンロードいただけます。
【サービス紹介資料 閲覧・ダウンロードリンク】
https://~~~~~~~
資料をご覧いただき、ご不明な点やより詳しい情報が必要でしたら、一度オンラインでのお打ち合わせの機会をいただけないでしょうか？
【打ち合わせ内容】
・貴社の依頼背景のヒアリング
・貴社のご検討内容のヒアリング
・最適なプランのご紹介と詳細説明
もしよろしければ、以下リンクからご都合良い時間帯をご予約いただけますと幸いです。
【打ち合わせ予約リンク】
https://~~~~~~~
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「お役立ち資料DL」の自動返信メール例文
お役立ち資料のダウンロードは、特定の課題解決に関心がある顧客からのアクションです。資料提供に加え、関連する課題解決への示唆や、自社サービスとの関連性を提示することで、少しでも商談獲得の可能性を上げる工夫をしましょう。
■ 件名
【お役立ち資料名】のお役立ち資料をお送りします
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、お役立ち資料「〇〇〇〇」をご請求いただきありがとうございます。
資料は以下URLよりダウンロードいただけます。
【資料 閲覧・ダウンロードリンク】
https://~~~~~~~
また、今回ダウンロードいただいた資料に関連するコンテンツも以下よりご覧いただけます。
【追加の関連コンテンツ】
▼ 〇〇〇〇に関するウェビナー（無料）
「タイトルタイトルタイトル」
日時：毎週金曜 14:00-15:00
https://~~~~~~~
▼ 〇〇〇〇比較表（無料）
https://~~~~~~~
▼ 同業他社の成功事例
https://~~~~~~~
資料に関するご質問や、貴社での具体的な活用方法についてご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
〇〇〇〇を支援してきたディレクターが、30分間の無料相談で貴社の課題解決方法をご提案いたします。
【無料相談のお申し込み】
https://~~~~~~~
その他こんな情報が欲しいなど、お気軽にご連絡くださいませ。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「ウェビナー参加受付」の自動返信メール
ウェビナー参加受付では、当日まで参加者のエンゲージメントを維持し、参加率を「下げない」ことが重要になります。
■ 件名
【ウェビナータイトル】お申し込みありがとうございます
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、ウェビナー「〇〇〇〇〇〇〇〇」にお申し込みいただき、ありがとうございます。
【開催概要】
タイトル：〇〇〇〇〇〇〇〇
日時：2025年4月1日
所要時間：60分（質疑応答含む）
参加方法：Zoomウェビナー
参加費：無料
【参加URL】※当日こちらからご参加ください
https://~~~~~~~
【事前準備】
・Zoomアプリのインストール（推奨）
・安定したインターネット環境の確保
・筆記用具のご準備
【講演内容】
1：目次
2：目次
3：目次
4：目次
【特典】
ご参加いただいた方には、以下の特典をご用意しております。
・講演資料のPDFデータ
・〇〇〇〇診断シート
・個別相談会への優先案内
開催3日前と当日朝にリマインドメールをお送りいたします。
ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
当日、皆様にお会いできることを楽しみにしております。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「ウェビナーアンケート回答」の自動返信メール
ウェビナー後のアンケート回答者は関心度が高い見込み顧客です。個別相談会（商談）と次のウェビナーの案内をしましょう。
■ 件名
アンケートご回答ありがとうございます【ウェビナータイトル】
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
株式会社〇〇の山田です。
先日は、ウェビナー「〇〇〇〇〇〇〇〇」にご参加いただき、ありがとうございました。
また、アンケートにもご回答いただき、重ねて御礼申し上げます。
皆様からいただいたご意見は、今後のコンテンツ改善に活用させていただきます。
【アンケート回答者限定特典】
ご回答いただいた皆様に、以下の特典をプレゼントいたします。
▼ 特典1：講演資料完全版（PDF）
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▼ 特典2：〇〇〇〇診断シート（Excel）
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▼ 特典3：成功企業の実践事例集
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【個別相談会のご案内】
ウェビナーの内容をより具体的に貴社に適用する方法について、無料の個別相談会を実施しております。
・所要時間：30分
・実施方法：オンライン
・相談内容：貴社の課題に合わせたカスタマイズ提案
▼ 個別相談会お申し込み
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【次回ウェビナーのご案内】
来月は「〇〇〇〇〇〇〇〇」をテーマに開催予定です。詳細が決まり次第ご案内いたします。
引き続き、有益な情報提供に努めてまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「無料トライアル登録」の自動返信メール
無料トライアル登録者は製品への関心が高く、実際に試してみたいという積極的な意欲を持っています。スムーズなトライアル体験により、有料契約への転換を目指しましょう。
■ 件名
【サービス名】無料トライアル登録ありがとうございます
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、〇〇サービスの無料トライアルにご登録いただきありがとうございます。
すでに〇〇をご利用開始されているかもしれませんが、以下が無料トライアル期間の基本情報でございます。
【無料トライアル情報】
・トライアル期間：30日間
・開始日：2025年4月1日
・終了日：2025年5月1日
・利用可能機能：全機能制限なし
・ユーザー数：XX名まで
【ログイン情報】
以下の情報で今すぐご利用を開始していただけます。
ログインURL：https://~~~~~~~
メールアドレス：hanako@xxx.com
パスワード：passward
【無料トライアルで体験できること】
・全機能フル活用（制限なし）
・実データでの動作確認
・チーム全体での利用テスト
・導入効果の事前検証
【トライアル期間を最大活用するために】
30日間で効果を実感いただくため、以下のスケジュールをおすすめします。
Week 1：基本操作の習得・初期設定
Week 2：実データでの運用テスト
Week 3：チーム全体での利用拡大
Week 4：効果測定・導入判断
▼ 詳細なトライアル活用ガイド
https://~~~~~~~
【サポート体制】
トライアル期間中も充実したサポートをご提供します。
・チャットサポート：平日9:00-18:00（即日回答）
・メールサポート：support@xxx.com（24時間以内返信）
・オンライン個別相談：週1回30分（要予約）
▼ 個別相談のご予約
https://~~~~~~~
【トライアル期間終了前のご案内】
終了7日前に、継続利用についてのご案内をお送りします。
その際に、貴社に最適なプランをご提案いたします。
それでは、30日間のトライアルをお楽しみください！
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
「無料プラン登録」の自動返信メール
無料プラン登録者は「まずは試してみたい」という状態なので、適切なオンボーディングとサポートで、製品の価値を実感してもらうことが最優先です。
■ 件名
【〇〇サービス】無料プランへのご登録ありがとうございます
■ 本文
株式会社〇〇
〇〇 さま
〇〇を運営しております株式会社〇〇の山田と申します。
この度は、〇〇サービスの無料プランにご登録いただきありがとうございます。
無料プランに関する基本情報を以下にまとめております。
【無料プランでご利用いただける機能】
・基本機能すべて（30日間）
・データ保存容量：1GB
・ユーザー数：3名まで
【すぐに始められる3つのステップ】
1：ログインして基本設定を完了（5分）
2：サンプルデータでお試し操作（10分）
3：実際のデータでテスト運用開始
▼ かんたんスタートガイド（PDF）
https://~~~~~~~
また、ご自身で利用していると効果を最大限感じていただけない部分もあるかと思います。
無料で30分貴社の状況へのカスタマイズの相談ができる個別相談会を用意しております。
▼ 個別相談のご予約
https://~~~~~~~
ご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山田（yamada@cone-ntm.com）までお願い致します。
商談獲得率を上げるには自動返信メール＋フォローメール
自動返信メールは顧客との最初の接点として重要ですが、それだけで十分かというとそうではありません。商談獲得率を最大化するためには、自動返信メールに加えて、顧客の行動や関心度に応じたフォローメールを適切に送ることが不可欠です。
とはいえ、どんなフォロメールなら商談獲得ができるのか。。正直、自動返信メールに比べるとフォロメールにはなかなか正解がありません。
そこで、本項では「実際に弊社Coneの営業担当が送付して商談につながったフォロメール」を紹介しますので、なにかヒントになれば幸いです。
条件：
- 事業：資料作成代行サービスc-slide
- CV：サービス紹介資料ダウンロード
1通目：自動返信メール
資料ダウンロードのコンバージョンが発生した直後は、本記事で紹介した自動返信メール文言が送付されました。フォーム項目に応じた資料が自動で送り分けられるようになっています。
〇〇〇〇株式会社
〇〇 さま
資料作成代行サービス「c-slide」を運営しております株式会社Coneの山口と申します。
この度は、c-slideのサービス紹介資料をご請求いただきありがとうございます。
〇〇さまのご興味のある「ダウンロード用資料作成実績」を中心としたサービス資料を送付いたします。
以下のURLよりダウンロードいただけます。
【サービス紹介資料 閲覧・ダウンロードリンク】
https://~~~~~~~
資料をご覧いただき、ご不明な点やより詳しい情報が必要でしたら、一度オンラインでのお打ち合わせの機会をいただけないでしょうか？
【打ち合わせ内容】
・貴社の依頼背景のヒアリング
・貴社のご検討内容のヒアリング
・最適なプランのご紹介と詳細説明
もしよろしければ、以下リンクからご都合良い時間帯をご予約いただけますと幸いです。
【打ち合わせ予約リンク】
https://~~~~~~~
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡くださいませ。
※自動返信となっておりますので、御用の方は、山口（xxx@cone-ntm.com）までお願い致します。
2通目：フォロメール（当日・事例集や料金詳細について）
フォーム項目で「直近で検討中」と確度が高いリードだとわかっているため、自動返信メールに加えて手動でフォロメールも当日中に送付。検討がしやすいようにニーズに応じた事例集と発注のイメージが湧くような料金詳細も説明。
〇〇〇〇株式会社
〇〇 さま
お世話になっております。
資料作成代行サービス「c-slide」を運営しております、 株式会社Coneの山口と申します。
先ほどは弊社資料のダウンロードをいただきまして、 誠にありがとうございました。
ダウンロード資料の実績をまとめた事例集をお送りいたしますので、 ご確認いただけますと幸いです。
また、弊社の料金体系についてですが、「選択したプラン×ページ数」が最終の料金となり、 オプション料金はございません。
プランは下記2つのプランをご用意しております。
・スタンダードプラン：¥8,000/1P →既存資料のリデザインがメイン
・ハイエンドプラン：¥15,000/1P →資料の構成からデザインまで作成
料金のイメージとしては、下記例の通りです。
例）30Pの資料をそれぞれのプランで作成した場合
・スタンダードプラン：¥8,000×30P＝¥240,000
・ハイエンドプラン：¥15,000×30P＝¥450,000
以上となります。
その他ご不明点あればお気軽にご相談ください。何卒よろしくお願いいたします。
3通目：フォロメール（翌日・納期について）
フォーム項目で「直近で検討中」とあったため、すぐに用意しなければならない資料なのでは？という仮説で「納期についての説明」をメールにて送信。
〇〇〇〇株式会社
〇〇 さま
お世話になっております。
資料作成代行サービス「c-slide」を運営しております、株式会社Coneの山口でございます。
度々のご連絡申し訳ございません、、、
資料ダウンロードの際にご回答いただいたフォームで「直近でご検討」をご選択いただいておりましたので、もし急ぎ資料が必要であればと思い、ご連絡をさせていただきました。
昨日ご紹介させていただいた2つのプランのご納期ですが、下記の通りとなります。
・スタンダードプラン：最短2週間
・ハイエンドプラン：最短3週間
もし、資料にご納期がありましたらお早めにご相談いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
4通目：フォロメール（3通目から2日後・類似事例について）
3通目から2日後に、事例集を開くのが面倒なのかという仮説でピンポイントで事例を閲覧できるように、類似事例を1つピックアップして送信。前提もちろんリードの情報はしっかり調べる必要はあるものの、それが伝わらないと同じなので「貴社ほど規模は大きくないもの」など、見込み顧客のことを考えているとわかる文言も重要。
株式会社〇〇
〇〇さま
お世話になっております。
資料作成代行サービス「c-slide」を運営しております、株式会社Coneの山口と申します。
何度もご連絡をしてしまい申し訳ございません、、、
貴社のアプリ開発サービスに近しいサービスを展開されている企業様の事例がございましたので、事例インタビューの記事をお送りさせていただきます。
メグリ株式会社様_導入事例インタビュー
https://cone-c-slide.com/megre/
貴社ほど規模は大きくないものの、その他アプリ開発サービスを展開されていらっしゃる企業様の事例もご紹介できますので、もしよろしければ15分だけでもMTGのお時間をいただけますと幸いです。
【打ち合わせ予約リンク】
https://~~~~~~~
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
返信（4通目から2週間後）
4通目から2週間後に、見込み顧客から打ち合わせ予約と返信がありました。事例を見ていただき、打ち合わせが予約されたため、おそらく事例で発注のイメージが湧いたのでは？と社内ミーティングにて共有。返信メールは以下のような内容でした。
山口様
お世話になっております。
〇〇〇〇株式会社の〇〇です。
長らくお返事できておらず申し訳ございません。
メグリさんの記事等も確認いたしました。
費用面などについて詳しくお伺いしたく、下記で調整させていただきました。
・6月25日 (水) 14:00 – 15:00
何卒よろしくお願いいたします。
自動返信メール1通＋フォローメール3通を送付して、ようやく打ち合わせの予約が入ったことからも分かる通り、自動返信メールだけでは「商談獲得へのアプローチは十分ではない」のです。
もちろん、フォローメールを送付する数が重要なのではなく、顧客のニーズを想像して、打ち合わせを入れるメリットを提示する必要があります。
さいごに
今回は、自動返信メールの例文紹介とその後の商談獲得のためのフォローメール例を弊社Coneの実例とともに紹介しました。
自動返信メールは、以下ポイントを抑えて
- 件名は開封率を左右する
- 自動返信への返信も生じる
- 日程調整ツールの活用を前提に
フォローメールは、以下ポイントを抑えて
- ニーズ判別できるようなフォーム項目を用意する
- フォーム項目に応じたメールを
- 顧客ニーズの仮説を立てて複数送付する
実施してみてください。
本記事が貴社マーケティングの成果向上の一役になれば幸いです。
